行政管理时间管理的策略——何谓快、准、空、多、闲

行政管理时间管理的策略——何谓快、准、空、多、闲

快

快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回头斟酌，必须放弃旧时代的那种慢工出细活的思想。

因为网络时代的信息更新得太快了，例如网络中的新闻是随时可以更新的，不像过去，新闻是一天才换一次，报纸一天才出一次。任何事情都可能影响到商业活动，因此，现在高科技行业中的管理人员，首先你的任务就是把产品和信息推出，再通过网络不断地把改进的产品、信息给顾客。对于公司内部的管理也是一样，首先是要有进展，然后再利用快速的网络不断改进工作的质量。如果认为产品一经推出就完善无缺，而将产品压在公司内，那么在信息发达的今天，等你这个产品产出的时候，你就会发现，市场上已经有了跟你很接近或者同类的产品。他们质量可能不如你，但市场却是他们的。

因此快是一种秘诀。工作要快，在时间安排上应有一个密集、超进度、不拘小节的时段，再有一段缓和、释放产品和修改产品的时间。

准

准有两个意思。

1．对准目标

在许多事情同时开展时，不管事情的先后顺序和形态，而要对准你心中的那个核心目标，这个目标不一定是长远的，也可以只是短时间的。因此必须克服时间的顺序和事情的大小，只有一句话，对准目标。

2．准许每一周的一到两天，没有任何的计划

在这一天到两天你可以处理一些重要的事情。这是由于在集中精力赶工作进度和计划的时候，一些重要的事情被搁置一边，但如果每一周有一天到两天作为灵活性、机动性的时间，你就可以处理与当前工作进度无关，但却是重要的事情。例如公司需要赶着做产品的市场推广，也不能推卸投资人的约谈。

空

空就是每一周空出一天不做任何与工作有关的事情。因为在无关的领域中去探索的时候，你的思维框框就会被打破。这一天要上网去寻找任何未知领域的信息，任何无关于公司现行日常业务领域的信息，可能会产生思维的亮光。因为在无关领域探索时，有的思维框框完全被打破，在未知领域中，企业强人特有的骄傲也消失了，当人怀有谦虚的心态在未经的住处相遇时，发明的光芒就会出现。

多

多是指要多用电子邮件、传真、信件。

E-mail的好处：

◆可以随时查阅，而不需要你的秘书送到案头

◆可以使你更好地安排时间，不像电话要随时接听

◆可以随时收发信息

闲

闲就是留出时间，让自己闲下来，不做任何事情，只做休闲的事，这点短时期内不重要，但长期却十分重要。你可以加以思考，怎样把你的一天变成48小时。

时间管理策略的运用——如何运用快、准、空、多、闲

【案例1】

美国财富杂志曾经有一个报道高级主管是如何分身乏术的例子。高级主管的一天经常是十分忙碌的，一个接一个的会议，电话不断，甚至于舟车矛盾，很多的研讨会甚至于吃饭时都有人给你汇报，这叫早餐汇报，或者叫做午餐汇报，这些高级的主管们，既要有宏观的眼光思考公司的长远大计，又要聚精会神地盯着公司的那些营运的琐事。前任的惠普总裁，还有东南航空的最高执行长官，天美时钟表的最高执行长官，这些名人几乎都是常年在外。他们没有时间跟顾客沟通，要接受采访，甚至还要跟总统开会，他们有什么秘诀来管理时间呢？

报告指出：时间管理其实就是做决策，是决定哪些事情重要，哪些事情不重要。

前任惠普公司的总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚，他花20%的时间和顾客沟通，35%的时间用在会议上，10%的时间在电话上，5%的时间看公司的文件，剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系，但却有利于公司的活动上。例如接待记者采访，预备业界共同开发的技术专案，或者总统召集他们参加有关贸易协商的咨询委员会。当然每天要留下一些空档的时间来处理那些突发事件，例如接受新闻界的采访。

越来越多的高级主管，让别人来掌握自己的时间表。这并不代表主管失去了自我控制，相反地，主管可以自由地针对目标和策略做更广阔的思考。当然，这必须有一位得力的助手才行。美国东南航空公司的最高执行长官凯勒赫，他授权一位副总裁（是他的法律秘书）全权管理他的时间表。每天副总裁都会给他一张待处理的单子，里面的事情分成两类，一类必须立刻完成，一类是最迟可以延长到明天早上完成的。这个效果非常的神奇。

