行政管理高效成就的秘诀

行政管理高效成就的秘诀(一)

      ——正确地授权

如何接受授权

引  言

授权的定义

授权是指将一个管理者的职责内的任务转移到一个部属的身上，在托付完成工作的同时，也一并援权他完成任务所需要的权限与责任。但管理者保留并承担其管理行为责任,这是不能授权的。

 授权的概述

授权的定义

授权是指将一个管理者的职责内的任务转移到一个部属的身上，在托付完成工作的同时，也一并援权他完成任务所需要的权限与责任。但管理者保留并承担其管理行为责任,这是不能授权的。

授权的优点

授权是领导人的关键性的作为，其直接或间接的好处非常可观。

◆帮助领导者自我减轻负担或节省时间去做更重要的任务。

◆有助于利用被授权的部属的专业知识以及经验。

◆对部属的工作意愿及工作的满意度常常有正面的影响。

例如一位总经理今天10点钟有客户来访，他可以授权给他的秘书去做接待工作，也可以授权给他的行政部主管去做接待工作，而在客人还没有到达之前，他可以去做更有价值的事情，而不必为来访做准备。

同时，他直接责成行政部的主管或者秘书去接待，就可以发挥他一个属下的专业能力。

他交代秘书去做，秘书会把它做得很好，交代一个行政主管去做，行政主管也会把这个事情做得更好，这样做可正面提升了他们对工作的满意度。

反对授权的阻力

只有少数的经理能够完美地授权，很多人都是心不甘、情不愿地授权，或者说是授权不足。这是因为他们对时间管理还不熟悉，有些人经常认为交代下属去做还不如我去做。

不懂授权的主管或者职业经理人，一个是他知识与能力太少，他害怕被批评，所以他就缺乏自信；另一个不知道如何去授权，表明他对责任的恐惧，害怕承担责任。他认为这个事情授权给别人不放心，他可以找出很多借口反对授权。总之，他缺乏时间管理的意识。

授权的规则

授权时应考虑的因素有5个W和1个H：

◆WHAT              什么? 考虑哪些事情要做，哪些任务要个别处理，哪些结果要达成目标等。

◆WHO               谁？谁最适合执行或谁应该参与这项任务。

◆WHY               为什么？任务或工作的目标、动机。

◆HOW               如何？应该如何执行任务。

◆WHICH             用什么？使用哪些方法完成任务。

◆WHEN              何时？何时开始工作、何时结束等。

不会授权和要授权

为什么不会授权

不会授权的管理者不是一个好管理者。

在时间管理的过程中，一直在强调的一件事就是不会授权的管理者不是一个好管理者。特别是你的管理职务越高，你的压力也越大，相对而言你的时间应该是更不够用，所以你应该学习授权。

常见的误区

不会授权的人总是认为自己做又快又好，比教别人做更省时间；或者担心部下做不好而不愿意授权；担心授权后无法掌握工作的状况。这些都是一些授权的误区，不信任别人能把事情做得跟自己一样好，喜欢自己很忙碌，感觉到没有我就不行，这证明团队沟通有障碍，也表明领导人不懂得授权之道。

 从长远的角度来看，如果你不花点时间指导别人如何完成任务，你将给自己增加额外的负担。因为没人能取代你，如果你每一周要花一小时去做某件事情，而教会别人你要花两到三个小时，一年下来你将为自己节省最少50个小时。把任务分配给其他成熟的同事或者员工，你才有更多的精力去做更高层的活动，做更有价值的事情，你才能够运筹帷幄。如果你的工作没有其他人可以替代，你将无法升迁到更高的职位，因为没有接班人能做你的工作。

授权代表的是成长，不但是个人的成长，也是一个团队的成长。授权是一个事业成功之途，它使每个人都可以感受得到重视、信赖，进一步地使他们有责任心和参与感，整个团队也会齐心协力，人人都能够发挥自身所长，这个组织才会有活力，有了活力事业就会蒸蒸日上，所以无论在任何时代，一个杰出的或者一个有高效率的管理者或者领导者，他一定是一名非常高明的授权人，充分地授权是领导最佳的手段。

