行政管理商务活动规划与上司行程安排

行政管理商务活动规划与上司行程安排

第一节  上司出差前的准备工作

秘书的一个重要职责就是帮助上司安排出差行程，对于这项工作，不少秘书都感到头痛，因为有关行程安排的事项非常琐碎，如果准备不周，可能会影响上司的公务，秘书自然就会受到上司的批评，甚至其能力也会被否定，所以要想成为一名优秀的秘书，必须学习怎样来安排上司的出差行程。

1．确定出差行程

秘书在上司出差之前必须先帮助上司拟定详细的出差行程，包括出差的目的，是去拜访客户，还是推销产品？出差的时间有多久，什么时候出发，什么时候返回？在出差的行程中要到哪些地方，每个地方停留多长时间？

在安排上司的行程时要估算好时间，既要让上司高效率地完成出差目的，又不能让上司的时间太过紧张。

2．旅程中的安排

在确定了出差行程之后，秘书应根据行程为上司提前打点好有关住行方面的各项事务，使上司能够省心、省力，从而能够致力于处理更重要的业务。

Æ交通

首先根据行程的远近和时间，选择合适的交通工具，是汽车、火车、飞机还是轮船？并且确定中途是否要换乘交通工具。在选择了交通工具之后，就要预定车票或机票，注意不仅要订前往目标地点的票，还要订返程的票，不然上司出差已经很辛苦了，还要去挤车回来，这就是秘书的失职了。秘书要把订好的车票、机票用信封装好，并且在信封套上注明开车的时间或登机的时间，以免上司遗失或遗忘，信封里还要装上地形图、拜访公司的地址电话、接待人员的联系方式等资料。

如果须要在中途转车，应尽量挑选比较小的站转车，因为越大的站，月台越多，中间要穿过高架桥或地下通道，会增加转车的时间，而比较小的站一般只有一两个月台，可以不用换月台就直接换乘车次，比较方便。

如果是上司自己开车，秘书应该为上司准备好沿途的地图，并且在地图上把路线和目的地用红笔标注出来，让上司一看就知道什么时候上高速，什么时候下来，下来之后又怎样走。

Æ住宿

预定饭店也是秘书的职责，秘书可以直接打电话预定饭店，或询问拜访的公司是否有合作的饭店，或从网上查询。预订时要依照上司的喜好习惯，如果上司喜欢豪华型的饭店，认为只有五星级饭店才能凸显个人的身份地位，那么秘书就应依照上司的需求，帮他预订五星级的饭店；如果上司是属于务实型的，只要求房间干净、不噪杂、安全就可以了，那么秘书就应该选择这样的饭店。注意预定的饭店离上司的目的地不能太远，不然每次上司去拜访的时候都要舟车劳累，而且浪费时间。

在选择了饭店之后，应该打电话进行询问，了解一下饭店是否有附带餐厅，是否提供早餐，有没有其他的休闲娱乐设备。一些高级的酒店会提供免费的服务，如健身房、桑拿等，秘书最好在备注上写明饭店的附带服务，当上司劳累的时候可以有所选择。

Æ接待

在上司出发之前，秘书应事先与出差目的地的有关人员取得联系，并且沟通好接待事务，如确定对方是否派交通工具接送上司，如果没有，怎样克服这个困难，是坐出租车还是选择其他的代步工具；如果对方有餐宴，秘书要说明上司的饮食习惯，尤其是上司有禁忌或忌口的食物，更要提前打好招呼。

3．注意事项

在为上司准备行程的时候，有一些细节问题必须注意，对于上司没有考虑到的方面，秘书应该为他考虑到，这样才是一位优秀的秘书。

需注意的细节事项有以下几个方面：

Æ打电话询问出差地的天气如何，如果与当地的气温相差较大，要提醒上司注意添减衣服，如11月份从上海到北京出差，上海的气温还比较高，穿一件衬衫就可以了，而北京可能已经穿毛衣了，那么就要准备毛衣、手套、围巾之类的衣物。

Æ出差前再次确认行程，确定对方是否有变动，并口头向上司或陪同人员说明。

Æ记得为上司准备一些常用的感冒药等，如果上司身体不适，患有宿疾，秘书则需要为上司带好备用的药品。

Æ帮助上司备妥名片、公司产品目录、新产品的样品以及其他辅助工具等。如果上司出差是为了签约，秘书还要准备空白的信封，当合约书签好之后，上司可以将合约装在信封里递给对方，以此表示对合约的重视，同时表明自己的公司是一个规范的公司。

Æ如果需要准备赠品，应该把礼品妥善包装，并在包装盒里附上主管名片或是公司的有关资料。

第二节  上司出差当中的工作处理

1．向上司汇报工作

在上司出差的时间里，公司的业务照常进行，这时秘书应协助上司处理相关工作。首先，秘书应该定期向上司汇报工作，如果没有紧急的事情，可以两三天汇报一次，如果业务繁忙，则需要每天汇报一次。汇报的方式有打电话、发传真、寄快递邮件等。

2．处理力所能及的事务

在上司出差的时间里，秘书除了要尽职地汇报工作以外，还要承担起一部分责任，帮助上司处理自己力所能及的事务。比如有人打电话问候上司，秘书可以代为转告并感谢他的问候；如有客户需要增加订单，秘书可以帮他转到销售部。

如果任何事情都要上司亲自过问，上司会很辛苦，所以说一位优秀的秘书是上司的得力助手，尤其是当上司出差在外时更是如此。但是，如果碰到只有上司才能处理的紧急事件，秘书则应该马上与上司联系，以免耽误了商机。

第三节  上司出差回来后的工作处理

1．迎接上司归来

在临近上司返程的时候，秘书必须提前做好迎接工作，安排车辆到机场或车站接人，如果上司的行李比较多，可能沿路带了很多大件的样品回来，这时要考虑到小型汽车是否装得下，如果装不下，就应换辆大一点的箱型车并配以适当的人手。

在上司回来之前，秘书还需要把上司出差这段时间里公司的工作做个简单的总结，写成文书资料，放在上司的办公桌上，便于主管一回来就能进入工作状态。

2．上司回来后的后续工作

上司出差回来之后，秘书应该帮助上司处理一些后续工作，如资料的整理、报销差旅费、寄感谢函等等。这些工作虽然琐碎，但是却不可缺少，秘书主动替上司分担了，上司才能迅速地、全身心地投入到公司的主要工作中。

第四节  陪上司出差应担负的职责

1．做上司的助手

有时候，秘书可能会和上司一起出差，这时正确的自我定位非常重要。秘书首先要弄清楚自己的职责是什么，那就是上司的助手，应该帮助上司处理事务，尤其是衣食住行方面琐碎的事务。比如下了飞机，秘书应该立即寻找接机人员，而不能向上司说：“我们到了，怎么没有接机人员呢？”这样的话就是把自己与上司的定位搞反了。

在上司出差的过程中，秘书依然是上司的助手，比如上司与拜访单位的人员交谈时，秘书应该作好记录，如果上司或对方作出了任何承诺，都要及时记录下来，并用红笔标示出来，便于以后提醒上司。

2．不要喧宾夺主

在整个出差过程中，秘书必须时刻提醒自己不要喧宾夺主。在安排饭店、选择车次的时候秘书应该打前锋，而在有关人员的会见、产品的推介时，则要由上司亲自出马。