行政管理浪费时间的内在因素及解决方法（一）

行政管理浪费时间的内在因素及解决方法（一）

使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。

浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。

浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。

所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。

你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。

 危机应付的原因及解决方法

浪费时间的原因

危机应付是浪费时间的内在因素，它造成时间浪费的主要原因有以下几个方面：

◆不明白事情的重要性

◆没有预期会发生问题

◆反映过度把问题当危机

◆看忙着救火

◆做事拖延

◆工作时间预算的不切实际

◆机械故障、人为错误

◆部属不愿透露坏消息

◆因重要人物提出要求而引起的过度反应

◆进度失控

解决的方法

(1)要明白事情的重要性

解决方法是记录危机工作日志，分析危机的来源、原因、重要性以及可控制的因素。很多企业忘了教育员工，一定要有一种应变危机的措施，如果危机应付不当就很容易造成时间的浪费。防患于未然就是处理危机的应用之道。

(2)对于没有预期会发生问题的解决方法解

决方法就是要预期意外事故的发生。根据一名哲学大师莫非的第三定律，会出错的事终归要出错。因此把潜在的问题列出来，根据严重性及可能性分门别类，然后想出可能的防范的措施，或不可能防范的状况下减轻不良后果的步骤。

(3)反应不要过度

解决的方法有三种，可限制自己反映过度：

◆不要理会不必要的问题

◆把别人可以处理的事情分派出去

◆只对付自己可以应付的问题

(4)事前预防

提高效率的解决方法就是预防，未雨绸缪胜过亡羊补牢。

(5)做事不拖延

首先认清延误重要行动会产生危机。为了在规定的期限内完成任务会产生很大的工作压力，工作压力会导致精神紧张，在神经紧张的情况下往往削弱判断能力，导致效率下降，最终形成做事拖延。所以主管首先应该有一种积极主动的态度，养成一种很好的习惯：每天的事情，都要做好总结，第二天一定要安排第二天的工作，不要让事情一拖再拖。

(6)工作时间预算的要切实际

每件事情所花的时间，要比想象的久。莫非第二定律也认为，人们往往高估自己的工作能力，结果把时间预算压缩得很短，其最后又不得不适当增加缓冲时间。

(7)减少机械故障、人为的错误

预期会发生此种状况，动用最能迅速有效调整弥补的资源，包括人力以及其它的资源。

(8)部属要透露坏消息

犯错是学习过程的观念，讨论所犯的错误，强调迅速报告坏消息有助预防危机的发生。

(9)因重要人物提出要求而不要引起过度的反应

要弄清楚他们真正的要求是什么，谁提出要求，需要何时达到要求，准备如何运用，是否有其他替代方法等。

(10)进度的失控要防范

解决办法是把所有重要计划都安排好时间，分段检查进度，以确定目标正在完成中。

 计划欠妥的原因及解决方法

浪费时间的原因

浪费时间的第二个内在因素是计划欠妥，这是因为：

◆不明白事情的重要性

◆没有建立系统

◆没有时间拟定计划

◆以危机为导向，假设危机不可避免

◆缺乏自律

◆害怕许下承诺

◆没有指出明确的结果

◆无法指定工作的优先顺序

◆假设计划被紧急事故破坏

◆心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到可以写下来的地步

解决的方法

◆确立每一个小时的有效计划，执行时可以节省三四个小时，却能获得更好的结果。

◆建立系统，包括计划表、每日的目标、优先次序、完成的期限，运用好整合组织系统。

◆花时间拟定计划，拟定计划应有的优先次序。拟定计划初期虽消耗时间，但会以较少时间得到较佳成果。

◆认清“危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误的思想，大多数的危机都是能够预先得知的，多给自己一点时间，预先为偶发事故做好应变计划。

