企业行政制度的内容

 企业行政制度的内容

由于企业行政管理的综合性和复杂性，使得企业行政制度包含很多内容从部门管理的角度看，事务行政、财务行政以及人事行政管理都需要相应的制度规范加以控制与约東：从企业行政管理的过程来看，管理机构与人员、管理的作业过程以及管理绩效的评价也需要相应的制度来规范

1.企业行政制度的构成

企业制定规章制度的目的在于规范相关员工的行为，因此制度应规定适用的对象与范围。例如，一般企业规章制度都明确表明，“本公司各级员工，均应遵守本规则各项规定及本公司制定的规章及通告”。

企业行政制度规范的行为模式大体上可以分为三类，即可以这样行为该这样行为和不应该这样行为。现以企业人事管理制度为例，进一步介绍企业制度规范的行为模式。一般工业企业的人事管理制度关于员工福利的条款都要作这样的规定：“凡本公司（企业）从业之人员，可享受本公司（企业）一切之福利设施。”在关于休假的条款中一般这样规定：“员工结婚可请婚假10天员工生育可请假8周。”在同一条款中，还可能有这样的规定：“本公司员工若未办妥请假手续，不得先行离职”。这种规范是禁止员工作出某种不符合规范的行为，不发生这种行为也是员工的义务

企业规定的行为后果是规定行为后果企业的制度规范对员工的某种义务行为赋予某种结果，这种结果可以分为两大类，即肯定性的结果和否定性的结果。前者是对员工符合规范的行为予以肯定、保护和奖励，后者是对员工的违规或越轨行为不予承认、加以撤销乃至惩罚

总之，任何企业制度都应包含上述三大部分，企业制度的目的在于规范员工的行为，为员工的行为选择提供范本。因此，企业制度应当具有操作性，也必须有明确的适用对象，有员工的权利行为与义务行为，有行为将导致的后果否则，制度就是一纸空文

2.日常事务行政管理制度

日常事务行政是企业行政中最为庞杂，但又具有特定的核心作用的管理系统。日常事务行政管理制度应包括以下内容：

由于不同企业所采用的组织体制不同，有的实行垂直功能型管理，有的实行事业部型管理，有的实行矩阵式的管理体制，而且分部管理的划分原则也不尽相同，因此，企业行政的机构设置不可能有统一适用的模式。但无论采取怎样的机构设置模式，企业的行政制度都必须对本企业的机构设置模式及机构职能作出规定。

根据机构设置模式，企业制定相应的《公司管理机构职责分工制度》，这制度的内容是将各主要管理职位和机构的职责予以明确化。

日常事务行政管理制度主要有《会议管理制度》、《文书档案管理制度》《办公室管理制度》、《安全保卫制度》等。这里以《办公室管理制度》为例作进一步的说明

一般企业都应制定《办公室管理制度》，这一制度的内容包括办公室职责办公室主任、副主任职责、分类管理制度（如《企业计算机管理制度》、《员工上、下班及着装管理制度》、《公司来宾参观接待办法》等）。办公室的职责有：

（1）负责公司本部的行政管理和日常事务，协助经理搞好各部门之间的综合协调，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理

（2）负责公司的公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系。

（3）负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议等决定的事项进行催办、落实

（4）加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象

（5）负责公司各项管理制度的建立、推行与修订

3.人事行政管理制度

企业的人事行政管理制度内容包括人事管理的事务处理准则、人事作业程序和人事管理规章

（1）事务处理准则。事务处理准则是对人事管理系统的基本分工及职责人事管理人员的服务守则的相关制度规定1）人事分工及职责制度要明确

人事管理系统的隶属、内部管理环节的设置要明确人事作业负责人及其职责要明确

具体人员的设置及职责要明确

2）对于人事负责人的设置与职责的制度。其内容之一有人事作业负责单位隶属于人事副经理，设部（科）长一名，承上级之命，负责下列全盘人事事务

配合公司经营目标，依据人力分析及人力预测的结果，拟订人力资源发展计划及人员编制数额，并根据人力发展计划，筹划各项教育及训练。

设计、推行及改进人事管理制度及其作业流程，并确保其有效实施经各部门主管会商，拟订每一员工的工作标准及其所需资格、条件，以求适才适岗。

依生活水准、薪资市场情况及公司政策，建立合理的员工待遇制定各项员工福利与工作安全措施，并维持员工与公司间的和谐关系

（2）人事作业程序。人事作业程序是对人事管理的具体内容，包括人员的招聘与任用、报到与试用、培训、职务任免、迁调、解职、服务、给假与出差、考核、奖惩、待遇、福利、退休与抚恤等方面的管理规定与程序操作规定。例如，企业关于人员选拔的申请程序可以有如下规定

