行政管理沟通不良的原因及解决方法

行政管理沟通不良的原因及解决方法

浪费时间的原因

一个群体，一个团队的士气是否高昂，彼此之间的融洽度是不是良好，一个重要的原因就是沟通，沟通不良是造成浪费时间的原因。

1.不明白事情的重要性

上例中那个秘书主动承揽了一些事情，但她不明白事情的重要性，没有去沟通，造成了一些不好的影响。

2.没有时间

没有安排时间，让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通，大家彼此表述一下对工作、对目标的一些看法。往往是你做你的，我做我的，彼此之间没有互通信息，甚至也不知道如何去协调。一个团队沟通不良，这个单位的主管要负完全责任。

3.没有倾听

没有学习倾听，每个人的工作都是绝对的重要，你说你的重要，我说我比你的还重要，那到底谁最重要呢？所以不知道事情的重要性，因为没有安排时间来沟通，大家对事情不了解，就是没有所谓的倾听。要知道，上帝给你两只耳朵，就是要让你多去听听别人的意见。

4.沟通的目的不明确

有沟通但不知道沟通的目的是什么，为什么事情而去交流、交换信息，或者说是去协调。沟通目的不明确也会造成时间浪费。

5.时机不当

有时候地点不对，方式不对，人不对，时机不当也很难沟通。

6.沟通的机会不够

沟通的机会不够，彼此之间在有些事情上经过日积月累，往往会有一些不良的因素存在，因此要制造便于沟通的机会。一个企业最大的责任是在做到为社会尽责任的，同时，它也在追求利润最大化，而追求利润最大化和尽到社会的责任都有一个目的，就是要让这个团队更具生产力和凝聚力，因此把时间安排好，让员工了解沟通的重要性就很重要。

解决的方法

沟通的方式有很多，有电话沟通、口头沟通、文字沟通、信件沟通等方式。训练或者培育一个人沟通的技巧，改善沟通的步骤，关键是如何去沟通，怎样去运用沟通的工具。不管用电话也好，语言也好，文字也好，应该选择什么方法和步骤，要仔细思考。

1.学习改善沟通的技巧

（1）学会倾听

在沟通不良造成浪费时间的时候，你要学习的是做一位好听众，这对每一个人都很重要。团队成员中每一个人的工作都是非常重要的，各有各的难度，但是彼此之间应该都有一个共同的目标，就是希望让这个团队、让这个公司更好。每一个人首先要学习的是接纳别人和尊重别人，做一个好听众。

（2）使用恰当的字眼

沟通时要使用恰当的字眼。

例如总务部的一个职员，马上要买一件东西，首先得到上级批示，然后去取款。假设你是一个财务人员，在取款的过程中，可能是程序错了，或者步骤错了，不能取款。如果你对他说：不行，没有签字就不能取款。那样就造成了沟通不良。使用恰当字眼，你就应该学习这样说：我非常理解你的难处，同时我也知道这个事情对你的重要性，我只是做个建议，您不妨再让你的经理签个字，如果没有问题我们马上就拨款。

（3）运用非语言式的沟通

天下有三大利器，舌尖、笔尖、刀尖。人们常常都是靠语言，但是除了语言以外还有很多可以沟通的方式，例如你可以用善意的微笑，这也是最好的沟通方式。

2.改善沟通技巧的步骤

首先弄清目的。如果你不清楚自己为什么要传达这个信息，就会表现出一种没有把握的态度而破坏了沟通的进行。

选择适当的渠道。可以用口语沟通，电话沟通，也可以发一个E-mail沟通，甚至可以私下喝杯咖啡来沟通。

尽可能以最少的干扰选择适合接收者接收的信息。传达信息特别重要的是注意自己的用字措辞，要求对方给予反馈，做个好听众，排除偏见，以开放的心态去跟别人谈话。

进度失控的原因及解决方法

浪费时间的原因

进度失控造成的浪费时间就是不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告。

解决的方法

解决的方法就是拟定计划。什么时候完成什么事情，由谁来执行，完成以后向谁汇报等程序问题，要拟定详细的计划。要求自己所有重要的工作都应该有进度报告，每一天都要控制的进度。如果你的进度没有完善，或者没有去做进一步的检查，就会造成浪费时间。

 资料不全的原因及解决方法

浪费时间的原因

◆不明白事情的重要性。

◆没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。

解决的方法

◆认清事情的重要性，排出优先顺序。

◆系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。所以在拟定计划作决定时，给予成果的反馈，任何资料都要派上用场，还要对资料进行归档和储存。

