行政管理设定目标的七个步骤

行政管理设定目标的七个步骤

设定目标的步骤

设定一个好的目标，应该有以下七个步骤。但是许多中层经理在设定目标时往往只重视步骤一、二，步骤三以后的其他步骤常常被忽略，从而造成设定目标失败。

中层经理只有在正确理解公司整体目标的前提下，才能围绕着这些目标，制定出既符合公司目标，又符合本部门实际情况的部门目标。

例如，他必须了解，为什么公司要把营业目标定在5个亿，为什么比去年增加60%之多。他必须站在高层领导的角度才能正确理解这些问题。在理解这些问题后，才能根据整体目标，制定出相应的部门目标。

在制定部门目标时，要点之一是：让你的下属了解公司的目标。而这往往是中层经理们容易忽略的地方。

一般来说，公司为了让所有的部门，尤其是中层管理人员理解公司的目标，往往要开年度会议，而普通员工则很少有机会了解公司的目标。员工不了解公司的目标，一是可能削弱他们的积极性；二是理解部门目标及制定个人目标时可能出现偏差。

制定符合SMART原则的目标

检查目标是否与上司的目标一致

一般而言，现代企业里的目标制定程序可以用上图来表示：

董事会制定战略目标，也就是确定公司的整体发展方向，总经理再根据战略目标制定年度发展目标，部门目标则是对年度总目标的分解，员工根据部门目标制定个人目标。

由于目标是从上至下，层层分解形成的，因而，作为公司的一员，在目标的执行上不存在讨价还价的余地。你的目标必须与上司的目标一致，这是确定无疑的。所以，在目标制定和执行过程中，你要检查你的目标是否与上司的目标发生偏差。主要从两个方面检查你的目标是否与上司的目标发生偏差：一是与谁保持一致；二是针对目标的计划在具体执行方面也应该保持一致。

列出可能遇到的问题和阻碍并找出相应的解决方法

这一步骤容易被忽略，但实际上它对于目标的顺利达成很重要。所谓“有备无患”，制定目标时应该具备风险意识，也就是对目标的实现过程中可能出现的问题、障碍制定应急方案。

列出实现目标所需要的技能和知识

确定目标完成的日期并对目标予以书面化

目标制定的关键之一就是确定其完成日期。在目标制定之后，还要用书面确定下来，这是目标管理规范化的一个表现。对目标加以书面化以后，不会引起疑虑和争论，而且有利于目标检查和工作考核，此外，还便于目标的修订。目标书面化，一定要落实到专人专项，最好是让下属自己将最终确定的工作目标进行整理，做出两份正式的书面材料，一份留给自己，作为后续工作的参照；另一份交部门经理处，以此对员工的工作进行检查。

中层经理在制定目标时可以依七个步骤进行：一是在正确理解公司的整体目标之后，向下属传达，这是保证所有成员目标一致的必要步骤；二是依SMART原则制定目标，也就是要保证目标明确具体、可衡量、可接受、可行、时限性的五个要点；三是在目标制定和执行的过程中，检查目标是否与上司的目标一致；第四步要列出目标执行过程中可能遇到的问题，制定相应的解决方案；第五步列出目标执行所需的技能和知识，以便于成员针对欠缺之处进行补充；第六步列出合作对象和所需的外部资源；第七步确定目标完成的日期，并对目标加以书面化。

如何为下属制定目标

来自下属的阻力

阻力一：尽量压低工作目标，讨价还价

阻力二：对工作目标无所谓

阻力三：习惯于接受命令和指示

阻力四：个人目标与组织目标、部门目标发生冲突

尽量压低目标，讨价还价

在召开这种会议时，实际接触业务的人员都会把能导致领导提高对自己的工作要求的真实信息隐瞒起来。几乎没有一个业务人员会在领导提出的任务目标基础上，主动往上加码，谁都希望尽量轻松的完成自己的工作，减轻工作压力。这种情况尤其会出现在销售人员的身上，他们的业绩同可实际度量的销售数字结合，标准定的越低，工作的压力越小，获得的提成越高，自己的收益也越可观，他们知道中层经理不会比自己更清楚销售区域的实际情况，因此，他们会和上司讨价还价，期望得到对自己最有利的工作目标。当然，这是一种普遍的员工心理，其他部门的员工也会有同样的问题。看不到对自己有利的前景，员工们不会有太多的热情。

对工作目标无所谓

有些员工对你为他设定的目标觉得无所谓，原因可能有两种：一是根据过去的经验，你经常要求他改变工作目标，所以他认为你根本不重视目标管理；二是公司的绩效考核制度不完善，即使工作再好，也得不到应有的评价。

还有一些员工，本身就在“混日子”，对自己的本职工作糊里糊涂，更别说在部门目标管理中发挥什么作用了，他们自然对工作目标无所谓。

习惯于接受命令和指示

在向下属制定工作目标时，作为最终工作目标的领受者和实施者的下属常常是以一种被动领受任务的心态来面对中层经理：上司告诉我做什么，怎么做，在什么时间和地点做，我就按要求去做，保证不出偏差就算完成了任务，没有其他任何责任。

