行政管理公司内部及国际性会议礼仪

行政管理公司内部及国际性会议礼仪

第一节  会前的准备

1．明确会议的目的

在准备会议之前，首先要明确会议的目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体的问题或危机？不管具体的目标如何，召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针，使各个部门的经营策略与公司目标协调一致，群策群力，找到解决问题的最佳方案。

2．准备会议的6Ｗ原则

在每次准备会议的时候，专业秘书可以用6Ｗ来问自己，检查自己是否已经了解了6Ｗ所提出的问题，并且一一解决了这六个问题。

3．准备会议的注意事项

在准备会议的时候，要注意以下事项：

Æ考虑周全

要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当；会议需要什么辅助器材，由谁负责；会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作，才能保证会议地顺利进行与圆满结束。

Æ选择合适的会议场所

会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假；至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式，对会场的基本要求是一致的，即：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。

Æ用文字记录会议的相关事项

在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。

4．会场的器材准备

现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。

Æ桌椅、名牌、茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。

会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

Æ签到簿、名册、会议议程

签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

Æ黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

Æ各种视听器材

现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

Æ资料、样品

如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

第二节  跨国会议的安排

如今已经进入国际化、全球化的时代，参加或召开跨国会议并不是新鲜的事了，很多企业经常会参加国外合作厂商的跨国会议，或者接待外宾。从国际会议上的表现可以看出一个企业的实力如何，可以判断一个企业的制度是否完善。

1．与会议有关的安排

一个经过培训的秘书在安排国际会议的时候应该顾全大局，并且对所有的细节都进行周全的考虑。

Æ翻译人员的安排

会议的接待人员必须要熟悉外宾的语言以及国际礼仪，在会议上应该有专门的口译人员，可以及时、流利地传达双方的意思，甚至对于一些专业名词也要现场翻译出来，不会在信息的传导上产生误差。

Æ会场的布置

会场布置包含海报、会议桌的排列、视听器材的准备等内容。在国内开会，典型的做法是挂红条幅，但是在国际会议上应该换个形式，比如可以用电脑输出一张海报，请美编人员做一些美工设计，贴在会场，在会场的门口要有两种语言的指示牌，让所有莅临现场的来宾知道如何到达会场。

2．外宾的食宿安排

首先要为外宾提供一份行程表，告知他在中国停留的这段时间里行程是怎样安排的，如什么时候开会？接待人员是谁？怎么联系？入住哪家饭店？在哪里吃饭？在开完会后是否安排了观光旅游的时间？有的话是去哪里？

国际会议一般以高级饭店为接待场合，并且要请饭店代为准备鲜花或者水果。在接待重要的外宾时，可为男宾准备一瓶洋酒，为女宾准备包装精美的巧克力，同时在桌子上附上一张短笺，感谢他（她）不辞劳累长途跋涉来参加会议，说明这些礼物是公司特别准备的一份心意，祝他（她）在中国的这段时间能够过得愉快，留下美好的回忆。

3．接待外宾的注意事项

在准备国际会议时，有一些事项与国内会议有所不同，需要注意。

Æ了解外宾的生活习惯、风土民情与禁忌，才能做出让外宾满意的安排。

Æ外宾如有家眷陪同，要为家眷另外安排轻松有趣的行程。

Æ要了解会议礼仪、接待礼仪、餐桌礼仪等国际礼仪。

Æ对外宾既要做到礼节周到，又要不卑不亢，维护民族尊严。

第三节  会议上的礼节

1．开会应有的礼节

秘书应该协助上司掌控会场气氛，在会场秘书与一般的行政人员是同等的，应该尊重出席会议的所有人员。

在开会的时候，应该关掉所有通信设备，如手机、呼机等，或者把它们设为震动状态，如果在会议期间，自己的手机铃声大作，或者接听手机，都会显得自己对会议及参加会议的其他人员不尊重。

在想要发言的时候，应该先向会议的主持人示意，请求发言，得到同意后再发言，不要别人的话还没说完，就打断他人的谈话，这是非常不礼貌的行为。在提出自己的见解时，应该做到对事不对人，不能因为个人的喜好而偏袒或攻击某一方。

当会议做出决定时，应服从会议的决定，如果会议的主持人征求大家的同意，应该坚持少数服从多数的原则，不能认为大家都应听我的；如果自己的意见确实很好，可以等到以后有机会，或许意见成熟一些了再提出来和大家共同讨论。

2．会议上的失礼行为

事实上，在会议上经常看到一些失礼行为，有些是因为本人没有意识到这是失礼行为，有些是因为对礼节问题不以为意。下面列出一些常见的失礼行为，专业秘书应在今后引起重视，尽量避免。