企业行政沟通的改善

 企业行政沟通的改善

为了增强企业行政沟通的效果，提高企业经营治理的效率，使企业组织获得最大效能，应当不断地改进沟通方式，促进信息迅速流转，使企业员工心情愉快。为此，企业应注重以下几个方面：

1.沟通要有认真的预备和明确的目的性

沟通者自己首先要对沟通的内容有正确、清楚的理解。重要的沟通最好事先征求他人意见，每次沟通要解决什么问题，达到什么目的，不仅沟通者要清楚，还要尽量使被沟通者也清楚。此外，沟通不仅是下达命令、公布政策和规定，还是为了统一思想，协调行动。所以沟通之前应对问题的背景解决问题的方案及其依据和资料，决策的理由和对组织成员的要求等做到心中有数

2.沟通的内容要确切

沟通内容要言之有物，有针对性，语意确切，尽量通俗化、具体化和数量化；要尽量避免笼统含混的语言，更不要讲空话、套话和废话。

3.沟通要有诚意，取得对方的信任并和被沟通者建立感情有人对经理人员的沟通作过分析，一天用于沟通的时间约占70%左右。其中撰写占9%，阅读占16%，言谈占30%，聆听占45%，但一般经理都不是一个好听众，效率只有25%。究其原因，主要是缺乏诚意。缺乏诚意大多发生在自下而上的沟通中。所以，要提高沟通效率，必须诚心诚意地往倾听对方的意见，这样对方也才能把真实想法说出来

沟通能否成功，不仅和沟通内容有关，还和沟通者的品德有关。最主要的是，要有民主作风，要欢迎职工发表意见，特殊是不同意见。要能兼收并蓄，豁达大度，要经常深进基层和实际，不仅使自己了解下级，而且使下级了解自己，从感情上建立联系。

4.提倡平行沟通

平行沟通是指车间与车间、科室与科室、科室与车间等在组织系统中同一个层次之间的相互沟通。有些领导者整天忙于当仲裁者的角色而且乐于此事想以此说明自己的重要性，这是不明智的。领导的重要职能是协调，但是这里的协调主要是目标的协调、计划的协调，而不是日常活动的协调。日常活动的协调应尽量鼓励平级之间进行

5.提倡直接沟通、双向沟通、口头沟通

美国曾有人找经理们调查，请他们选择良好的沟通方式，55%的经理认为直接听口头汇报最好，37%喜欢下往检查，18%喜欢定期会议，25%喜欢下属代写汇报。另外一项调查是问经理们在传达重要政策时认为哪种沟通最有效，共102人，选择召开会议作口头说明的有44人，亲自接见重要工作人员的有27人，在治理公报上公布政策的有16人，在内部备忘录上说明政策的有14人，通过电话系统说明政策的仅有1人。这些都说明倾向于面对面的直接沟通、口头沟通和双向沟通者居多。一个企业的领导者天天应到车间科室转转瞧瞧，主动问问有些什么情况和问题，多和当事者商量。日本不主张领导者单独办公，主张大屋集体办公，这些都是为了及时、充分、直接地把握第手资料和信息，这样不仅能了解生产动态，还能了解职工的上气和愿看，还可以改善人际关系。某些工厂的工人一整天连车间主任和厂长都见不到这不是成功厂长的形象

6.设计固定沟通渠道，形成沟通常规

这种方法的形式很多，如采取定期会议、报表、情况报告、相互交换信息的内容等。

改善沟通不只是工作方法问题，更根本的是治理理念问题。发达国家的现代企业流行的“开门政策”、“走动治理”，是基于尊重个人、了解实情、组成团队等现代治理理念的，沟通只是这种理念的实现途径。因此，如何改善沟通，以及如何建立高效、畅通的沟通渠道，都不应就事论事地解决，而应站在治理理念和价值看的高度，妥善地加以处理