行政管理 “西瓜”与“芝麻”

行政管理 “西瓜”与“芝麻”

“丢了西瓜拣回芝麻”是一句俗语。从企业经营的角度去理解，它形容有些人做了那些低回报的工作而放弃了高回报的工作。

为什么只拣“芝麻”不抱“西瓜”

1.人们热衷于拣“芝麻”

每一个人在人生的旅途中，总是会遇到一些“西瓜”，也会遇到很多的“芝麻”。这时，每个人的脑子里都会想着如何得到“西瓜”，但是很奇怪，在行动上人们往往是在捡“芝麻”。

为什么人们热衷于拣“芝麻”呢？因为拣“芝麻”很容易，每拣到一个“芝麻”就会有一定的成就感，在短期内获得满足，很过瘾。何况抱“西瓜”不如拣“芝麻”省力，不如拣“芝麻”来得快。所以人们虽然向往抱“西瓜”，但是“芝麻”的诱惑让他们控制不住。

2.“西瓜”与“芝麻”的区分

　“芝麻”与“西瓜”不可兼得

在相同的时间内，人只能做一件事情，就是说要拣“芝麻”还是要抱“西瓜”只能选择一种，如果拣“芝麻”就不会再有时间抱“西瓜”，如果抱“西瓜”就不可能再有时间拣“芝麻”。拣“芝麻”与抱“西瓜”不可兼得。

因此，在单位的时间内，你必须做出是要拣“芝麻”还是要抱“西瓜”的选择。

　“西瓜”与“芝麻”的区分

当然在选择拣“芝麻”还是抱“西瓜”之前，首先要对“西瓜”和“芝麻”进行区分，看哪些事情是“西瓜”，哪些事情是“芝麻”。

工作按照回报的高低可以分成两类，一类是低回报的工作，另一类是高回报的工作。“芝麻”的回报力远远低于“西瓜”，所以，“芝麻”就是指那些低回报的工作。“西瓜”的回报力远远大于“芝麻”，所以，“西瓜”就是指那些高回报的工作。

3.效率和效益的分别

效率和效益虽然只有一字之差，但是在内容上却有着很大的差别。人们对于“西瓜”的追求，实际上就是对于效益的追求。

这是普通人对于效率和效益的理解。很明显，一张一张地拣一元的钞票效率很高，但是效益很低；去抢那张100元的大钞，效率会不如拣一元的小钞，但是，能够拿到就会产生很大的效益。

由此可见，追求效率是战术层面的问题，追求效益是战略层面的问题，后者才是大家追求的真正目的。追求效率是指把问题做对，追求效益是去做对的事情。做对的事情，有一定的效率，就会产生很大的回报；如果把事情做错了，效率即使很高，回报也会很低。

怎样获取“西瓜”

1.确定有效目标

　目标与计划的关系

工作不能没有目标的设定，设定了目标如果没有计划就会变成不切实际的空想。

计划的制定必须要考虑目标的期望值，必须要考虑资源的配置情况，把两者结合起来考虑才能够制定出切实可行的计划。目标和计划必须设定最后的期限，不能无限期地拖延。

　利用第二象限实现目标

第二象限是那些重要但不紧急的事情，这一象限的投资效益最大，要实现确定的目标，投资第二象限能够获得强劲的执行力。

2.提高对目标的执行力

为达到目标就要对其进行有效地执行，首先要保证充足的时间，然后需要做充分的准备和详细的计划。

　按时执行完成每一项工作；

　会客必须在规定时间之内；

　会议前必须拟定会议提纲；

　准备完整资料提供给客户。

3.工作确定的顺序

实现高效率需要合理地调整时间以及进行资源的分配。确定工作顺序首先要确定应该做什么事情，然后确定为什么去做，用什么标准来做。下一步就是确定什么时间开始，都有什么人参加，怎么样分配时间。

4.培养良好的工作习惯

良好的工作习惯对于高效率的工作来说是必不可少的。工作环境中各种资源的合理配置及有条理的习惯，能够使工作得心应手。

　把所有的文件从桌子上清走；

　把名片放在一个固定的地方；

　把重要文件放在固定的地方；

　建立电脑及文件的归档系统；

　重新归类未审批处理的文件；

　彻底整理办公桌及电脑文件。

5.发展性和维持性工作

维持性工作是做了以后，只不过是昨天工作的重复，没有任何的新意，不会因此而发财，也不会因此而得到升迁，是平行移动的工作。另外一类工作是发展性工作，就是在去做这件事情的时候，有机会向高处移动，会获得更好的升迁，更好的回报。

是因为她能够在自己现有的工作中找到发展性的亮点。她在农村边放猪边自学，放猪是她的维持性工作，学习是她的发展性的亮点。当机会到来的时候，她发展性的亮点就变成了改变她的身份的魔棒。

