行政管理流程图的绘制方法

行政管理流程图的绘制方法 

生活中的一条原则：如果一件事情我不能在5分钟之内解释清楚，我就不会去使用它。

——菲利普·克罗斯比，由公司经理转成的福音传道者

横坐标表示部门和岗位的名称。从左上角开始，级别从高往低逐步下降。部门或者岗位的名称也要编码，一般用英文字母，比如总裁用Ａ，部门总监用Ｂ，生产管理部用Ｃ，物流中心用Ｄ，营销公司用Ｅ，工厂或者子公司用Ｆ，等等。

纵坐标是时间顺序，就是先做什么、后做什么。按照时间顺序编为1、2、3、4、5、6、7、8、9、10。

绘制流程图 

图示方法 

1.流程图不要太复杂，一般只用三种图形

第一种图形是椭圆，椭圆只表示开始和结束两个结点。

第二种图形是矩形，矩形表示任务。

第三种图形是菱形，菱形表示判定。比如审批这种环节都用菱形。

2.进口、出口与交叉

通常，矩形和菱形都要求有进口和出口。如果只有进口没有出口，或者只有出口没有进口，说明流程图有问题。

一些工作做完以后，并不一定和其他人有关系，就要用一条曲线表示结束。比如某计划总裁批准后，交档案室存档，就要用虚线和表示结束的椭圆形连接。

两条线交叉时用拐弯的箭头，表示两条线并未相交，没有结点，而是跳过去了。 

管理标准和管理表单

管理标准是一种表格，与流程图相匹配，是对流程图的解释。第一栏是任务名称，第二栏是跟流程图对应的结点。流程图中不明白的地方，依据结点查管理标准。第三栏是任务程序和重点，是最核心的一栏。比如年度生产计划表有三个程序，第一个是生产管理部编制的公司生产计划，第二个是报运营总监审查的程序，第三个是报公司总经理审批的程序。

管理表单就是对各种管理工作规定的规范化的表格。设计表格时要考虑与管理信息化系统相关联，要有结点号。 

绘制流程图的步骤

第一步：描述公司原来的管理流程。

第二步：重新界定参与流程的部门和范围。流程再造的前提是组织结构的流程化，要重新调整组织结构。比如物流中心跟销售公司合并了，流程图就要重新界定。 

绘制流程图的原则

完整性——描述流程的时候，要表达完整，对各个环节不要遗漏和重复。

简明性——里头不要有罗嗦的东西，如果原有的流程看起来不简洁，或者很罗嗦，那你在描述的时候要注意把这几个流程矩形方块用红笔圈一下，那将是改造的对象。

便于计算机操作——重点是流程图、结点的编号和管理标准的制作等。 

绘制流程图 

流程图绘制好之后，就要试用。试用过程中要注意收集反馈信息，重点是检查存在哪些问题。改进之后，最后确定新的流程。 

 第一阶段市场开发

（1）节点Ａ2，市场开发

营销部进行市场调查、公关活动及客户开发。

营销部业务员与客户洽谈，获得业务定单。

将定单报送生产技术部和财务部评审。

（2）节点Ｂ3，Ｇ3合同评审

生产技术部根据车间生产能力和生产计划安排评审营销部报送的定单。

财务部根据毛利率评审营销部报送的定单。

并将评审过可以接受的定单通知营销部。

（3）节点Ａ4，签订合同

营销部与客户签订合同。

根据签订的合同向生产技术部下达承接任务单。 

第二阶段安排生产

（1）节点Ｂ5，安排生产计划

生产技术部向车间下达生产任务单和限额领料单。

（2）节点Ｅ5，车间生产

按任务单向各班组下达生产任务。

各班组安排生产计划。

（3）节点Ｅ6，印刷或后加工

按照定单的要求安排印刷或后加工生产。

持限额领料单领取纸张和生产辅料。

质检员进行过程中检验。

（4）节点Ｆ6，发放材料

物资供应部及时按生产需要发放材料。

（5）节点Ｄ6，生产过程中的检验

质量保证部的质检人员参与生产过程检验，随时把好质量关。

记好各次检验原始记录。

（6）节点Ｄ7，完工检验

质量保证部根据质检要求完成出厂检验工作。

将成品运送成品库。

需要补印和返工的，由车间下达“补印单”。

（7）节点Ｃ7，成品入库

将成品入库。

并根据合同的交货种类、日期等做好详细记录。 

第三阶段交货

（1）节点Ｂ7，送货

生产技术部根据营销部与客户商定的交货时间安排送货。

将客户收货的签收单送交营销部。

（2）节点Ａ7，结款

客户验收货物。

与客户结款。

（3）节点Ｆ8，收款

财务部及时向客户回收货款。

会同营销部催还应收账款。 

流程再造的过程分成两大阶段：第一阶段是对原有流程的描述；第二个阶段是实施改造，提高运行效率和经济效益。对于刚刚建立的新公司，叫做流程的设计。流程图有很多模式，但是大家要习惯于本讲推荐的这种规范化的模式。