所以高级主管管理时间的方式各有不同，但目的都是一样的，让自己有时间去思考全局。

大部分的主管都同意，在日理万机之余让身心有适度的休息是必要的，常年在外旅行的美国天美时装公司的最高执行长管杰克·彼有个原则，旅行期间一天晚上安排和顾客共进晚餐，另一天晚上休息，像这样把时间做适度调整的方法也可以供大家参考。

在高科技发展的今天，如何让自己过得更有意义，如何让自己的工作更具有生产效益，如何让你自己有更多的时间来思考未来的事情，甚至去做更正确的决策，如何去快，如何去准，如何要去空，如何去多，甚至如何去闲，好像都是非常简单的事情，但是关键就在于你怎么样去用。

快

制定计划要快，行动要快。

准

准是永远在瞄准你的目标。每做一件事情，你就要去思考，这个决定是不是离你的目标很近，这个决定会不会浪费你的时间或者说会不会浪费你团队的时间。

你要永远对准目标。一个企业之所以生存是因为它有更多的顾客，或者说他能够获取更多满意的顾客，准就是有更多的满意顾客。

空

对于一般人来讲，有时候要让自己暂时地把脑袋清空，去接受一些新的事物。这样才能够引发更多想象以及创造的空间。同时你也可以获得你的竞争对手更多的信息。

多

多休息，多进修，多与人沟通，多反省自己。如果你没有经常地反省自己，如果你没有经常地去接受新的事物，如果你没有经常地去跟别人沟通，你可能就是一个高科技时代的孤独人。

闲

休息是为了走更长远的路。工作也好，生活也好，永远要让你的心境处在最佳的状态，所以应该在你的人生规划、目标规划里，安排一段属于你自己的时间，让自己有更多的独立思考空间。

某家公司在企业精神方面的三句话：

◆快。不管做任何事情，强调积极的行动。

◆认真。你永远是认真地对待自己，认真地对待顾客，认真地对待你周边的每一个人，甚至要认真地对待你的工作。

◆全力以赴。不管在任何时间、处理任何事情的时候，你永远是强调专注，这种专注叫做全力以赴。

 管理时间等于管理自己

首先把人生的几个领域来重新给予定义，或赋予一种解释，这八个领域包括健康、家庭、工作、人际关系、理财、心智、休闲以及心灵。

每个人都希望自己生命有意义，都希望你的家庭健康，工作满意人际关系和谐，希望自己生命充满喜悦，但是你应该怎么样来对待它，才能达到人生的目标呢？每个人的人生目标是不同的。如果你浪费时间，你可能就得不到健康、好的家庭，在工作上也没有好的发展，甚至在人际关系上也会处于紧张状态。所以你必须来思考，你现在面对的家庭也好，面对你的健康也好，面对你的工作也好，面对你的人际关系也好，你怎么样把它做得更好，你该如何管理时间。

从这个数据，可以得到一个认知，没有人能够肯定他的未来到底有多少时间，没有人可以肯定他可以活多少时间。

◆时间对每一个人都是平等的；

◆每个人都拥有相同的时间；

◆但是时间在每个人手中的价值却不同。

你应该学会如何管理好自己的时间，同时管理时间还要让自己的时间增值，还要让自己更有成就感。

管理时间就是在管理你自己

大部分的人抱怨他们的时间不够，抱怨他们的事情做不完，而对每一个有成就的人来说，时间管理是他们生活中很重要的一环。每一分钟，每一秒钟过去了，它不可能再回头，问题是如何有效地利用每个人每一天的24小时。研究时间管理，首先你必须知道，一个小时没有60分钟，事实上一个小时你能利用到的真正的时间可能只有那几分钟而已。

时间管理学习的是如何更容易地，如何更有弹性地利用时间去处理事情。管理时间就是对事件做好控制。

怎么去处理你的事情，怎么在有限的时间内去完成更多的事项呢？由于没有人比你自己更了解想做以及要做的事情，只有你自己知道你要做和想做的事情，所以没有人可以比你更有效率地管理时间，管理时间等于管理你自己。每个人都是自己的时间管理经营大师。

 时间管理的步骤

时间管理怎么样很轻松地把它管好，要成为自己的时间管理的那个大师，一切便要从简单的计划开始。其实只要你能好好地安排时间，分成次序，很有系统，很有组织，你便可以在每天得到更多。以下是时间管理的五个步骤：

