行政管理召开会议——会议的进行

行政管理召开会议——会议的进行

遵守时间

◆守时是开好会议的一个主要因素，从大家坐定开始，主持人就要严格地注意时间，不要浪费时间。

◆准时开会，即使还有人没有到。这是一个领导者或者主持会议的人的素养。

◆告诉与会者开会的目的和意义。

◆要把闹钟放在能够看得到的地方，并且将闹钟调到会议结束前10分钟，到时让它响，以便你有时间做总结。

这种工作一般在外国公司做得最好，他们开会都是会议一开始主持人、总经理，或者CＥＯ：“ＯＫ，我们现在开会，这儿有一个时钟，现在的时间是下午2点，我们将在下午4点钟会议结束。”当闹铃响的时候会议准备结束，他可能提前10分钟拨上让闹钟响，给主持人预留总结的时间。这是一个很好的习惯。

如果时间超过一个半小时以上，中间应该安排短暂的休息，让与会者休息一下。

◆与会者发言应该设计时限，控制在多少分钟之内。

◆准时结束会议，如果进展顺利，可以提早结束。

会议的开始

(1)会议开始之前，介绍与会者（如果互相不认识）

如果是互不认识的话，首先要介绍与会者。这是一个礼貌，因为如果你没有介绍不认识的客人，会给人造成一种不被尊重的感觉，想想看，一个人在开会时如果不受到尊重，请问这个会议有效吗？如果没有效的话，你虽然没感觉，但已经浪费了别人的时间，这个会议跟时间管理是息息相关的。

(2)说明会议规则

今天的会议是一个什么样的会议，第一不准抽烟，第二请所有的人把呼机、手机全部关掉，第三请所有的人不要随便走动。

(3)介绍会议的议程

(4)指定会议的记录员

主持、控制会议

1.收集信息、鼓励发言

如果会议不是在听主持人说，会议也不是在听承办单位说，会议可能是解决问题，可能是作一个信息的传达，还可能是做一个会议的讨论，特别是对事情的讨论协调等。

怎么样鼓励大家发言，对此你可以提问与会者：大家对此有什么意见？各位对这个产品有哪些看法？大家也可以看一下这个产品怎么定价？

主持会议的人要学会点将法，一定要学会打破冷场。

主持会议的人一定要注意避免走题。走题是浪费时间，是会议的失败。明确会议的目标和内容，抓紧议程，严格按照议题逐步讨论。

2.中断冗长的发言

◆表示理解发言者的观点和意见，及时让他中断，向别人发问。

◆还有一种就是处理与会者之间的争论，会议主持者应该表明立场。

◆打断讨论，征求沉默者的意见，这也是控制会议的一种诀窍。

3.维持会场次序

作为会议的主持人，选择能够同时看得见所有与会者的位置，可以看到全场。规定同一个时间内只有一个人发言，禁止有些人交头接耳。保持与会者的注意力。对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的人你可以用提问法让他参与讨论，即提示他发言。

会议的结束

会议的总结

开会也是一种激励作用，所以你要善于去做小结。会议结束前应该由主持人总结会议讨论的结果，以达成一致的方案，确认行动计划。行动计划至少要明确由谁执行什么任务，何时完成。

主持人应该确保每个与会者都对采取的行动做出承诺。

会议记录

每次会议都要有记录文件存档，目的是方便以后补充。同时可以作为下一次会议的参考，并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的任何事情。很多中小企业往往都忽略这一步，他们有开会，有记录，但是会议记录从来没有整理过。所以为什么有的小企业做不大，为什么大企业越做越大，都是来自于他们知道善用会议，知道会前准备，知道会议的议程，知道会议的控制，知道时间的重要性，知道会议的成本，他们更知道会议的承诺，他们有更好的会议记录，会后他们知道跟踪。

会议记录必须包括会议主题、会议日期、出席者名单，那些缺席的人，何人做何事等等都与会议有关。

会议是沟通协调的一个重要手段，开会开得好是一种效率，开会开得不好就是浪费时间。在最短的时间内达到会议目的，才是一个成功的会议。首先决定会议是不是有必要开。如果有必要，就要进行会议的准备，包括与会人员的选择、准备会议的议程、进行会前的准备。有效地进行会议，要求遵守时间，会议主持人要控制会议。会议结束前要对会议作总结，同时有效的会议还要有符合标准的会议记录。

