行政管理时间管理规划

行政管理时间管理规划

时间管理规划的原则与意义

规划的原则

今天所做的每一种选择，以及所做的每一个决定都有两种可能性,或者两种结果：一种是离你的目标越来越近，一种是离你的目标越来越远。因此，你所做的每一种决定，离目标越近，就要去做；离目标越远，就要灵活地去修正。在这个过程中，要让你的目标规划更具合理性，就要进行时间规划。

◆时间规划是要确保最宝贵的资产——“时间”的经济价值；

◆时间规划的最高标准是将可以使用的时间投入到最有益处、最有成就的作为中；

◆时间规划最低的标准是用最少的时间去完成追求与设定的目标。

规划的意义

◆为你实现目标作准备，为你时间效率的最大化作架构；

◆在你个人的工作范围，规划使用有限的时间以达到目标；

◆规划你的工作可以节省时间。

时间管理规划的原理与规则

规划的原理

让自己认识到只有将有限的时间预算来完成你的任务，才能够达成你的目标。

规划的规则

1基本原则——60/40

60%的时间可能是在工作，你的收入来源，你的需求；40%的时间可能是完成目标所做的一些努力。如果只把你工作时间的特定部分纳入计划，就是60分。60%是你的工作，40%可能都是在延续你未来的目标。

2．行事与时间分析表

在做每一天的工作以及时间分析表时，书面记录要仔细检查，你如何以及为什么使用你的时间。

3．任务总表——行事计划表

你要达到目标，首先就把要达成的目标做详尽的描述。其次是弄清具体的任务，即任务总表。

4．规则的、系统的、执着的

根据任务总表你必须有规则的、系统的、执着地去安排事情。

5．务实的规划

你要务实，千万不要好高鹜远，只在你实际上能够处理的范围内做规划。

6．学习保持弹性

弹性是时间的计划，是用来实现目标的，而不是用来限制自己的。

时间管理规划系统

规划系统

在你的生命过程中，你有一个生命计划——生命远景，有很远的一个计划——多年计划，还有今年的目标——年度计划。你的年度计划一定要靠每一个季度去完成，就是季计划。季计划是靠月计划完成，月计划又靠周计划完成，周计划要靠日计划完成。日计划就是每日的结果，日结果一周累计起来就是周结果，周结果累计一个月就是月结果，三个月累计起来就是一个季结果，季结果以后，又有年结果，循环下来，对年的结果进行调整。同时应随时检验结果。

时间规划系统里你会找到你生命的远景，找到你多年的计划，然后拟订你的年计划，分解以后成为你的季计划、月计划等。例如，一名总经理，他的生命计划可能是要成立一个集团，他多年的计划可能是要发展多少家企业，今年的年计划必须完成多少营业额。假如今年他要完成100万的营业额，那每一季至少要完成30万到40万营业额，每一个月就要10万到20万营业额。依此类推，一周至少完成要5万的业绩，每一天要完成1万。那每一天完成了，周才能完成；周完成了，月才能完成；月完成了季才能完成；季完成了，年才能完成；年计划完成了，就等于离目标更近了，这样才能完成你的多年计划，才能完成你的生命计划。

时间规划系统里，日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你的日计划要从周计划而来。自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进。一天检查所有工作的来源，包括你的专案、你记载截止日期的计划、排进去的活动和应该注意的事项等。

你未来的一周应该处理的事情，首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划，这样可以对工作做一些全盘的检查，将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备。周计划往上延伸就是月计划。有时从比一周更长的时间范围来看，工作也是非常重要的，月计划可以提供一个宽广的视野，使你每一周计划得更有效果。它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情。

月计划再往上就是你的季计划，一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标，并视情况做必要的修正和改进。在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针，并决定哪些方面任务应该取消、增加或加快。例如下一季度你可能晋升为主管，你需要接受一些主管方面的知识培训；你下个月可能要去一个地方旅游，那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料，这些都应该安排在季计划的内容之内。

 全方位检查

如果目标不明确，就没有办法做时间规划。同时如果你的目标设定还要把健康、家庭、工作、人际、理财、心智、休闲、心灵等因素考虑进来，把每一个你它目的、角色、价值观、信念诠释出来。例如，你重视健康，因为你相信健康就是财富，你知道拥有健康的身体，才可以做你能做的事情。第二个角色，你现在是一个什么层次的年龄，你在家庭里扮演的是一个什么样的角色，假如你的健康出问题的话，你可能会怎么样。你了解健康是人生最重要的一点，因此你相信不好的食物不能随随便便入口，所以你必须让我自己更快乐，更健康，而且你的健康不只是生理的健康，我还追求心理的健康。你相信，你的锻炼，你的付出，会让你的健康更得到充实，让你的健康状态变得更佳，这就是全方位的检视过程。借此去达到你的目的、价值观和信念。

同时全方位的成功还包括了健康、理财、人际、家庭、心智、心灵、休闲、工作，每一个都不能少。

 时间管理的80/20法则

决策的必要性

优先顺序

优先顺序就是决定哪件事情必须先做，哪件事情只能摆在第二位，哪些事情可以延缓来处理，即要有意识地设定明确的有限顺序，以便执着、系统地依照这个顺序处理计划里的任务。

决策的必要性——设定优先顺序的好处

1．只做重要而且是必要的任务

在生活中，不管是工作、学习、人际关系等，你只做重要而且是必要的任务。

●作为一名职业经理人，他的工作大部分时间是用在规划、组织、用人、指导、控制上。

●作为一名销售经理，他的工作可能就是把产品的知识传授给属下，统计整个单位的业绩，走访一些重要的顾客，把下级的一些意见反映给上级等。

●作为一个销售人员，他的优先顺序就是打电话约见客户，然后准备销售的工具以及材料，到客户那去，向客户介绍产品，最后签订定单。

所以每一个人，因为他工作的角色不同，只做重要及必要的任务。

2．每一次只集中在一件

事情上每个人的角色不同，在当时的状况之下设定目标，应以每一次仍能够最完美的完成目标为原则，这样在计划周期结束时，每个人至少都处理了重要事情。

帕雷托(PARETO)时间原则

19世纪意大利经济学家帕雷托（PARETO）发现：80%的财富掌握在20%的人手中。从此这种80/20规则在许多情况下得到广泛应用。一般表述为：在一个特定的组群或团体内，这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。