6.如何处理高回报活动

高回报的活动本来就少，我们节约出来大量的时间，也不过是为了把高回报的事情做好，因此，高回报的活动要认真对待。

　以高回报为原则安排低回报项目

在高回报的项目短缺的情况下，可以花一些时间，争取把低回报项目的回报率发挥到最大。

　集中精力保持高回报的重点目标

目标也有主次大小之分。应该集中精力确保大的目标、主要目标的实现。

　放宽最后期限，使它被特殊化

高回报活动中的重要目标如果不能按期完成的话，可以适当延长期限，使它特殊化。这样就能够吸引足够的注意力去解决它。

　目标分解，循序渐进，逐步达成

在大目标难以实现的情况下，可以把大目标进行分解，分成若干个小目标，然后逐个解决。

　寻求帮助，团队合作，利益共享

“三人齐心，其力断金”，善于合作的人才能够做成大的事情。

　用精力高峰时间解决高回报工作

每个人在一天里总会有精神最好的时候和精神最差的时候。要用精力处于高峰的时间做好高回报的工作。

　自我激励，自我回报，自我激发

高回报的活动往往有一个较长的期待过程，要保持持续的良好的精神状态，需要自我激励、自我回报、自我激发。

　保持沟通，承担责任，全速前进

保持与其他人员的沟通，互相激励，全速前进。

7.如何处理低回报活动

低回报的活动，有些是没有必要做的活动，有些是不得不做的活动，有些是琐碎的活动。它们的回报率都很低，可以用不同的方式进行处理。

　忽略它们，释放你的时间

时间有限，注意力也有限，意义不大的事情完全可以“睁一只眼，闭一只眼”。

　简化它们，将它们系统化

有些活动既复杂又回报率低，在必须去做的情况下，就去简化它。如果这件事情很凌乱，就想办法把它系统化。简化了的和系统化了的事情就会比较容易处理。

　降低标准，不必追求完美

有些回报率低的事情没有必要太认真，也没有必要把它做得很完美。好钢不要用在刀背上。

　放弃它们，舍弃一些事情

没有必要做的事情干脆不要去做，舍弃做回报率低的事情，才能有做那些回报率高的事情的时间。

　花钱请人，交给别人来做

古语云：君子性非异也，善假于物也。聪明的人会把这些低回报的事情交给别人去做。

　工作分类，在其他时间做

琐碎无序的事情应该先分类，然后抽出一定的时间集中完成。

如何避免拣“芝麻”

时间的有效管理可以避免拣“芝麻”的活动，时间有效管理的前提是有一个良好的时间记录。停止拣“芝麻”活动是破，时间记录是立，一破一立就能帮助人们确定高回报的工作并把它做好。

1.停止拣“芝麻”的活动

停止拣芝麻的活动需要做到：

　把相同的事情进行分类

把那些琐碎的事情进行分类，然后集中一定的时间处理这些鸡毛蒜皮的事情。

　看清楚前进的方向

真正去做有效益的事情，停止拣芝麻的行为，就不能只低头拉车，不抬头看路。也就是不仅仅要有战术的应用，还要确定合适的战略计划。

2.时间记录的工作

很多人都有这样的感觉，自己工作很努力，然而没有成就感。自己的努力，没有得到应有的回报。这是因为不良的习惯偷走了你宝贵的时间，使你在有限的时间内不能做最有价值的工作。时间记录的方法能够帮助你发现所做过的事情的价值大小。

　持续时间记录，提供精确资料

做时间的记录必须详细，几点钟做的什么事情，都要一个不落地记录下来。这项工作记的是一件一件的事和做事的时间，不必要记录事件更为详细的内容。

记录的时间要有连续性，也就是一天接着一天记，不能记一天隔一天地做记录。

　记录一周或30天内的活动内容

作记录要有一定的时间段，或者一周或者15天或者一个月，总之，要记录一个时间段内的事件。

　观察分析时间流程的内容

一段时间的记录做完以后，就要对单位时间内所做的事情进行观察分析。看做的哪些事情回报高，哪些事情回报低，是什么样的习惯造成的。

这样经过对时间记录的分析，就能发现那些低回报的工作以及不良的习惯。就能有的放矢地去改变它。

3.怎样记录你的时间

这里建议大家做一个如下的表格，记录下来你一周之内，每一天、每一个时间段所做的主要工作。

记录完以后对这个表格进行分析，很容易就能发现一周之内哪些时间被有效利用了，哪些时间被浪费了。

4.用时间记录跟踪

当你对一周的时间管理情况进行分析后，如果又提出了新的时间管理方案，仍然需要时间的记录，因为：

　通过对时间的记录，你会变得更清楚

时间的记录会让你清楚地知道新的时间管理方案的执行情况，及时发现时间方案中存在的问题。

　计划某个工作时，记录你的预算时间

在制定某个工作计划时，也要制定相应的时间计划，也就是制定相应的时间预算。时间的记录，可以与时间的预算作比较，从而有效控制计划的进度。

　当工作完成后，检查你用的实际时间

工作完成后，通过时间记录可以检查工作的实际时间，为制定下一个计划提供坚实有力的材料资源。

时间的记录是一个很有意义的活动。它有利于培养人的良好习惯，增强你的洞察力，帮助你发现高回报的工作，并把做好。总之，时间的记录能够帮助你获得长期的效益。