 目标设定的步骤

故  事

有一名18岁的高中学生，她在高中的时候去看了一部电影，那部电影描述的是法国巴黎铁塔。她对这部电影印象非常深刻，她就给自己许下了一个承诺，等她毕业的时候她一定要去巴黎参观一下巴黎铁塔。结果高中毕业就忙着考大学。她的梦想是在高中就酝酿而成的，大学四年她就一直对自己期许，等她大学毕业以后她想去一趟。大学四年很快就过去了，但是她的梦想并没有实现。当大学毕业以后，她就急于想找一份安定的工作，当她找到工作的时候，她又说等她工作稳定的时候她一定要去巴黎。而在她工作稳定的时候她又开始恋爱了。谈了恋爱她又跟自己做了一个许诺，等她结婚她一定要去一趟巴黎。结果结婚以后就是家里的柴米油盐酱醋茶，接着她怀孕了。她又想等她生了小孩她再去巴黎玩。但是生了小孩以后，她目标也转移了，开始忙着照顾先生，处理家里的事情，还要去照顾小孩。

当时她又给自己做了一个许诺，等孩子长大了，她一定要去巴黎玩。这个梦就从高中到大学时代到她工作到她结婚，到她生了孩子，一直到孩子也长大了。后来，她的孩子结婚了，也生了小孩。有一天这名女人已经老态龙钟了，说了一句话，嗨，我这一辈子最渴望的就是有一天去巴黎玩。而这个时候她已经躺在病床上了。

从这个故事里可以体会到一件事情，每个人在每时都会由于外界的一些环境或者信息的影响而产生很多很多的梦想，而就在这过程中，他们都曾经想过要去哪里或者曾经说过要做些什么事情，就因为仅仅想过而没有去做，最后等到年龄大了后悔已晚。如果上述故事中的她当时马上去做的话，其结果会完全不同。

对于你的人生来说，有一个多年的计划，这个多年的计划，如果能够焦距越来越集中的话，它就可以成为你人生的目标。你的人生目标应该要细分到不同的领域，有你健康的目标、家庭的目标、工作的目标、人际关系发展的目标、理财的目标、你成长的目标、甚至有休闲以及心灵成长的目标。你就是因为有梦想，才能把梦想变成多年的计划。

把这些计划设定为目标，实际上就是以未来为取向的思考。要达成这些目标当然是有一定条件的，这些条件就是达成目标的十二个步骤。

达成目标的条件

把这些计划设定为目标，实际上就是以未来为取向的思考。要达成这些目标当然是有一定条件的，这些条件就是达成目标的十二个步骤。

1.强烈的欲望

首先对这个目标你是不是非常想达成，这是一个关键的因素，如果没有强烈的欲望，这个目标是很难实现的。你多年的欲望，如何让它美梦成真，关键在于你对这个目标是不是拥有一种强烈的欲望。

2.信念、信仰、信心

第二种情况你对自己的目标是不是有坚定的信念，或者有坚定的信心，你的信心的程度是怎么样，如果没有，对你目标的实现可能还有一段差距。

3.白纸黑字写下来

设定目标是要把多年的计划，浓缩再浓缩，白纸黑字明确具体地写下来。

4.要问自己怎么做

你每一天的工作，你的生活，甚至你的思想，你的言行是不是都朝着这个目标方向前进。因为你做的每一个决定，只能有两种结果，一种是离你的目标很近，一种是离你的目标很远。

5.分析现在的位置

目标比较一下，好好地分析自己，然后你就必须继续地往前努力。

6.你有哪些障碍

包括时间的障碍、金钱的障碍、技能的障碍等，这些障碍你要怎么样去克服。

7.所需要的知识

你的知识程度怎么样，要达到人生目标，你必须具备什么样的知识程度。

8.谁是你的客户

你要看准，支持你的是谁？当然第一就是你自己。同时你的家人支持你吗？你的朋友支持你吗？

9.坚持不懈地努力

如果你不坚持不懈地努力，一切免谈。

日计划 

日计划的五个步骤

日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你曾经做过计划，付诸行动的就是你的每一天。无论选择何时你都可以写下你当天的工作，即使你的日计划仅能成为一个有效快速的过程（工具表单）。

日计划的五个步骤：

(1)写下任务

(2)估计做事的时间长短

(3)留些缓冲时间给未预见的事情（60/40规则）

(4)确定优先顺序，简化及授权

(5)追踪与检讨

在日计划中，复习你的人生计划,复习你的年度目标，同时也复习你的月重点目标，也复习你的周目标，因为你每天都在做一件事情，在你的脑海里，第一次想的就是你多年的计划，就是你的人生目标，你一直都在想的一件事情就是你把它白纸黑字地写下来，有了年计划，你就有月计划重点、周计划重点，有了计划重点就会引导你的日计划，你做这些事情有没有离你的目标更近，如果你做得不好，就离你的目标更远。