1）各部门如需增补人员，先到人事科（部）领取人员拨补申请单，汇人事科（部）办理

2）人事科（部）接到申请单后，应调查所申请人员是否为编制内所需求，其职位薪资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题

3）人事科（部）调查后，即就申请人员的来源做正确的拟订建议，呈总经理批准后，根据指示做招募预备工作。

4）人员拨补申请单经批示完毕后，均应转回申请部门，人事科（部）凭副本办理。 

（3）人事管理规章，人事管理规章是对所属员工的有关人事管理的权利行务行为的规定。例如，企业有关员工聘用的制度条款可以有如下之规定

1）本公司所需员工，一律公开条件，向社会招聘。

2）本公司聘用各级员工以学识、品德、能力、经验、体格适合于职务或工作岗位为原则，但特殊需要时可不在此限

3）聘用新员工，应根据业务需要，由主管人事部门統筹计划，呈报批准

4）本公司各级员工必须具备以下资格，才能聘用副总经理以上职位，必须具备大学本科以上学历，熟悉业务，具5年以上实际工作经验，年龄在35岁以上

部门经理，必须具备大专以上学历，熟悉业务，具有两年以上实际工作经验，年龄在25岁以上。

一般职员，必须具备高中以上学历，其条件符合职务要求凡有下列情况者，不得雇用

1）被剥夺公民权尚未复权者

2）被判有期徒刑或通缉尚未结案者3）宣告破产尚未撤销者

4）吸食鸦片或其他毒品者

5）亏欠公款受处罚有案者

6）患有精神病或传染病者

7）品行恶劣，经公司经营机构开除者

8）体格检查经本公司认定不适合者

9）未满18周岁者

4.财务行政管理制度

企业的财务管理制度的内容一般包括总则、财务工作岗位职责、财务工作管理、支票管理、现金管理、会计档案管理和处罚办法。总则部分是对企业财务部门的职能、企业财务部门的组成的规定；财务工作岗位职责包括总会计师会计、出纳、审计各自的职责；财务工作管理是以企业财务的具体流程所作的制度性规定；支票管理、现金管理、会计档案管理分别是对财务工作的三大部分进行的制度规定；处罚办法是对财务管理人员的违规越轨行为的惩罚性规定。除了上述内容之外，有的企业财务行政管理制度还包括单列的“出纳作业处理准则”，以进一步规范出纳人员的管理行为。下面，以会计档案管理制度为例，说明财务管理制度的主要内容。企业会计档案管理制度一般有如下规定

1）凡是本公司的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档

2）会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章，由总经理指定专人归档保存，归档前应加以装订。

3）会计报表应分月、季度、年度，按时归档，由总经理指定专人保管并分类填制目录

4）会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理

5.企业行政规章制度的实施

企业制定行政事务管理规章制度的根本目的在于实施、应用。通过规章制度的执行和落实，不断提高工作效率，同时，任何一项规章制度都是在实施应用中不断加以修正与完善。为了使企业行政事务管理规章制度真正落实到处，真正变成工作人员的自觉行动，还必须认真采取有力措施，抓好贯彻实施其实施的具体内容如下（1）注重表率，以身作则注重表率，以身作则是顺利贯彻实施各项规章制度的关键。在实施规章制度过程中，领导和负责人的表率作用直接影响其他工作人员的所作所为，从而进一步影响各项规章制度实施的快与慢、好与坏、成与败等等。为此，企业行政事务管理人员应加强自身建设，不断提高思想素质和业务能力，在执行各项规章制度中，身先土卒，以身作则，尤其是要求别人做到的，自己首先要做好，别人办不到的，自己也应力争办到，大事讲原则，小事讲风格，惟有领导者时刻发挥表率作用，才能有效地实施各项规章制度

2）认真学习，深刻领会为了使企业各项行政事务管理规章制度落实到位，首先，随着规章制度的出台，要组织有关人员认真学习，深刻领会。这是顺利实施各项规章制度的有力保证

在认真学习、深刻领会各项规章制度的过程中，要明确学习各项规章制度的重要性和紧迫性以及加强学习各项规章制度的自觉性。认真深入讨论，反复綵刻领会，逐条、逐项、逐句地弄通弄懂，树立贯彻执行各项规章制度的决心信心和诚心，使每个成员能自觉、自愿、一丝不苟地贯彻执行各项规章制度

（3）讲究方法企业在贯彻实施各项行政事务规章制度时，一定要讲究方法。科学合理、行之有效的各种方式方法是企业圆满实施各项行政事务管理规章制度的有效途径和重要手段

企业在实施各项行政事务管理规章制度时，即要做到在规章制度面前人人平等，又要根据具体情况，因人而异，因事而处：既要坚持规章制度的原则性，又要保证规章制度在实践中的灵活应用。科学有效、灵活多样的方式方法能充分调动员工的积极性、主动性，从而有力地推进行政事务管理规章制度的实施

