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人力资源如何对下属做沟通、协调工作

网络2021-08-05548
人力资源如何对下属做沟通、协调工作会谈沟通的准备工作在会谈沟通前,上司应做好准备工作与前导工作: ◆依企业组织系统,收集下属的有关资料如姓名、职位、职责说明、目标内容、评语等;◆事先作必要的调查,充分了解下属的目标及业务;◆发放目标卡给...

人力资源如何对下属做沟通、协调工作

会谈沟通的准备工作

在会谈沟通前,上司应做好准备工作与前导工作: 

◆依企业组织系统,收集下属的有关资料如姓名、职位、职责说明、目标内容、评语等;

◆事先作必要的调查,充分了解下属的目标及业务;

◆发放目标卡给下属。此卡在制定目标会谈(第一次会谈)时,由上司交下属填写;

◆事先总结出修改部属所定目标的理由或说明;

◆拟定面谈的计划,再次详读部属以往的目标记录表;

◆发出通知,约定会谈日期。

会谈沟通的注意事项

上司要顺利同下属进行良好的沟通,就不能忽视下列注意事项:

◆上司平时就要与部属保持良好的沟通关系;

◆气氛轻松,态度认真;

◆任何会谈均应是一项有准备的会谈,而非临时的凑数;

◆上司对事情的看法要旗帜鲜明,处理问题则应有幽默感;

◆应该让部属多说话,而对于不善辞令的部属,则要诱导其发言;

◆保持平等立场,如果部属有自卑感,应设法消除;

◆使部属多思考;

◆产生意见分歧时,切勿意气用事,也不要争论——只有冷静下来才能产生正确的结论;

◆会谈应有书面记录;

◆会谈环境宜宁静,不受外界干扰;

◆利用会谈机会,提供情报资料,使部属扩大眼界;

◆把握要点,发掘问题;

◆培养部属有承担责任及尝试失败的勇气;

◆上司要显示完成目标的决心和协助部属克服困难的勇气。

会谈沟通的方式与程序

1.会谈沟通的方式

◆按接触方式分直接沟通(直接会谈)与间接沟通(间接会谈)

◆直接会谈是指上司与部属面对面直接商定工作目标;间接会谈则间接进行。

◆间接会谈,是在企业庞大,分支机构多,直接会谈有困难时,通过文字材料按行政程序,事先颁发总目标的有关资料,使各级人员研阅,事后把各级下属目标的调整意见发回。若能把握激励的要领,擅于诱导,同样可以制定合乎目标原则的目标。不过,由于间接会谈以文字传达为主,文义常有晦涩不明的地方,容易引起误会或不同的解释。

◆对于目标制定会谈,最好采用直接会谈。如果明显存在困难,则采用间接会谈。

◆按接触人数分个别沟通(个别会谈)与集体沟通(集体会谈)

◆个别会谈有利于开发下属能力,集体会谈可发挥集体智慧。

◆提高业绩型的目标管理,以组织为中心,大多采集体会谈方式。

2.双方沟通的程序

◆上司向部属说明本单位目标的范围与方向;

◆事前个别地与部属讨论各人的工作范围、面临的一般环境和条件及达到目标的途径和手段,指出各人承担的职责;

◆交换意见,听取下属对目标的意见和看法,讨论下属最适合的工作项目;

◆征询下属对完成目标的看法;

◆发放目标卡——此卡在制定目标会谈后,由部属填写;

◆若有必要,约期后再次会谈。

会谈沟通的技巧

◆力求会谈气氛和谐融洽,保持双方平等互助的立场,赢取部属的尊重与承诺。

◆预先通知讨论的目的、重要性及时间,使部属有所准备。时间一旦决定,即应如期举行。

◆保持会场安静不受干扰。如果不断有事插入,不仅无法专心,同时会使部属以为上司尚有重要事务待办,或认为上司不重视该讨论。

◆态度应诚恳亲切,把握下属优点,适时巧妙地赞扬。

◆诱导部属多思考、多发言。对不善辞令的部属,要引导其发言,以便训练其表达能力;在部属发言时则应注意倾听,不打断、不争辩、不露怀疑之色,必要时随声附和。

◆把握要点,发掘问题,该指点之处应明白指出,切忌含糊不清。

◆保证时间充裕,从容不迫。若草率从事,双方肯定无法充分沟通,会议效果将大受影响。

◆注意激励部属,同时利用机会提供情报资料,使部属扩大眼界。

◆若讨论的问题下属难以接受,不妨先搁下,在稍后或下次会议时再诱导,不可使用强迫手段。

◆上司要显示完成目标的决心和协助部属克服困难的勇气,以便培养部属承担责任与尝试失败的勇气。

◆对会谈结果进行书面记录,以供日后遵行、检查与考核。

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