行政管理岗位说明书的编制

行政管理岗位说明书的编制

岗位说明书的定义和编制要求

定   义

岗位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价内容给予的定义说明。

岗位说明书应该成为劳动合同文本的附件。

编制要求

1．任职条件

就是什么样的人才能承担这个岗位的任务，对学历、经历、知识、体能等有什么要求。

2．岗位目的

为什么要设置这个岗位，这个岗位设置以后将发挥什么样的作用。

3．上下级之间的关系

这个岗位的上级是谁，下级是谁，他们之间是什么关系。

4．沟通关系

这个岗位要和企业内的哪些部门打交道，对外要和哪些政府部门、相关企业、客户或者社会中介机构打交道。

5．职责范围

负什么责，负责程度，是负主责、是负部分还是支持。

6．评价考核

岗位说明书的编写步骤

◆单位。

◆部门。

◆岗位名称。

◆直接主管———直接主管填的不是人名，而是岗位名称，就是说受哪个岗位管。

◆编制日期。

◆签字。

岗位任职条件与沟通关系的确定

任职条件

1．学历

◆一般填某某学历以上。

◆学位，比如要求硕士或博士学位。

◆技术职称，要求有高级职称的任职资格（不是要求有高级职称）。

2．经验

◆要求在本行业工作过。

◆要求在本岗位工作多少年以上。

3．专业知识

◆要求具有哪个专业的知识。

◆一般不必写得很详细，只要求哪一个方面或哪一个专业。

4．业务了解范围

◆业务了解范围填起来比较困难一些，也就是除了本专业，还要了解哪些相关知识。

岗位目的

◆岗位目的就是岗位的作用，这是岗位说明书最难写的一个部分。

◆一般写这个岗位的必要性和所起的作用。

【事例】

人力资源部的人事培训专员的岗位目的是：根据公司的发展战略，组织协调公司各个部门、子公司的员工培训工作，开发员工潜能，提高员工素质，为集团公司的经营管理提供人力资源的保障和支持。

确定岗位上下级关系和沟通关系

1．沟通关系分两部分

◆内部沟通

内部沟通就是在企业内部将跟谁打交道。沟通关系不填写下级，只填写上级和平级，因为下级是必然要沟通的。

主要是两个层面：

◆一个是上级。

◆一个是平级。

平级主要是在企业里将要和哪些相关的部门、岗位打交道。一般只选择两个或三个左右经常打交道的部门。

◆外部沟通

企业的外部还有哪些相关单位要打交道。外部沟通关系一般分几类：

◆政府部门。比如企管部负责企业的注册登记这些工作，要和工商局打交道，技术开发部可能要跟标准局、技术监督局打交道，统计工作可能要和统计局打交道。

◆相关企业。相关企业指上下游企业，上游指原材料供应商，下游指运输、客户等。

◆中介机构。比如律师事务所、会计师事务所、咨询公司、培训公司等。

2．上下级关系

在沟通关系的下面要填下级的人数：

◆直接领导的人数。

◆间接领导的人数。

◆总数。

人员类别指级别，就是属于经理级、中层还是属于一般人员。

岗位职责的确定

1．职责范围

按职责重要性依次列出每项职责及其目的，是职责范围的精确描述。要按照职责的重要程度来填写，重要的放在前面，次要的放在后面。基层工作人员可能两至五项，中层人员可能五至十项，高层人员可能十几项。有时候第二页可能一张纸不够，也许会两张纸或者三张纸。

2．负责程度

应承担的全部责任、部分、支持的责任。就是负什么样的责任，是负全部责任，还是负部分责任，还是支持。

◆全责

在同一个级别上没有其他同志负全部责任，只有你负责，那么这个责任叫全责。

纵向有可能有两个职位都负全责，横向不允许有两个岗位同时负全责。比如人力资源部经理，员工管理、薪酬管理、培训、考核也都是负全责。下属所负的全责之和应该和上级部门经理负的全责一致。