在时间管理中，在优先顺序里，也有一个PARETO时间原则，也称80/20法则。假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于80%的项目。

时间管理的重要意义在于能经常以20%的付出取得80%的成果，最后的结果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。

你使用或准备的时间占80%，即次要的多数问题占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的时间占20%，即重要的少数问题，造成的成果却占80%。例如：作为销售人员推销时，你打50个电话，可能只有5个顾客给你相约见面，就是说你花了80%的时间在约见客户，但是只有20%的客户跟你见面。作为一个职业经理，可能你花了两个小时的时间做准备，但是会议进行可能不到30分钟，也就是说用80%的时间做准备，造成的结果是20%，但是这20%的准备造成了80%的结果。也可用下图来表示：

运用ABC分析法来设定优先顺序

ABC分析法

ABC分析法——这个技术是来自于经验，也就是重要和次重要的任务。在所有任务的集合中，由不同任务所组成的百分比通常是固定的。字母A、B、C将不同的任务，依照它们对达成职业与个人目标的重要性分成三个等级。特别重要的称为A，比较重要的为B，不重要的为C。

ABC分析法基础

一天里最重要的一件事情，可能占很少数，称为A级任务，次等重要的B级任务不多，其他都是不重要的，是C级任务。从功能有效的达成角度去看，C级任务的成果比较低，次要任务成果平平，而重要任务的成果比较大，这就是ABC法则。

仔细回想一下，一天里实际上做的最有意义、最有成果的事情也许只有20%，大部分的时间，即80%的时间做的都不是特别重要的事情。

任务价值观

消耗了20%的时间可创造80%的效益，可有时往往消耗了80%的时间，只创造了20%的效益，这叫做80/20的任务价值图，也就是说当你从事最重要的任务，用最少的作为就能够达到最大的成果。

最重要的任务A占15%，因为作为领导人的任务总和差不多是15%，而这些任务的本身价值就占达成目标贡献的65%。一个单位经理是很少的，他是关键的少数，决定了关键多数的事情，这也就是80/20规则中的A级任务。中等任务B任务，占一个领导人的综合的比例是20%，相当于它也只有20%的价值。较不重要的C任务，反而占到65%的时间，但是他的价值很小，只有15%。C任务，虽然数量多但是它的贡献很小。所以对于A任务，是必须做的，应该投入更多的时间。B任务是应该做的，而C类任务是不值得做的。

 浪费时间的外在因素及解决方法（一）

使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。

浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。

浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。

所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。

你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。

 电话干扰的原因及解决方法

浪费时间的原因

电话干扰会浪费很多时间。许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。与电话有关的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理。接电话的强烈欲望不是来自电话，而是来自于人的心理，电话之所以会吸引你有很多原因，例如你假设每次电话都来的名正言顺，需要你注意，而如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。

1．害怕冒犯别人

你之所以在不该接电话的时候接电话，而且讲电话的时间比应讲的时间要久，是因为害怕，如果不接的话会让来电者觉得不愉快。

2．希望保持消息灵通

不想漏掉任何情形，例如助理接电话时，许多管理者会下意识地停下工作旁听。

3．自我膨胀

别人打电话来向你索取资料或者信息，你会有一种好像身价不凡的感觉，这就叫自我膨胀。

4．享受社交的乐趣

有些人无法抗拒社交的诱惑，把每次电话变成社交活动的工具，还有当成现成的借口。如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作，接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口。

解决的方法

电话干扰的确会给你的工作产生干挠，带来很多时间的浪费，会影响你的时间管理，解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。

1．阻绝干扰

很多人就是因为不了解过滤电话，不知道如何处理电话，以至于他在一天的时间里往往都浪费在接电话上。学会过滤电话，阻绝干扰有几个步骤。

（1）处理

如果有可能尽量由助理回答来电者的需求，并记下有关的信息。

（2）转接

如果助理无法处理电话，下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。

（3）暂缓

如果遇到只有你能处理的状况，助理要试着写下留言，避免使你受到打扰，你可以下一步再去处理这个事情。

（4）速办

如果来电者合乎你们事先约定好的原则，紧急事或者重要人物的电话可以直接接听，速办可以把时间压缩更短。

圆滑过滤电话的一些诀窍，例如可以说：

◆(处理)你稍微等一下，我翻一下我们的档案。

◆(转接)我们的企划主任今天下午正在着手这个计划，要不要我把您的电话转给他?

◆(暂缓)我想他11点左右就可以回你的电话，这样可以吗?

◆(速办)我看我可不可以去打断他一下。

如果你没有助理怎么办？

那么，你就必须与同事互相帮助接电话，安装留言系统。如果有开关你可以暂时切断，或将电话移到视线以外，关键性的时间索性拔掉电话的插头，甚至把你的工作带到没有电话的地方。

2．集合所有电话

在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。

良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：

◆暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。

◆提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗?

◆坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。