为什么要授权

事必躬亲与管理之间有很大的区别：事必躬亲的人，凡事都不会交授他人去做，他不放心。例如有不放心子女可以自己洗碗的父母，也有不放心别人自己打字的主管。管理者注重的是建立一种制度，然后汇集大家的力量共同来完成工作，例如分派子女洗碗的父母，把事情交代秘书去做的主管。

假设事必躬亲者花一个小时产生一个单位的成果，那么管理者经由有效地授权，每投入一小时，便可以产生10倍、50倍，甚至可以更大的成果。其中诀窍不过是将这一种授权的杠杆做一个小小的移动。（如图17-2）

你今天把A事项授权给一个人去做，把B事项授权给另一个人去做，他们两个在同一个时间完成事情比你一个人在同一个时间完成一件事情效益更大，这就叫做授权的杠杆。

 授权的类型

授权的两种类型

授权有两种类型，分别是下达指令型和充分信任型。

1．下达指令型

放不开手的管理者，坚持一个人独挑大梁，结果造成属下唯命是从，既不做任何决策，也不负任何责任。这种授权，管理者或授权者必须亦步亦趋地监督，下属没有机会成长，而管理者仍然是忙碌依旧。所以授权时千万不要去下达指令。

2．充分信任型

你要充分信任你的下属，充分信任型的授权才是有效管理之道。这种方式注重的是结果，不是过程，被授权者可以自行决定如何完成任务，并对结果负责。最初也许比较费时，但随着下属的成长，管理者会感觉到越来越轻松。而且当下属学会负责，并积累了经验，一旦时机成熟，你向更高的职务升迁的时候，你的下属也会因为你的升迁而得到进一步肯定。

充分信任型的授权双方必须达成共识

1．预期的成果

管理与被管理的一方需要预期的结果。双方需要沟通，讨论的重点是成果，而不是手段。例如你要交代一件事情给一个人去完成，你要讨论希望这个结果是一个什么样的情形，至于过程可以让他去做，这叫做充分信任。

2．双方充分沟通有规范

授权一定要有一个限度，所交代的事情要规范好。这件事情碰到什么问题你要找谁支援，或者你要跟你的上级主管禀报，甚至还有情形就是在沟通的过程，跟你下属授权的过程，千万不能造成职权越级或者职权的超越。

3．资源

交代一个人去完成一件事情，双方都必须确定可用的资源，包括人力，哪些人配合你来做;物力,你要用哪些东西;资金,技术，你要花多少钱;你要用到哪些技术，还有一些其他的资源，这些都是在授权之前必须经过充分信任得到沟通的。

4．确认任务完成后评估的标准

充分信任的授权要掌握和确认任务完成后评估的标准。

5．奖惩

根据评估的结果进行奖惩，包括经济上的奖惩和职务上的调整。

评估的标准

奖惩

授权的权限应因人而异

1．对不够成熟的人

你的目标不必定得太高，只要详尽，并且要充分提供支援，必要时要提供培训，监督、考核要频繁一点，奖惩也必须要直接。对不够成熟的人，就必须要授权交代他去完成某件事情。授权实际上是一门艺术，一个不够成熟的人可能他的知识水平,他的环境因素，或者说他过去所受教育的情况，以及他对一些事情理解的程度都不尽相同。特别是对一个团队新进来的人，你怎么样去授权，这些都是你时时刻刻要考虑的问题，授权的权限要因人而异。

2．对于成熟的人

你可以分配挑战性比较高的任务，或者精简指示、简单扼要，告诉他怎么做，减少监督考核的次数，重视最终的结果；对于不成熟的人，你要稍微多用一点心去指导他。对于一个成熟的人你只要告诉他结果，对他监督的次数可以少一点，这就是因人而异。