◆要有自律，就强迫自己定好完成期限，尝试第一个月目标优先次序及每日计划，列出同时可提供的协助、监控进度、评估成果等。

◆不要害怕许下承诺。你要学习的是设定目标，许下承诺，意味着你知道自己何时将达成目标。

◆要指出明确的结果，当然重要结果被明确指出时，目标就比较容易设立，如果你没有把握重要的结果，就要指出明确的结果。

◆指定工作的优先次序不是件很容易的事，却是所有管理工作最能提高生产效率的方法。决定好应该把心力集中于什么地方，认清安排优先顺序的三个标准，即长期的重要性、短期紧迫性、发展趋势。并且依照这三个标准排好次序，并依次排序列出它的目标，就可以根据这三个标准去完成任务。

◆假设计划无论如何都会被紧急事故而破坏，怎么去提高效率，大多数的主管每天都会以相同或类似的方法浪费时间。虽然紧急事故可能把一天的工作打断，但如果这天的工作已经事先计划妥当，而且重要工作可以在紧急事故之前完成，或者是在紧急事故之后再做完，损失就可以减到最低。

◆心里虽然有计划，但却认为这个计划没有重要到可以记录下来。很多人相信自己的记忆力很好，不用记。然而记忆力有时也会出错，所以在排定优先次序或完成期限以前，任何计划都必须白纸黑字记录下来。

 贪求过多的原因及解决方法

浪费时间的原因

浪费时间的内在因素的第三项是贪求过多，贪求过多会浪费时间，原因如下：

◆不了解事情的重要性

◆欠缺优先顺序与计划

◆工作时间估算的不切实际

◆遇到急事紧急反应，或反应过度

◆野心太大，成就感要求过高

◆渴望加深老板的印象过渡渴望表现合作的态度

◆人手不足

◆完美主义

解决的方法

(1)要了解事情的重要性

提高效率的解决方法就是填写周详的工作计划，也就是分析自己是否有替同事或别人代劳的倾向。要多授权，因为有的人就不喜欢授权；要用最短的时间把事情做好，还要考虑这些事情谁做会更好的问题，这也需要运用授权。

(2)制定优先顺序与计划

依据四个重要的时段（每天、每周、每月、每年）设定目标，做好年计划、月计划、周计划，还有每日的计划。时间管理强调的就是这四个重要的时段，年计划如何去分解到每个月，每个月的计划如何去分解到每一周，同样的每一周的计划如何去分解到每一天，最后每一天的工作都是非常有序的，这样才能提高效率。

(3)工作时间估算的要切实际

必须认清每件事情所花的时间要比你想象的长，你不要估算说这件事情没事，你很快就能把它做好，这是一种内在的因素造成的管理不当，因此会造成效率不高，浪费时间。

(4)遇到事情不要紧急反应

分清事情的重要性，先问自己最坏的情况会怎么样？有的人会急于求成，往往没有分清事情的轻重缓急。常常这样问自己也是一种解决方法。

对于反应过度，要限制自己的反应，真正的情况需要做合理的反应。

(5)野心不要太大

控制自己的野心，要合乎能力和情况，讲求实际很重要。

(6)与老板长期共处

探究老板真正的意图是什么，长期成功比短期的印象更重要。

(7)适度表现合作的态度

别再只是因为希望受人赞赏而来者不拒，要分清楚与人合作和帮人做事的差别，在不冒犯别人的情况下，要学会拒绝，要敢于拒绝。

(8)人手要充足

让部属掌握时间管理的技能，要每个人每天节省两个小时为目标。节约时间便可以节省成本，但这要靠长期的教育训练来引导部属。

(9)标准的制定要适当

把标准降到合理的程度，将时间分配得紧凑一些。

 事必躬亲的原因及解决方法

浪费时间的原因

管理层的人如果事必躬亲必然会引起时间的浪费。事必躬亲主要是因为他缺乏安全感，害怕失败；他对部下缺乏信心，觉得自己可以把工作做得更好更快；他觉得做事比管人舒服，希望人人都知道所有的细节，以至于不能够适当地控制工作量；还有一种情形就是管得过多，没有最终进度，人手不足，部属的工作过量，这些都是一种人为的因素。

解决的方法

1．管理人员的上级引导

如何引导他？

●学会让他独当一面

●不断地教他要接纳错误，从错误中去学习

●引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制

2．管理人员自身应注意

●学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容。

●把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度。

●如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋于他们更多的任务或事情。