列  单

首先把你要做的事情一项一项地记录下来，并养成良好的习惯。如果记性不太好，最好及时记下想做的事情。记事本有很多，有电子记事本、笔记本等，借助于它把你要做的事情记下来。

组  织

组织是根据列好的清单分门别类，再依据重要性安排次序，以及想清楚每项事情应该怎样来处理。

删  除

完成组织以后，看看排在最后的事情是否必要，如果没有必要，就把它删掉。

习  惯

将上述的三个步骤，列单，组织，删除，变成日常生活的习惯。

成就感

当以上的步骤办妥以后，你就会发现，自己比没有计划的日子完成的事情多了，人也感觉到有成就感了。这个成就感就是优质计划的回报。而这个回报，让你感觉到所付出的努力并没有白费。

可见，要成为一个出色的时间经营者，要管理你自己，并不是一个非常困难的工作。但是缺乏一个良好的时间管理系统就坏处多多。很多人因为不会设定计划，不会评估每天工作的重要性以及加以调配，而感到自己的工作非常沉重，压力很大。缺乏时间管理的人，容易感到灰心、愤怒和焦虑，而且没有多大的成就，甚至缺乏自尊，没有办法真正地享受生活。

时间管理跟你的情绪管理有直接的关系。为什么呢？很简单的一件事情，就是每天你要诚恳地诚实地面对你自己。如果你这样做，情绪自然会变得更热忱。如果你是诚恳的，你是积极的，你的生活会更轻松，更富有活力，能成为自己时间管理大师的人可以享受快乐的心情和丰收的成果。周围的人也会因为你做得很好而受惠。

时间对每一个人都是平等的，每个人都拥有相同的时间，但是时间在每个人手上的价值却不同。你应该学会管理好自己的时间，同时管理时间还要让自己的时间增值，让自己更有成就感。

管理时间的步骤是列单、组织、删除。每天要做哪些事情，列出来，什么事情要在早上去做，晚上去做，什么事情可以授权给别人做，然后把那些没有价值的删掉。根据这些步骤每天养成一个很好的习惯，最后你自然就会得到成就感。

 妨碍时间管理的四种观念

 时间就是生命，时间就是金钱，人们往往重视生命，乐于理财，而疏于时间的管理。

如果你善用时间，也就是善用了你自己的生命。

逝者如斯夫，不舍昼夜。

——孔子

时间的无声脚步是不会因为我们有许多事情处理而稍停片刻的。

——莎士比亚

洗手的时候，日子从水盆里过去，吃饭的时候，日子从饭碗里过去，默默时便从茫然的双眼前过去，我觉察它去的匆匆了，伸出手遮掩时，他又遮掩着从手边过去，天黑时，我躺在床上，它便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我的脚边飞过去了，等我睁开眼睛和太阳再见，这又算溜走了一日。我掩面叹息，但是新来的日子因而又开始叹息地散过去了。

——朱自清

一般人在不同的环境，不同的年纪，不同的心情下，对时间可能会保持着不同的看法，这些看法之间往往是相互矛盾的。例如有些人认为，光阴似箭，日月如梭；有的人会认为，时间就像蜗牛一样的爬行：甚至有时候会认为，时间好像是处在静止状态。当有些管理者需要处理的事情很多的时候，总是会感到时间不够支配，但是当他无所事事的时候，又不知如何来消磨时间。由此可知，一般人对时间的态度是极为主观的，有四种观念妨碍时间管理。

1．视时间为主宰

有的人认为，时间就是生命，时间就是一切，他认为时间非常的重要，时间是一个生命成长过程中的主宰。

2视时间为敌人

有的人当他觉得很无聊，或者说当他无所事事的时候，他觉得时间非常难熬，他会把时间当作敌人。

3．视时间为神秘物

有的人会把时间视为一个神秘物，特别是当有的人年纪大的时候，或者说是病危的时候，他总会觉得，时间太快了，就这么过去了。

4．视时间为奴隶

也有的人把时间当作奴隶，他认为时间是可以被别人支配的。

不管你把时间视为主宰也好，把时间视为敌人也好，或者说把时间看作是一个神秘物也好，甚至你把时间当作奴隶也好，最重要的是你怎么样来看待你自己，以及对你的人生规划，对你的家庭，对你的工作，对你的健康，对你的人际关系，你的理财，甚至你的心智成长，你的休闲活动，你是怎么样来定义的。