 浪费时间的外在因素及解决方法（三）

导  言

使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。

浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。

浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。

所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。

你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。

 会议耽误的原因及解决方法

浪费时间的原因

◆会议没有适当的准备，或者没有会议目的。

◆会议没有议程。

◆开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会。

◆开会没有计划。

◆会议过多或会议时间过长。

◆不能准时开会，或者不能准时散会。

◆开会时有外来干扰。

◆讨论脱离议程的内容浪费时间。

◆会议没有结论，甚至会而无议，议而未决。

◆没有追踪对会议的执行情况。

解决的方法

针对以上会议搁置的不同原因，应有各自解决的方法。

(1)会议要有目的，没有目的就不开会如果有可能就应该把会议的目的写下来，一定要让所有参与会议的人都了解。

(2)召开会议首先安排会议的议程没有会议议程就开不成会议。因此用书面的议程，或者紧急的话，用口头宣读会议议程，使与会者有备而来，这样会议才会有重点。

(3)对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法派得上用场的人才应该参加会议。

(4)安排适当的计划做很多事情都一定要有ＰDCA(Ｐ是计划，D是执行，C是检查，A是行动)。一个没有计划的会议就是一个失败的会议。

(5)会议的时间和次数要适当

调查大家是否愿意列席会议，把拖很长的会议时间尽量减少，评估需要何人参加，何种资料，是否需要协调，然后安排开会的时间。

(6)务必准时开会与散会

为了迟到者而耽搁开会时间，等于惩罚准时出席的人，奖励迟到的人。

主持会议的人或者会议主席，应该把握时间的进度才不会浪费时间，这客观上就是节省了大家的时间。

(7)应付干扰、提高效率的办法就是制定规则

告诉与会者，如果有可能，规定除了真正紧急事之外，任何人不得干扰会议，或者开会时就声明今天的开会时间是半小时，请各位把你的手机关到静音，或者是把你的手机关闭，这就是避免干扰。

(8)对于脱离讨论议题的解决办法

希望并要求大家不要针对或者抵制这个会议，或者说用一种暗谈式议程的方式。一个主持会议的人，或者一个会议主席应该控制或者说是要做到最好的沟通。

(9)会要有议，议要有决，决要有行综述结论，确保大家能够达成协议，提醒与会的人要做的工作以及会后必须完成的任务。

(10)追踪会议决议的执行

在下次会议讨论的议程一开始就要把上次会议决议事项执行的情形提出报告，并要求大家提出进度的报告，直到这个工作完成为止。

文件复杂的原因及解决方法 

浪费时间的原因

文件复杂的原因有优柔寡断，拖拖拉拉，没有授权，完美主义，囤积成习，档案过多，各自工作，贪求过多，没有系统，读速太慢等，存在的原因有时是个人因素造成的，有时是一个团队的集体沟通不良造成的。

解决的方法

(1)对于优柔寡断的解决的方法

先把文件读一遍然后处理掉，不要说“这个文件你看了没有?”，“我不知道啊。”我不知道就会造成浪费时间。

(2)不要拖拖拉拉

一个文件例如在公司里有标准化文件，现在就处理；每天进来的文件中有80%在一开始就要丢弃，但一般主管只丢弃20%，所以变成了文件的积压，这也造成了浪费时间，所以一般性的文件处理完就销毁。

(3)学会授权

你可以授权，让别人做事情，使自己脱离琐碎、例行的工作。文件会跟着被分派出去的责任走。不要去做你可以授权给别人的事情，而让自己离开琐碎事情，去做你该做的工作。

(4)抛开完美主义

这样恰不恰当是你应该要求的标准，而不是没关系、无所谓，要抛开完美主义。

(5)及时销毁过时的文件

文件过期的一定要销毁，避免让文件积压。摆脱文件不要让无用的文件不断的流通。

(6)档案要分类存放

给档案标识指名设定的符号，例如T字代表永远档案，M可以代表普通档案。当文件不必要复印时，在文件上面做个答复，如果有必要归档就将你的意见写在原件的下面或后面，这样就不会因为档案过多而浪费时间。

(7)对于各自工作的解决方法

在放下工作之前首先应该把工作做完，就不会因为搁置而浪费时间。

(8)量力而行

讲求实际，不要一个时间里去做很多事情，而应在每一个时段专注于你最有价值的事项。

(9)要有系统

设计简化文件的处理系统，减少副本，用标准格式尽可能减少报告的长度和数量，选择性的过滤交由别人处理，选择性的安排自我顺序、存档，并存入多种参考资料，控制记录保留的时间，这都是一种系统化的工作。如果系统化工作做的很好，就不会因文件复杂而浪费时间。

(10)读速要快

依靠个人看法过滤与选择文件，要迅速的过目，让助理摘述内容，快速阅读文件，避免因读速太慢而浪费时间。