企业行政协调的含义及特点
企业行政协调的含义及特点
1.企业行政协调的含义
所谓协调,就是协同起来,步调一致,是人们为实现共同目的而把各自的行动加以配合的行为,它也是一种把所有组织和个人的力量拧成一股绳,使大家同心同德一致行动的技巧。企业行政协调,则是指企业行政治理过程中的协调,是企业为达到一定的预期目标而引导有关部门、单位及员工在利益上、行动上、数量上和时间上最大限度地协同起来,使他们之间建立良好的协作与配合关系,以实现共同的目标,完成共同使命的治理行为。在这里,协调既是个过程,也是一种结果。西方闻名的治理学家法约尔指出:“协调,就是连接联合、调和所有的活动及力量。”
在一个企业中,重大的行政决策往往不是哪一个单位或部门能够单独作出的,而是需要很多部门共同参加,这样就少不了要进行企业行政协调。在这里,企业行政协调和企业行政控制是有区别的。企业行政控制是针对企业行政活动中计划的实施与计划的标准之间的差异或背离现象而采取纠正或克服的行动,企业行政协调则是强调在各个行政部门之间的和谐,其目的是为了获得各企业行动的一致,进而达成企业的行政目的。就企业行政协调与企业行政沟通的关系来瞧,二者都是企业行政活动中不可分割的部分。企业行政沟通可以说是企业行政协调的必要手段和方法,而企业行政协调可瞧作是企业行政沟通的结果。企业行政沟通在于求得思想上的共同了解和熟悉上的一致,企业行政协调则在于实现企业各部门、各员工在行动上的一致。行政沟通与行政协调,二者互为表里,互相关联。E·卡斯特和E·罗森茨韦克把沟通瞧作是一体化的过程,即行政组织、部门在完成组织任务中使各个分系统往努力达到统一的过程,它和行政活动专业化分工的特征相辅相成。在企业里,各个部门的专业化分工程度越高,企业行政协调便显得越加重要,协调的难度也就越大。
企业行政协调的目的在于使企业内部各部门和员工之间在工作上密切配合,分工合作,避免工作重复与事权冲突;使各部门与员工在和谐一致的情形下执行任务,消除浪费,提高企业行政效率:使多数人的力量形成整体的力量使个别的努力成为集体的努力,使单独的行动成为合作的行动;使每个企业员工在自己的岗位上尽职尽责。企业行政部门作为一个综合部门,具有联系上下沟通左右的枢纽和桥梁作用,是参与治理、辅助决策的参谋和助手。这种特别的地位决定了企业行政部门实际上就是协调部门。
2.企业行政协调的特点
(1)目标导向性企业行政协调是为了有效地实现企业的预期目标而开展的工作,它必须以企业的总目标作为其行为的导向,企业的总目标是企业的“导航灯”。在缺乏企业总目标引导下的企业行政协调,将会迷失方向,丧失其存在的意义。只有在企业总目标指导下,企业行政协调机构或人员才会把企业各部门的子目标加以调整,引导他们之间分工协作,互相配合,从而同步地、和谐地完成任务和工作
(2)权威性从企业行政协调的目的上来瞧,要想使一个协调计划、方案得以发挥出最佳效用,协调者在行政级别上必须高于被协调的几个平级部门或个人,只有这样方可使协调具有权威性,以利于协调方案的顺利实施倘若进行企业行政协调工作的部门或人员在级别上与被协调的各部门都处于同一层级,往往会造成以下几点不利:第一,从事企业行政协调的部门或治理者自身很难跳出本部门或本人的利益圈层,难以制定出公正的协调计划第二,即使从事协调工作的部门或人员超脱岀本部门利益圈层干扰,并制定出公正的协调方案,但由于其在组织级别上与被协调部门平级,被协调部门往往对这些协调方案采取不重视或不理睬的态度,甚至出现不服从治理的状况。所以,保证企业行政协调的权威性是很重要的,企业常将这一重任交给最高治理层来完成。
(3)约束性和强制性由于企业的各个职能部门以及在不同岗位上的员工都是一个相对独立的利益单位,在他们追求自己部门利益最大化时往往会忽视企业整体利益,于是企业行政协调便应运而生,但只有在保证企业行政协调有一定的约束力和强制力的基础上,企业行政协调才得以发挥其真正的效力。一旦通过仔细权衡制定出的协调计划下达之后,各部门就必须按照协调计划上所规定的要求往开展各自的工作,必须以协调方案作为自己行动的导向。
(4)成本性由于企业是一个独立的经济实体,企业的各种治理活动都要计进企业营运的成本中加以核算,所以企业行政协调相对于政府行政协调而言,其成本性特征就更为明显、更为突出。企业在从事行政协调时,随时随处都要想到如何以最低、最少的投进获取最高、最多的产出。所以在对协调方案进行决策时,不仅要瞧方案实施效果如何,还应该注重方案执行的成本怎样必须将效果与成本作权衡比较与考察。可见,企业行政协调已经深深地打上了“效益”的烙印。
(5)广度性企业行政协调所涉及的范围很广,企业行政协调有广义与狭义之分。狹义的企业行政协调专指企业内部纵横各方面的协调,广义的行政协调不仅包括企业内部协调,而且还包括企业的外部协调。现在我们所指的企业行政协调一般都是针对广义而言的。由此可见,行政协调不仅涉及到企业活动的方方面面,还包括企业与外部大环境发生的各种活动关系的协调工作,它具有很大的广度性
(6)深度性企业行政协调的深度性是指企业的协调工作不仅是对各部门工作计划的大体上的协调,而且往往还要细化到一些具体操作层面及步骤上的些细枝末节的协调:不仅是对企业各部门之间的部门利益的协调,还要深进到对每个岗位上的企业员工的个人利益的协调;不仅是对企业组织体制、利益分配、工作职责的硬协调,还要进一步深进到各部门,其在治理方式上、员工的思想熟悉上等的软协调。