（4）持之以恒持之以恒是企业实施各项行政事务管理规章制度的可靠保证。企业制定的各项行政事务管理规章制度具有系统性、连贯性和完整性。只有贯彻始终，才能充分显示规章制度的作用。因此，企业在实施各项行政事务管理规章制度时要有信心、决心和耐心，以“贵在坚持，方能成功”为信条面对实施过程中遇到的困难和障碍，不屈不挠、努力克服，以持之以恒的精神贯彻落实各项行政事务管理规章制度，从而充分发挥行政事务管理规章制度的

（5）奖惩分明奖惩分明是企业实施各项行政事务管理规章制度的有力措施。定期组织有关人员对企业行政事务管理人员在执行规章制度中的表现进行认真检査评比，根据评比结果，依据奖惩制度，对表现突出的给予奖励，对在工作中出现问题和漏洞的给予处罚，其目的是为了鼓励先进，鞭策后进，不断提高整体水平。为此，就应该在事实面前一视同仁、奖惩分明，奖励、处罚有理有据、合情合理。同时，通过对企业行政事务管理人员在执行规章制度中的表现进行评比检查、总结经验教训，认真研究并及时解决在规章制度执行中遇到的各种问题，以不断推进各项规章制度的贯彻实施

（6）完善制度企业各项行政事务管理规章制度一经建立就需要保持相对的稳定。但随着客观事物的发展变化，原来的各项规章制度很难适应新形势新情况：再加之有些规章制度经过一段时间的贯彻实施后，会暴露出本身的先不足与缺陷。企业应有组织地对原来的规章制度中不适合的条款进行必要的充、修改，决不能把规章制度变成不变的教条，墨守成规，影响积极性的发挥。在修改、补充规章制度时，应实事求是，一切从实际出发，任何一项规章制度都要在实践中加以检验。检验的标准是：是否有利于保证工作秩序、工作质量和效率；是否有助于发挥参谋、助手作用：是否有利于工作的规范化和科学化的管理。经过具有针对性的修改、补充，使企业行政事务管理规章制度日臻完善。规章制度本身的不断完善，为其进一步实施打下了坚固的基础。完善的规章制度能有效地促进各项规章制度的实施。

6.行政规章制度的分类

行政事务管理规章制度，包括企业行政事务办公室管理规章制度、企业行政事务文档管理规章制度和企业行政事务总务管理规章制度。其中企业行政事务总务管理规章制度繁杂多样，且各企业差异很大。现行企业行政事务管理规章制度种类多，范围广，纵横交错，而又自成体系

（1）按规章制度作用分类

1）职责类规章制度。以某企业办公室秘书科《科长职责》为例，要明确部门和人员工作范围、权力和职责，即岗位责任制

①组织全科人员按质量完成本科任务，及时表扬先进、帮助后进

②建立和健全本科室各种制度，每年检查一次各种制度的执行情况

③明确本科室每个人的职责、分工和要求，做到分工尽可能合理，并且要定期考核

④抓好本科室政治学习和业务学习，结合实际做妤政治思想工作

⑤负责本科室业务指导的具体工作

⑥做好领导交办的事情，主动同其他部门联系，协商解决工作上的问题

2）业务标准类规章制度。以某公司电脑室《打字员工作标准和程序》为例，要明确工作人员应达到的工作的质量和数量标准，以确保工作秩序正常提高工作效率。

①滿打、多打、错打一个字或一个标点符号，算一个差错，差错率不能过0.14%

②装订好的文件如缺页或多页，则算一个差错。差错率每200页不能超一页之中有一个字或一个字以上不清晰的，算一个差错，差错率为30页不能超过1页

④一份急件没有按时打印或没有及时装订好算一次事故

⑤遗失一份文件稿，算一次重大事故

⑥打印文件、材料之前，要认真检查，先打急件、要件

⑦打究文件后，要先检查有无遺漏、错打、格式不对等问题

⑧装订前要数好页码，排妤先后顺序，做到装订整齐完整3）奖惩类规章制度。某公司的《通信人员奖惩细则》中规定：

①损坏通信工具要按价赔偿

②私自拆看密封信件的要视情节给予纪律处分

③无故扣压信件要视情节给予纪律处分

（2）按行政事务规章制度的内容分类1）行政事务办公室规章制度，包括办公室会议管理规章制度、办公室接待规章制度、办公室信访管理规章制度、办公室印鉴管理规章制度、办公室日常管理规章制度等

2）行政事务文档管理规章制度，包括归档制度、档案价值鉴定工作制度

3）行政事务总务管理规章制度，包括生活管理规章制度、厂房管理规章制度、车辆管理规章制度、物品管理规章制度、环境管理规章制度、经费管理规章制度等