在这一点上，部门下属的态度与同样是从上司那里接受任务的中层经理不同。中层经理的工作职责和权利使他不仅仅要考虑完成工作目标所涉及的个人利益，还要将精力更多的关注部门的利益。因此，中层经理会更主动地对目标进行质疑，将部门的利益同工作目标相协调，影响最终部门工作目标的修改、确认。但是下属却抱着无所谓的态度，认为目标管理同自己不相干，不能采取主动的态度同中层经理一起协商制定工作目标。

个人目标与组织目标、部门目标发生冲突

员工本身的发展目标同部门的目标发生冲突，出于自身的考虑，员工不愿意承担中层经理分配给自己的工作，原因可能是：

（1）这项工作超出了自己的能力，不是自己的长项，要做好这项工作需要付出很大的努力。

（2）对现在负责的工作早已厌倦。

如何化解来自下属的阻力

总的来说，中层经理应当在充分掌握各种信息的基础上，依照所处环境的资源、工作难度、经验和个人能力制定下属的工作目标。最理想的情况就是，中层经理既对本部门可以动用的各种资源，比如人员、奖励权限等了如指掌外，还非常了解各种具体的业务情况、自己下属的个人情况，把每一个下属放在最适合的位置上。

解释目标所能带来的好处

下属最关心的可能还是自身的利益。为下属制定工作目标时，为了降低、消除下属担心压力过重，不愿意承担更多责任的阻力，中层经理可以向下属详细地解释制定某项目标，能够带给组织、部门的利益是什么，下属可以从中得到什么，以此使下属看到自己前进的方向，得到前进的动力。

鼓励下属设定自己的工作目标

对自己的工作，下属一般会比中层经理了解得更多。中层经理在向整个部门详细介绍了部门工作目标之后，可以让下属自己先定自己的工作目标。这样做，一方面使下属感到更有责任感，对问题的考虑更为实际，对潜在的问题提出设想和解决方案；另一方面，培养下属独立思考和解决问题的能力。

循序渐进

在刚刚实行目标管理时下属们对此还不习惯时，先对下属进行引导，按照目标达成和实现的难易程度来进行设定，循序渐进，逐步推行，可以按照先易后难、近期目标较详细，远期目标比较概括、时间滚动等的方式，以使下属从过去听从命令、领受任务的习惯做法中解脱出来。

目标与绩效标准的统一

有什么样的目标就应有什么样的绩效标准。

（2）销售员乙

目标：全年销售额达到30万元。

绩效标准：不少于30万元/年。

激励标准：超过30万元/年销售额，超过部分给予销售额５%奖励。

由于不同的目标有不同的绩效标准和奖励标准，所以，在制定目标时，下属一般来说会追求更高一级的目标，因为，较低的目标会造成下属物质和精神利益的损失。

对于职能部门和服务部门的目标也是一样的，只不过注意在制定了目标后一定要同时确定目标的绩效标准。

向下属说明你所能够提供的支持

让下属知道能够得到什么样的支持对于下属建立工作信心很重要。因为，他知道你并不是对他的工作袖手旁观，而是随时准备提供帮助和支持。这一方法有三个要点：

（1）授权。充分授予下属为达成目标所必需的职权。

（2）明确告诉下属为达成目标所必需的能力是什么，以及下属的差距是什么。

（3）辅导。在下属的工作过程中，你将会在哪些方面予以帮助。由于工作能力、经验方面的问题，下属在制定工作目标以及执行的过程中，很可能会遇到各种困难。职业经理可以对下属进行辅导，为他们提供相关的信息和可利用的资源。

常见的误区

激励是公司的事情

职业经理人有时会认为，自己既没有加薪的权力，也没有升职的权力，激励应该是老总的事情、是公司的事情，公司有统一的激励政策，照章执行就可以了。

“怎么样，没有我的事儿吧，激励都是公司的统一规定、都是老总或人力资源部门来制定，还有董事会决定，那可不关我的事儿，我只管完成任务。”——你是否也如此认为呢？

激励不仅仅是一些制度性或政策性的激励，它还是一个更广义的概念，激励包括工作的软环境即组织气氛、人事关系、经理与下属、下属相互间的协作等的关系，职业经理的工作风格，对公司、对工作的责任与态度，人格魅力，威信，对下属的认可与赞美，与下属之间彼此的信任程度，下属的成就感与满足感……

激励不只是公司的事情，职业经理对下属的激励起着非常重大和微妙的作用，真正的对下属的激励在于职业经理本身，他才是激励的源泉所在。

重业务，不重激励

一些职业经理在实际工作中，往往只注重员工的业务成绩，诸如是否完成了工作、是否达到了工作标准，部门的工作业绩如何，所定的指标是否完成。但是，对员工的工作态度、内心想法、有无积极性、是否发自内心认同等等都不太关注，更不要说如何去激励下属了。

