iso14001认证标准条款7.5文件化信息

iso14001认证标准条款7.5文件化信息的理解与应用

iso14001认证标准条款7.5原文：

7.5.1总则

a）企业的环境管理体系应包括：

b）本标准要求的文件化信息；

c）企业确定的实现环境管理体系有效性所必需的文件化信息。

注：不同企业的环境管理体系文件化信息的复杂程度可能不同.取决于：

——企业的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；

——证明履行其合规义务的需要；

——过程的复杂性及其相互作用；

——在企业控制下工作的人员的能力。

7.5.2创建和更新

创建和更新文件化信息时，企业应确保适当的：

a）标识和说明（例如：标题、日期、作者或参考文件编号）；

b）形式（例如：语言文字、软件版本、图表）与载体（例如：纸质的、电子的）；

c）评审和批准，以确保适宜性和充分性。

7. 5. 3文件化信息的控制

环境管理体系及本标准要求的文件化信息应予以控制，以确保其：

a）在需要的时间和场所均可获得并适用；

b）受到充分的保护（例如：防止失密、不当使用或完整性受损）。

为了控制文件化信息，企业应进行以下适用活动：

——分发、访问、检索和使用；

——存储和保护，包括保持易读性；

——变更的控制（例如：版本控制）；

——保留和处置。

企业应识别确定的环境管理体系策划和运行所需的来自外部的文件化信息，适当时，应 对其予以控制。

注：“访问”可能指仅允许査阅文件化信息的决定.或可能指允许并授权査阅和更改文件化信息的决定。

iso14001认证标准条款7.5理解与应用

（1）环境管理体系形成文件的信息有两大类：一是本标准要求的形成文件的信息，二是组 织确定的为确保环境管理体系有效性必需的形成文件化信息。

（2）2004版标准中提到“形成文件的程序”（如规定、控制或支持某一过程）已被2016版标 准“保持文件化信息”的要求所代替，2004版标准中提到“记录”之处，已被2016版标准“保留 文件化信息”的要求所代替。这种说法更多反映了许多企业使用电子媒介手段，记录其支持过程和环境管理体系运行数据和信息的发展动态和实践。

（3）形成文件化信息应该与企业的规模，以及活动、过程、产品和服务的类型，证明履行其 合规义务的需要，过程的复杂程度及其相互作用，人员的能力相适应。

（4）在创建和更新形成文件化信息时，企业应决定形成文件化信息所适用的标识、说明、格 式、载体，以及如何评审和批准这些信息。

（5）企业应控制环境管理体系及本标准要求的文件化信息，还应控制对环境管理体系策划 和运行所需的来自外部的文件化信息。

（6）控制形成文件化信息，其目的是妥善保护并在需要的场合和时机，均可获得并适用。

（7）控制形成文件化信息，其方法包括分发、访问、检索和使用，存储和防护，更改控制，保 留和处置。这也同样适用于企业确定的、策划和运行环境管理体系所必需的、来自外部的形成 文件化信息。

（8）如形成文件化信息作为符合性证据保留，那么这些信息应被保护以免非预期的修改， 企业可仅允许对此类信息进行受控访问。