人力资源跟踪检查的具体方法

人力资源跟踪检查的具体方法

跟踪检查的工具

1．跟踪检查工具的选择

为了搞好目标执行的检查工作，需要形成日常例行的报告制度，如我国长期以来建立的统计报告制度。执行报告制度往往需要相应的工具，如我国统计报告制度的统计报表体系。目标管理也是如此，也需要有执行检查制度相应的报告工具，实践中采用的工具主要有两种：一是前面讲过的目标卡；二是专为跟踪检查设计的“目标跟踪单”。

目标卡和目标跟踪单在完成跟踪检查任务上，其作用差别不大，可以任选其一，或两者结合起来使用。不过目标卡本身虽然有执行进度和执行情况的记载要求，但由于记载的事项不多，对目标执行的反映就不很全面和细致。当然，这个缺点完全可以通过设计上的改进来弥补，然而那样的话，目标卡上的栏位就会显得拥挤，目标卡的版面就会增大，致使传递不便。正是基于这些原因，一些公司又设计了专门的跟踪检查单，与目标卡一起充当目标管理的工具。具体使用时有几点要注意：

（1）日常业务繁忙的目标执行人，为了减轻文字工作，一般可不再填写目标跟踪单而直接将执行结果和自我检查的情况填列在目标卡上。不过，要对所使用的目标卡进行相应改动。

（2）目标跟踪单一般填写三份，由上司、目标跟踪检查部门和个人各保存一份。

（3）根据企业规模的大小和目标执行人的多寡决定目标跟踪单的传递层级。规模大的公司，目标执行人多，就不必将目标跟踪单送达总经理，只需送到直接上司就可以了；规模小的，执行人少，就可以将它送到最高管理层。这样做，一是考虑了高层的管理幅度；二是考虑了分权；三是避免因传递层多而浪费时间和出错。

（4）目标跟踪单的上报时间最好与财务报表上报时间一致，以便于两者互相印证，查实情况。

2．目标跟踪单的填制

对于目标跟踪单的填制，我们通过图例进行说明：

目标与重要性——依目标卡所列目标项目及重要性百分比填写；

本月进度及累计进度——“计划”栏参照目标卡填写，“实际”栏则填写当月及实际累计进度；

目标完成程度——指累计目标完成程度，是实际数值与计划数值之百分比；

得分——指目标人根据目标管理评估及奖惩办法计算进行自我评估后的分值；

自我检查——目标执行落后于计划进度时，目标人自我检查原因并提出改进措施；

处理情形——上司或检查部门记录目标人执行目标的问题、处理建议及目标人自我改进措施的贯彻情况。

目标卡的跟踪检查办法

目标卡呈报审核签发下来后，注明目标即正式生效，各目标执行人就要认真执行。在目标卡注明事项执行的过程中，要用目标跟踪单进行跟踪检查。具体办法如下：

（1）目标执行人每个月填写目标跟踪单，并将实际完成情况同计划目标进行对比分析。如果二者有差异，则找出原因并提出相应措施。

（2）每月15日前交目标跟踪单。如果上级和目标跟踪部要求召开目标完成情况汇报会，则应将目标跟踪单于会前交跟踪检查部门。

（3）开会时，首先由目标执行人说明上次会议决议待落实的事项有哪些，记录在跟踪单的何处，什么时候汇报，然后依次汇报。未完成的事项要重点说明原因及准备采取的措施。上级和目标跟踪部可以质疑。

（4）若目标执行人无法回答或回答无法令人满意，且上级认为该问题重要时，应将该问题连同会议上形成的议案及最高管理层直接交办的事项一起列为交办事项，并按“交办事项跟踪检查办法”处理。若是重点检查项目，则按“重点事项检查办法”处理。

（5）目标跟踪部将目标卡和目标跟踪单汇总后整理成总表，拟定意见后报上级审核。

“交办事项”和“重点事项”的跟踪检查办法

1．“交办事项”的跟踪检查

（1）目标跟踪部将上级领导的批示连同会议记录复印件交被检查单位（经办单位），并把交办事项的名称、经办单位、交办日期登记在交办事项登记表中；

（2）经办单位按会议决议落实，在执行过程中视需要向上级报告；

（3）目标跟踪部根据实际需要随时赴经办单位检查事项的进展，处理相关问题，并将检查、处理情况向上级作汇报；

（4）经办单位在完成交办事项后，作书面报告，送目标跟踪部转呈上级核批，跟踪部将事项完成的日期、成果登记在交办事项表中，作为日后考核的依据。

2．“重点事项”的跟踪检查

（1）上级领导指示重点交办事项；

（2）领导办工作人员（交办人）将交办事项、现状介绍及重点要求写在交办单上（一式二份），若领导指示限期办理，则应将办理日期填写在完成期限栏内，并规定经办单位呈报处理对策的期限；

（3）领导办将交办单呈报领导核实签章后，将重点事项登记在重点交办事项表中，并把第二联送到经办单位执行；

（4）经办单位收单后，单位领导和具体经办人一起会商办理对策，并将之登记在“处理对策栏”（如需要，则附详细说明），经办人和单位领导双方签名后，将交办单送回上级领导办；

（5）交办人收到交办单（若没有在规定期限收到交办单，则填写“催办单”催促经办单位和经办人上报预定的对策），送领导批示（确保对策与问题配匹）后返回经办人，经办人按批示办理； 

（6）经办人执行完毕后将执行结果填写在“处理结果”栏内（如需要，则附详细说明）上报，领导收到单后给出评价意见，若不满意可另行填写交办单要求进一步处理；

（7）交办人可根据需要在经办过程中随时检查经办人的处理情况，核实上报资料、情报的准确性。