企业行政协调与沟通艺术的内容

 企业行政协调与沟通艺术的内容

无论是企业人际协调与沟通、组织中的协调与沟通，还是组织之间的协调与沟通，有效的协调与沟通的实现取决于技能的开发与改进。协调与沟通的艺术包括个人和组织两个方面。

1.个人方面

（1）把握沟通艺术的重要性治理以人为中心，但它不是简单的我治理你治理者治理被治理者的活动，而是相互作用的过程，在这个过程中，自始至终都伴随着相互沟通的活动。因此，把握沟通艺术是十分重要的

沟通是人与人之间的信息交流。由于世上没有两个完全相同的人，因此某些情况下的有效沟通并不一定适用于另一情况下的沟通。沟通的艺术主要靠治理者自己往探索、往总结，但从大量的沟通实践中总结出来的一般规律和方法，通过学习把握它，对做好沟通工作，尽快形成自己的沟通艺术是十分有效的

（2）语言的艺术这是提高沟通效率的首要问题。语言是信息的载体，这里的语言指的是广义的语言，正确地使用语言是保证沟通效率的前提把握语言表达艺术的前提是通过学习和练习，使自己运用语言的水平达到较高的水平，达到使用起来熟练自如、得心应手。一般规律是沟通中要与沟通对象、沟通环境、沟通内容结合起来考虑怎样使用语言。这就要求做到：

1）沟通中语言的运用要与沟通内容相一致

2）沟通中语言的运用要与沟通对象相一致

3）注重语言文字净化，不用不规范、不正确的字

4）学会用体语表达。

体语指的是在面对面的直接沟通中，信息传递者的身体动作、姿态等传递出的信息。在什么样的场合使用什么样的体语，既受沟通内容、沟通对象的约束，同时也受风俗文化的约束。假如体语使用得当，有强化沟通效果的作用。研究表明，在面对面的沟通中，仅有7%的内容通过语言文字表达，另外93%的内容通过语调（38%）和面部表情（55%）来表达。由此可见，字词与非语言暗示共同构成了全部信息。遗憾的是，人们往往偏重于书面文字的沟通，而忽略了面对面的交往。在不多的面对面的交谈中，也低估了非语言暗示的作用

（3）聆听的艺术信息接收者对传递的信息主要通过两条途径来接收是眼瞧，二是耳听。在双向沟通、当面沟通中，聆听（倾听）艺术不仅是影响信息接受效果的重要因素，也是影响发送效果的重要因素。因此把握聆听艺术是要学会有效的聆听方式，二是要克服不良的聆听习惯。

1）有效的聆听方式及其要点。聆听方式从信息接收者的聆听态度来瞧可分为三种：①漫不经心式：②争论式，即信息接收者一边听，一边反馈信息，同信息发送者进行争论：③聚精会神式。一般说来，第三种聚精会神式的沟通效果最好，第一种漫不经心式沟通效果最差，第二种争论式，其沟通效果取决于参与沟通双方的身份、地位和沟通内容。2）克服不良聆听习惯。不良的聆听习惯既会影响接收者对重要信息的注重，有的还会影响发送者发送信息，在沟通中是要加以防止和克服。不良聆听习惯主要有如下几种表现

①对谈话的主题无爱好，不能安下心来听对方讲话，表现出漫不经心的

②被对方谈话的姿势所吸引，忽略了谈话的内容。

③听到不合自己心意的内容便激动，影响了对其余信息的接受和理解。

④只重视事实而忽视了原则和推论

⑤过分重视条理，对条理较差的谈话内容不愿多加思考。

⑥假装注重，实际上心不在焉。⑦注重力不集中，分心于他事。

⑧对较难懂的内容不提问，不反馈，不求甚解。⑨被对方的感情语言所分心，抓不住实质性的内容

⑩不爱动笔，内容太多时，听了后面而忘了前面的。

克服不良聆听习惯，需要从时时处处做起，养成一个良好的聆听习惯，有助于提高沟通效果

（4）面谈的艺术在沟通过程中，经常要采取面谈的方式，把握好面谈艺术对沟通效果、协调效果有很大的影响。把握好面谈艺术应做好如下几点：

1）选择好谈话地点。不同的谈话地点在沟通中所起的作用是不一样的。

2）创造一个合适的交谈气氛，答应下级发表意见。交谈气氛对沟通效果的影响十分显著。如过于紧张，沟通就比较困难3）预备要充分。面谈中随时可能出现许多意想不到的情况和信息，因此在交谈前一定要做好充分的预备。

3）时间安排应尽可能充足。面谈的时间安排不宜过于紧迫、短促，应根据内容留有一点余地

5）讲话应有礼貌，控制情绪。治理者与下属面谈时，不可避免地会碰到下属的顶撞、争论，甚至对抗现象。在这种情况下，治理者应胸怀坦荡，控制自己的情绪，讲话有礼貌，有节制，这样不仅有助于沟通进行下往，还有助于维护自己的权威。

（5）良好沟通十戒美国治理协会针对如何提高沟通效果，在实践中总结出了“良好沟通十戒”，这对我们的沟通也有一定的参考价值，如下所列：

1）沟通前先将良好沟通十戒概念澄清。

2）检讨沟通的真正目的

3）考虑好沟通时的一切环境

4）计划沟通内容时，应尽可能听取他人意见5）沟通时应注重语调。

6）对信息接受者有帮助或有价值的事情，应把握时寸表达

7）应有必要的反馈

8）沟通时不仅要着眼于当前，更要着眼于未来

9）言行一致。

10）应成为一位“好听众”

积极反馈和注重反馈是提高沟通效果的重要方面。我们在沟通活动中要注重反馈。信息接收者的反馈有一些是通过语言表达的，而另一些反馈则会以非语言的方式表现出来，对这些非语言的反馈信息，也应给予高度的注重2.组织方面

在组织方面应做好组织沟通的检查。组织沟通检查是指检查沟通政策、沟通网络以及沟通活动的一种活动。这一方法把组织沟通瞧成是实现组织目标的一种手段，而不是为沟通而沟通。需要加以检查的四大沟通网络如下：

（1）属于政策、程序、规则和上下级关系的治理网络或同任务有关的网络。

（2）解决问题、提出建议等方面的创新活动网络

（3）包括表扬、奖励、提升以及联系企业目标和个人所需事项在内的整合型网络

（4）包括公司出版物、布告栏和小道消息在内的新闻性和指导性网络。

该对上述四个网络定期进行检查，以保证各网络的畅通无阻

总之，惟有把彼此的关系建立在信心、信任与尊重的基础上，双方才能获得有效的沟通。良好的企业行政沟通并非单纯的“授”与“受”，它是在相互融洽、相互了解的过程中发现共同的想法和共同的理想，这样就能使行政治理的协调工作在布满友谊的祥和气氛中进行