不能只重业务而忽略了下属的正当要求，下属也同样是有各种需求和要求的，别忘了要适时地激励下属——包括对过程和结果，激励在管理过程中充当着重要的角色，能够促使下属高效率地完成任务。

把激励和奖励划等号

激励就是钱的问题

下属不就是想要钱吗！

下属跟我说这困难、那困难——要钱

下属要求长工资——要钱

下属要求晋升——还是要加薪

下属辞职时——加钱就能解决问题

下属业绩突出点儿——奖金、提成

说来说去不就是一个钱字吗

对于激励来讲，钱是一项重要的激励资源，一项缺一不可的物质基础，即没有钱是万万不行的，但只有钱又是万万不可的。有的部门经理把钱当成了万能钥匙，以为可以用它来打开所有的锁，结果是有的打得开、有的打不开。只相信金钱的巨大力量，而没有考虑你的财力资源是有限的，为什么不试着使用一些投资少或者不用投资而同样产生激励的方法呢？

我的激励没有问题

有的职业经理自认为形成了一套管理方法：

我的下属工作都很努力，在激励这方面没有什么问题。

我的部门业绩挺好，用不着激励。

我在部门威信高，他们都服我。

我手底下都是哥儿们，从不给我丢脸。

我的下属好对付，给点小恩小惠就行。

谁不好好干我就开了他。

我有权谁敢不听。

……

以上是职业经理人常有的对于激励的不正确看法。这些看法往往是因为职业经理们不知道下属的真正想法而形成的。以下分析如何知道下属的想法。

需要层次理论

1.层次理论

（1）需要的五个层次

需要层次理论认为每个人都有五个层次的需要：

第一层次：生理需要。食物、水、住所、性满足以及其他方面的生理需要。

第二层次：保护自己免受身体和情感伤害的需要。

第三层次：社会需要。包括友谊、爱情、归属及接纳方面的需要。

第四层次：尊重需要。包括内部尊重、自尊、自主和成就感；外部尊重包括地位、认可和关注等。

第五层次：自我实现需要。成长与发展、发展自身潜能、实现理想的需要。这是一种追求个人能力极限的内驱力。

（2）需要满足的特性

人们首先希望满足较低层次的需要，其次才会希望满足较高层次需要。因为当前一个基本需要未满足前，人们通常不会想到下一个需要的满足，就如同一个快要饿死的人不会去想他是否喜欢吃山珍海味，而是赶快吃饱。一个人现在急需要一份工作来养家糊口，他不会挑剔工作的舒适、稳定与否，也不会考虑今后是否可以升职，而是赶紧先得到一份工作。

当一种需要满足后，另一种更高层次的需要就会占主导地位。个体的需要是逐层上升的。从激励的角度来看，没有一种需要会得到完全满足，但只要其得到部分地满足，个体就会转向追求其他方面的需要了。

这五种需要分为高级和低级，生理需要和安全需要属于低级需要，而社会需要、尊重需要与自我实现需要称为较高级的需要。低级的需要主要是从外部使人得到满足，高级需要主要是从内部使人得到满足。

2.层次理论的启示

可以这么理解，激励就是针对某种需要，以特定的方式给予满足。所以，对下属实施激励的前提就是：了解他的需要。在充分了解下属的需要后，才能针对不同的需要，采用不同的激励方式。

（1）针对不同的需要实施激励

下属的需要层次及程度是有差异的。不要以为下属的工资都是每月1500元，他们的需要就都是一样的。由于每个人的背景、家庭、经历、性格、对未来的期望等等不同，他们作为独立的人、个体的人，分别处在不同的需要层次上，需要的程度也不尽相同。所以，职业经理要分别了解他们的需要，并根据他们的需要层次，采取相应的激励方法，千万不能一刀切。

（2）不能永远使用同一种激励方式

一旦下属某一层次的需要得到满足以后，满足下一层次需要的愿望就油然而生。同样的激励方式不可能永远有效。职业经理要及时采取措施，通过满足下一层次的需要来激励下属。

了解下属的真正需要之后，才能有针对性地实施激励。下面介绍几种了解下属需要的方法。

2.对抱怨的分析

下属的抱怨是很重要的消息来源，可以暗示甚至明示工作缺乏动机的原因，或者是用来衡量问题的性质和严重程度。职业经理必须在自己和下属之间创造相互信任和坦诚的气氛，这样，下属才会将抱怨公开地、理智地、建设性地、直接地表达出来。这样，你才能利用抱怨来解决问题及改善整个团队的工作动机。

下属的抱怨有两种：一种是积极的抱怨，一种是消极的抱怨。

3.问卷法

向下属发放经过精心设计的问卷，通过问卷的统计与分析，了解下属的需要。

需要层次调查问卷

此调查运用马斯洛需要层次理论来分析你自己的需要和激励情况。请根据你对现有工作（或最近工作）的感受回答。

填写示例：

下例有跟你的职务有关的若干特性。请你就每一项特性，打出三种分数：

你的工作究竟具有多少这种特性？

你认为你的工作该有多少这种特性？

这种特性于你有多重要？