你每天所做的事情，是否与周目标相吻合。或者说累计成一周以后，你所做的事情是不是跟你的月目标相吻合，而你每个月做的事情是不是跟你的季目标相吻合。你今年所做的事情是不是跟你的人生目标相吻合。长期的目标是否制定非常具体、非常合理，而且有时间可以完成，甚至你设定一个期限，有了这些以后，你才能够逐步地安排到你的月计划、周计划，这样便可以了解到日计划的重要性。

日计划的五个步骤的好处

◆你可以对第二天有较好的心理准备

◆集中到重要事情上

因为你在一开始在规划里就已经白纸黑字地重复了你的人生目标、你的年度计划、你的月目标重点、同时你也重复了你的周目标重点。几个步骤下来，你应该知道你明天该做什么。

◆借着任务整合，合理地达成你想要的目标。

◆你可以控制你人生目标或年度目标的进度。

要把你多年的梦想变成多年的计划，把多年的计划设定一个目标，然后再逐步地成为你的年计划，成为你的季计划、月计划，甚至成为你的周计划、日计划。在这些过程中，就要靠你每一天去把它做好。因此，日计划在时间规划系统中起着重要的作用。日计划的步骤是：写下任务，估计做事的时间长短，留些缓冲时间给未预见的事情，确定优先顺序、简化及授权，最后追踪与检讨。日计划的五个步骤有许多的好处。

高效时间管理

有效的个人效率管理

概  述

每个人都很想成功，美国一位名人保罗说过：成功是什么，成功就是逐步实现预先决定好的计划。成功等于目标，你把你的目标实现了，你就成功了。

要成为一名高效率的现代人，首先你要设定目标；第二要规划；第三要决策，就是你自己决定该怎么做，设定一个期限，设置一个决定；第四步开始准备，你要事先安排，逐步地努力；第五步，你还要逐步地检查，你每天所做的是不是离你的目标很近，如果很远，那叫做没有计划，或者说你的计划值得商榷；最后是咨询与沟通（如下图）。

你要把你的目标设定得很完善，就可以管理好你的时间。控制时间就是时间管理，你要把你的每一段时间都能控制得很好，你要对时间做规划，根据决策把你的每一段时间很好地利用与安排。同时在执行过程中，你要学习的是检讨，也只有这样不断地去循环，最后借助咨询与沟通，才能够让自己更有效率。

原则

1．一致

个人的价值与远景角色，目标工作重点与计划，欲望与自制力都应该是和谐一致的，你做的每一样事情，不是离你的目标近，就是离你的目标远。所以你的角色、你的目标、你的工作重点、你的计划，都要前后一致。

2．平衡

管理方法有助于生活的平衡发展。今天你工作很顺利，家庭不幸福，那就不平衡；或者你的工作很好，你的人际关系不好，那也是不平衡的；所以提醒你扮演不同的角色，以免忽略了幸福家庭、个人发展等重要的人生领域。有人认为某一方面成功就可以弥补其他方面的遗憾，但那并不是长久之计，也不是万全之计。难道事业的成功能替代婚姻的破碎吗？

难道身体的虚弱或性格上的缺憾能弥补工作吗？这些都不可以，所以必须要有平衡感。

3．有重心

理想的管理方法会鼓励并协助虽不紧迫但极为重要的事情。通常最容易奏效的方法，就是以一周为单位制定一个周计划。每周7天，每天各有不同的重点，但基本上是以7天为一体，相互呼应，如此安排你的工作、安排你的人生……秘诀在于不要先定出时间和先后顺序，而要就事件本身的重要性来安排你的工作或办法。

4．有人性

个人管理的重点在于人，不是在于事。固然要讲究效率，但以原则为重心的人更要重视人际关系的得失。有人性的个人管理有时会牺牲效率。

5．能变通

管理方法是为人所用，不是一成不变的，需要根据个人的作风与需要随时加以调整。可能有的人以家庭为中心，有的人以工作为中心，有的人以休闲为中心，所以任何的管理方法，都是在随着或者是朝着你人生的目标在前进。

6．携带方便

如果你没有管理工具，你要学会运用管理工具，随时记录你每周每日的事情。

●管理工具必须便于携带，随时可供参考与修正

●可使用电子记事簿或普通记事簿

●建议采用以周为单位的时间管理方式