◆部分责任

就是大家需要配合，或者责任有交叉，这时候是部分责任。比如培训专员负主责，但是员工管理者也要负部分责任，因为他负责筛选这些员工，哪些需要培训，他负部分责任。

◆支持责任

比如企业的生产管理部有部长，有负责计划的，负责调度的，负责统计的，那么负责统计的同志对生产管理调度计划都有支持责任，因为统计资料要提供给其他几个人看。

做岗位说明书的时候，支持责任不要太多。一个人负责很多支持责任，就会造成相互之间的矛盾。

3．考核评价

考核就是从数量和质量上来检测职责。

编制岗位说明书是工作分析跟岗位研究最重要的一项工作，也是最终得出的一个最关键的文件。我们把编制岗位说明书叫做岗位描述，就是通过这项工作把整个岗位进行一个整体全面的描述。做好了这项工作才能够做好岗位评价工作，所以它是岗位评价的基础。

这一讲主要介绍了岗位说明书的编制。编制岗位说明书有哪些要求，如何编写，栏目怎样确定，怎样填写。特别要注意任职条件，因为任职条件是评估员工的标准，甚至牵扯到工资待遇。再一个要特别注意的是，如何填写沟通关系。岗位说明书的核心内容是确定岗位职责。岗位说明书应该作为公司与员工签定的劳动合同的附件，是合同的组成部分。

 第21讲   岗位说明书的作用

岗位说明书的六大作用

为招聘录用员工提供依据

我认为一个人在某个工作岗位上工作愉快，这并不总是表明他就适合该项工作。

———简·奥斯丁（1775－1817），小说家

岗位说明书确定的任职条件是招聘工作的基础，招聘时需要依照任职条件来选人。

岗位说明书作为员工录用以后劳动合同的附件。就是企业已经决定录用你了，事先约定你要负什么职责，不用领导详细做介绍。

岗位说明书可以作为新员工入司培训的教材。新员工被录用以后，企业都要进行入司培训。培训的目的是要让新员工了解公司概况，了解公司组织结构，了解公司基本规章制度，了解岗位职责。而岗位说明书对这些规定得很详细。

对员工进行目标管理

在目标管理设计的时候，依据岗位说明书所规定的职责，给员工下达目标会很清晰。

比如人力资源部的培训专员，就下达培训指标，要求今年完成150人次，而不是下达薪酬管理指标。

是绩效考核的基本依据

在绩效考核的时候，一看岗位说明书就知道只有这个岗位才有这个职责，才能去考核他是不是尽职尽责，是不是完成了工作目标。假如在岗位说明书中根本就没有这个职责，你就不能去考核他。所以，岗位说明书在工作目标管理和绩效考核工作中起很大的作用，是一个基本的依据。

岗位说明书明确确定了某一项职责的范围，是全责、部分还是支持，很清楚地划分了员工的职责。当某一项工作没有完成或出现问题时，责任十分清楚。

岗位说明书还规定了考核评价内容。绩效考核的标准应该是一致的。不能说是岗位说明书写的是一个样，考核标准又是一个样。

为企业制定薪酬政策提供依据

直接决定薪酬的是岗位评价，所以岗位说明书所提供的依据评价是间接的。

岗位评价的基础是岗位分析和岗位说明书，如果没有岗位说明书、岗位内涵分析、员工规格分析等资料，就无法进行岗位评价。

岗位评价是企业薪酬政策的基本依据，整个薪酬体系需要以岗位评价为支撑性资料。

是员工教育与培训的依据

根据岗位说明书，对任职条件不足的员工进行教育和培训，提升他本身的素质。

为晋升与开发提供一个依据

人力资源管理中一项非常重要的工作是人力资源开发，就是通过一些手段使员工的素质和积极性不断提高，最大限度地发挥员工的潜能，为企业做更大贡献。

举例：比如某岗位要求大学本科以上学历，但是应聘这个岗位的是一位硕士，那么录用没有问题。但是这个同志本身有潜力，将来可以作为晋升的预备成员。

员工大都愿意在一个企业长期工作，并不愿意来回跳槽。主要是看有没有发展的空间，比如现在是销售员，有没有可能做销售经理或销售总监。公司就要依据岗位说明书，有针对性地做工作。

根据岗位说明书做员工晋升路径图，作为规范化管理的一个基础文件。每一个员工都清楚，做这个岗位，只要好好做将来就能升到什么职位，或几年才能达到任职条件。

 岗位说明书的应用（案例）

岗位说明书是规范化管理的一个重要的基础性文件，你可能会问：岗位说明书到底起什么作用？它怎么应用呢？这一讲主要针对这些问题，介绍了岗位说明书的应用办法及“六大作用”。