行政管理岗位说明书范例分析

行政管理岗位说明书范例分析 （上）

岗位说明书的内容

◆ 基本资料；

◆ 工作内容；

◆ 任职资格；

◆ 工作场所；

◆ 绩效标准；

◆ 备注。

例如让公司经理级以上的干部一起参加培训，在培训现场让他们来填岗位说明书，再提供一个样板，告诉他们怎么填才是正确的，填完之后再进行下一步的培训。然后请这些领导干部们以他们填的说明书为例，给自己部门的全体人员再做一次培训。通过这样两层次的培训，就能把岗位说明书做出来。

“基本资料”部分的修改

◆ 工资

工资水平要去掉，工资等级可以保留。

◆ “辖员人数”

即所有被管辖区域的人数，指直接下属向上级报告的人数有多少，这个岗位的管理跨度要加进去。

◆ “批准人”

“批准人”可能是两类角色：

① 人力资源管经理

人力资源经理签字是确认准确性，他的职责是要保证所采用的表格规范化，实际上他主要是对形式上、从管理技术的角度负责。

② 这个岗位最直接的或者是间接的上司

直接上司签字的时候，是对这个岗位具体的职责、任务、入职要求、工作环境、工作条件、工作待遇把关。也可以理解为直接上司核准，人力资源总监批准。

◆ “工作性质”

“工作性质”的提法不清楚，要改为职位类别或工作职系。

“工作内容”部分的修改

◆ “工作概要”

“工作概要”就是一个概要，是一个综合性的最简单的语言描述。

◆ “职务说明”

“职务说明”的部分，权限标注为协助、负责、执行，这还是不够明白的。整个公司应该制定一个权限字典，解释一些词的含义。

◆ “耗时”

“耗时”很难说清楚，也不好预测。所以需要在能够有规律的、清晰的描述之下，再加进耗时。还可以用其他描述如工作量、频次、数量来进行描述。

◆ 各项职责的排列

各项职责应该如何排列呢？本着先重后轻的原则。

◆ “完成岗位目标和上级下达的其他任务”

这一条一定要加进去，因为制度永远都是滞后的，永远都会有空白点。有些职责、临时的计划、突发的计划，或者调整的计划是制度里无法事先规定的，就要用这一条来约定。

“工作关系”部分的修改

当我们谈工作关系时，首先在脑子里面会画一张图，实际上当我们表示某种工作关系时，用图形方法，是最形象、最直接、最直观、最有效率的。

管理是一个工具，任何时候都要找到最快的、最有效的、最简单的表示方式。用图形化表示工作关系，通常包括以下三部分：

◆ 组织结构图

即这个岗位相关的上下左右的组织结构图。

◆ 工作关系图

即这个岗位通常和哪些岗位发生工作关系。

◆ 职务升迁变化图

或者说岗位通道、职务通道的图示。

在岗位分析里面，应该把工作流程图绘出来，加一个大栏目，就是本岗位的主要工作流程。 

如何制作岗位说明书（下）

“任职资格”部分的修改

◆ 任职资格部分

任职资格部分让员工怎么填呢？参考模板，首先是所需学历及专业，其次是所需技能的培训，经过培训方可上岗。

其中，专业要求是计算机，其他专业同等学历也可，这等于没说。所以要么是计算机专业优先，其他专业也可，要么就不限专业。

所需学历——最低学历为大专以上学历，既然有最低学历要求，也应该有一个最高学历要求，或者叫基本学历要求，两种模式都可以。

国内管理有一个误区：人才高消费，结果培养了一批又一批，培养成才之后留不住。所以，可以学习某些企业的做法，用人的时候，宁可向低了用，不向高了用，这就会让员工更加珍惜自己能胜任的工作。     

◆ 所需的经验

模版中是一年以上的相关工作经验，还需要加一个注解，如要另外有一套测试实际能力的体系。

◆ 一般能力

这一栏包括若干项目能力，该如何填呢？现在的情况是分数评定没有标准，除了5分是满分以外，3分代表每人心中不同标准，这又是个趋中的数字。所以对各个能力的定义要有一个描述，只有有表是不够的，还要加一个描述，给出各个能力的定义，把打分的标准明确下来。

◆ 基本素质和个性特征

这一栏，除有一个一般能力之外，还应该有针对岗位业务能力的要求。只有专业技术还不够，还应该有一个业务能力及相关要求。可以利用很多心理学的成果，例如，特征、个性等心理学的内容，现在虽还不很成熟，但可以使这一栏的内容变得丰富起来。

◆ 体能要求

体能要求在有些岗位里面是需要的，比如做讲师的，有时要站着讲几天的课程。

不同的职业，不同的岗位，有的甚至对年龄、对性别也有要求。

“工作场所”部分的修改

◆ 工作时间

模板中的工作时间为早9：00-晚6：00，经常加班，这种写法显然是不行的，经常加班应该写具体，可操作。所以，可以标注一下：经常加班，但保证每月加班不多于30小时。

◆ 工作环境和条件

工作环境和条件要体现出来，比如室内是什么环境、有没有空调、冬天有没有暖气、有没有巴士，有没有吃饭的地方、是否提供午餐，有没有粉尘、噪声、辐射，等等，都要写出来。

◆ 工作的均衡性

不仅要写清什么时段比较忙碌，还要写得有操作性，例如季节性的忙碌。 

“考核标准”部分的修改

模版中从以下10个方面来考核：

◆ 工作绩效；

◆ 工作态度；

◆ 工作能力；

◆ 专业知识；

◆ 责任感；

◆ 企业文化；

◆ 发展潜力；

◆ 协调合作；

◆ 品德言行；

◆ 成本意识。

但是这10个方面的考核标准不好用，只有一个方向性的指引，不可操作。所以，应该另外设定一套绩效考核系统，达成共识。

其余的备注、年日月、该任务的执行人等空白处都要填写完整。

这就是一个完整的岗位说明书。

很多情况下我们都要做岗位分析，它是一个动态的过程，岗位说明书是岗位分析的一个核心成果。

岗位说明书有两种变法：

◆ 重新做岗位说明书；

◆ 在原来的基础之上做一个版本的更新，把变更的内容记录下来。

这样做节约时间也节约成本，还保持连续性，能够看出整个变化的轨迹，有助于下一步的改进。