采购流程再造的目标与策略

 采购流程再造的目标与策略

企业的物资采购过程会发生很多成本，比如采购成本、购货成本、运输成本、储存成本缺货成本等。采购成本包括发出采购单通信费用、采购人员的差旅费、报酬和福利等；购货成本是购买物料所支付的货币资金；运输成本包括异地运输费用、运输损耗等；储存成本是指物料储存保管发生的费用，如占用流动资金的利息、仓库治理人员的报酬库房的建造费、折旧费或是租赁费用，以及因物料缺损而产生的治理费用等；缺货成本是指因停工待料，延期交货给企业造成的损失

单纯降低库存并不能保证这些成本的有效降低，实际上由于固定成本的存在，有相当一部分成本并不会随着库存量的降低而减少。另外，过低的库存量也会降低每批物料为采购量，从而有可能使企业丧失因批量购货而享受的优惠条件。因此，企业采购流程再造不仅仅是“压缩库存”，而应从根本上“压缩供给链资产”，综合考虑以下目标。

第一，缩短采购周期，降低因库存积压和物料损坏而造成的损失。采购周期的缩短依靠于采购流程中手续的简化，人员的精简，以及相关人员的密切配合，对供给商的有效治理等。

第二，保证物料品质。从物料的高品质开始保证产品的高品质对于企业的生存和发展是十分重要的。物料品质的好坏直接影响最终产品的性能。而顾客对产品品质的满足程度下降会直接影响企业的市场占有率。即使具有行业保护或因独占性而垄断市场的产品，假如因为原材料、元器件的问题造成频繁故障，其售后服务的成本也是企业难以承受的。目前在我们行业内，产品在外场的故障，一是严重影响企业声誉，二是外场排故的人员成本很高，使企业疲于应付

第三，全面降低成本。随着市场化进程的推进，企业通过高价格来保持利润的“好日子”即将一往不复返，要能够保证产品的竞争优势，除了提高品质，就是千方百计地降低成本。事实上，在产品售价大致相同的情况下，较低成本往往意味着利润的增加。统计分析表明，在假设公司税前利润为7%的前提下，采购物料的成本每下降1元，就可以产生1元的利润；而销售额每增加14元，才能带来1元的利润，即采购成本下降所产生的效益是销售额增长所产生效益的14倍

除了采购成本之外，购货成本、储存成本和缺货成本对于利润的影响也是十分显著的。因此企业要挖掘内部潜力降低采购流程的各项成本，其效益是最直接的

第四，增强应变能力。随着客户时代的到来，市场需求的变化可以用瞬息万变来形容。即使是军工产品，需求变化也在不断加快，产品的更新周期不断缩短。企业除了及时获取市场信息拿到订单还必须有能力在足够短的时间内提供样机，假如研发成功还必须以最短时间投进批量占领市场。因此应变能力已成为今后企业竞争力的核心，而采购系统的应变能力将首当其冲。

针对以上四个方面的目标，采购流程的再造策略应该考虑两个方面。首先，应重建与供给商的关系，与供给商建立密切的合作伙伴关系，通过供给商治理的策略，形成利益共同体，使他们成为企业外部更加紧密的组成部分，为企业提供物料资源，共同参与市场竞争。其次，应努力降低库存水平，在这方面，一个行之有效的策略是连续供给的“零库存”的JT供给策略

（一）与供给商建立合作伙伴关系

从前面的分析可以瞧出，供给商的表现与企业的绩效指标密切相关，要改善公司的绩效，必须改善供给商的绩效。然而，作为独立于企业的外部实体，供给商的业绩不受企业的直接控制，虽然可能体现出来自企业的影响但是这种影响并不一定能产生预期的结果。因此，企业与供给商发展战略合作伙伴关系才是上策

从企业治理的历史来瞧，对供给商的治理模式大致经历了以下四个阶段

1.采购是制造的支持部门。在这个阶段，企业与供给商的关系是一次性的，偶然的。企业作为供给商的顾客，往往缺乏对所购物料的充分了解，对供给商行为的影响力也是很小的。

2.采购是一个相对独立的职能式活动。这种情况在传统的职能企业组织中最为常见整个企业的采购任务都集中由一个职能部门来完成，通过批量采购获得折扣，从而降低企业的采购成本。在与供给商的关系上，企业往往以价格为衡量标准，并与之保持为经常的接触，在某些特定的原料采购中，也有可能会形成较为稳定的中长期合作关系

3.供给商被当作企业的战略资源。企业从竞争战略的高度熟悉供给商的作用，使供给商的分布和供给基础更加合理，并根据对企业战略目标的贡献程度来衡量采购部门的业绩。这样也可以使采购过程、产品设计生产制造、市场营销以及财务等部门在共同目标下更好地协调配合

4.企业与供给商建立长期的合作伙伴关系。供给商作为一种来自外部的战略资源，有效地参与到企业的内部流程中。供给商的选择以企业的发展战略为依据，并在商务条款采购提前期降低库存物料补充供给方式验收人库方式付款方式等方面与供给商达成长期的协议。通过供给商和采购人员的有效介进，可以对新产品、产成品以及售后服务等多个方面进行全面的成本控制，甚至可以取消部分重复流程，获得企业的竞争优势。具体说来，在新产品的开发与设计流程中，采购人员和供给商将成为跨部门工作团队的重要成员，供给商因此可以对物料的设计和使用提供有价值的参考意见；在生产和制造流程中供给商和采购人员通过企业内部的信息系统，及时获得有关生产计划和物料需求计划的信息，并根据生产需要，及时配送物料。这里，信息系统的作用是十分要害的。

（二）JIT采购策略

准时制采购策略（Just In time，JIT）是指供给商在指定的时间把所需的物料送到指的地点。这种策略通过电子订单系统对生产和需求做出快速反应，降低甚至取消了采购库存，简化了验收进库等传统的必要环节，使物料供给的提前期大大降低。这种策略最大优势在于降低库存成本、缩短供货周期，提高及时交货率。但是，实施这种策略必须满足一定的前提条件，验收进库等手续的取消意味着物料的品质必须得到事先的认，而库存的取消则要求供给商在供货能力和运输能力上有一定的保证。因此，JIT采购策略运用成功的要害在于要与供给商建立长期的合作伙伴关系，从某种意义上说，是要使原来完全独立存在的外部供给商，具备一定的内部组织的特征，使他们接受企业的影响，并能在一定程度上按照企业的战略目标进行运营。