行政授权成长与时间管理

行政授权成长与时间管理

如何授权

1．手底下的人都不行

授权当然很重要，但是怎么授呢？很多老板经常想授权，但是也经常发现，手底下的人都不行。有一个服装厂的女老板，很年轻，才28岁。有一次她问老师：“我的手底下的人都不行，我怎么授权？”老师说：“你怎么把街上不行的都找回来啊？怎么专挑不行的？你是领导，领导的责任就是要把不行的变成行的。”两句话把她说得哑口无言。

很多人都想授权，谁都想轻松一点。可是看了很多书，听了很多管理大师的课，还是不知道该怎么办，因为授权是一个很笼统、含糊的观念。

2．建立三个制度

要想授权，必须建立三个制度。第一是岗位说明书，岗位说明书有没有写清清楚楚，什么事情谁做，这个东西一定要有；第二是目标管理，就是把每一个人工作的目标定出来；第三是工作流程图，就是把企业里边的某一个工作，从哪一个人开始，退货怎么办？采购怎么办？所有的程序，从开始到结束，统统把它规范起来，这叫工程流程图。根据工作流程图，公司可以一步一步的规划好每一项工作的标准作业流程，提供给每一个员工遵循的依归。

工作流程越短越好，只要不伤害品质，只要在安全的环境下，经手的人越少越好。在这种情况下，做主管的不得不授权，因为必须越少人经手越好，流程要越短越好。

建立这三套制度，才能够用个制度约束管理者，包括老板自己在内。

3．建立两大工作目标

另外，企业还要建立两大工作目标，这两大工作目标，就是根据目标管理制定的。就是要在目标管理当中，给各个管理层，特别是高层、中层管理者，给他们清楚地规定他们的两大工作目标。

第一是培养人才，培养人才一定要授权，一定要让他去历练，才能培养出人才来；

第二是策略发展，就是要思考、调查所有的产业环境，然后做内部分析。一个主管如果考虑这种大范围的产业策略发展，他就没有时间去管琐碎的小事，再加上流程越来越短化，自然他不得不授权。

有些时候，人都有怀疑心理，仍然会对某些事有一点点不太放心，但这不是谁愿意不愿意的问题。

有的老板也许会说，我真的不知道什么目标、岗位说明书，这时候，你至少可以把握一个关键，就是让你们公司的人越少越好，人少了，事情做不完，事大家就不会抢着做。人越少对企业的管理绝对是越好，授权就这么简单。这些事情做好了，企业自然而然就能够走上授权之路。

4．权、责、能

授权要注意三件事：权、责、能。光有权不行，有权的同时，责任要上去要负责；另外要有能力，没有能力，就谈不上负责。权、责、能，三者缺一不可。

在授权时，我们经常说要用人不疑，疑人不用。在工作中与下属合作，真的可以“用人不疑，疑人不用”吗？用人不疑，疑人不用，这是古代的人说的话，中国的古代是官僚社会，这句话的社会背景跟我们现在不太一样。所以，我们在看一个人的时候，一般是从才、德考虑。有德的人不一定有才，有才的人不一定有德。管理学界有很多大师把人力资源分为：有德有才、有才无德、无才有德，无德无才这四种，依此为依据，断定某些人要重用，某些人要培养任用，某些人要监督使用，某些人不要用。但是这种分法就一定准确吗？

正如前面提到的，好人也会做坏事，坏人不一定永远是坏人，用样才德也会互相转化。所以要用制度规范下来，并落到实处。

时间管理

管理的五大要素是：时、地、人、事、物。世界上唯一平等的事，叫做时间管理。

（一）早一点文化

传统上，我们看一家企业有没有效率，管理好不好，不能看数字，不能问话，只能用眼睛看，看卫生间。现在时代变了，很多企业也懂得装门面，卫生间弄得很干净，所以看不出来。现在要看企业有没有效率，只要用眼睛扫描一分钟，看对方的员工走路的速度就知道了。效率高的公司员工的走路速度很快，因为他急着要去办成一件事情，他有很大的责任感，他肯定很忙，他忙意味着该企业人太少，人太少代表大家工资多一点钱。相反，很悠闲，步子慢悠悠的人意味着他不忙，该企业人很多，员工也没有责任感，也不急着去完成什么事，他没准还在想办法给别人穿小鞋，在琢磨着怎样跟别人斗争。

因此，评估一家企业效率高不高，效益好不好，看员工走路的快慢就行了。

1．节奏快慢

时间管理是效率管理里面的第一个要务，企业一定要把时间管理做好。时间管理不是要看长短，别人上八小时，他也上八小时的班，不是这样，时间管理重要的节奏谁快慢的问题。日本人的生活节奏很快，这点从他们的走路姿势就可以看得出来，而法国人工作很轻松，走路的步子很小，很悠闲。

2．什么事情都要早一点

时间管理的第二个要义，就是早一点，什么事情都要早一点。住五星级的酒店跟住三颗星级的客人最大的差别是，五星级酒店的客人都起得早，早晨7点半左右大家都在排队，出去办事；而三星级酒店的客人大部分还在睡觉。

麦当劳作为全世界最大的餐厅，然而在中国，它却输给了在全美排名第七的肯德基，这跟时间有绝对的关系。肯德基比麦当劳早到中国，在中国很多都市，它也比麦当劳去得早。这点，恐怕肯德基的总裁连做梦都不敢梦到，他居然在世界上某一个地方，做得比麦当劳强。

（三）应该怎么开会？

1．开会的好处

如果一家企业的时间管理做得不好，它的效率必然不高。这点从企业的开会就可以看出来，开会很重要，有功能，开会最大的好处：在同一个时间汇集各方的意见，由领导者根据组织的目标与资源，协调整个公司的动作。

2．开会最大的弊病

当老板的权力很多，其中一个就是可以随便找人来开会。当下属的痛苦也很多，其中一个就是可以随便被老板找去开会。大家都不喜欢开会，因为开会浪费时间，没有效率，时间拖太长了。另外参加会议的人没有准备，开会议的人不知道如何筹备会议，为开会而开会，导致会议没有什么效果。

除了不必要的吃饭喝酒，通常开会是公司里最耗费时间的事。

开会浪费的时间=（所有直接，间接参与会议的人）×（开会准备时间+开会时间）

3．报告式会议

开会最糟的效益就是报告。比如企业请华东区的某某经理报告上个月的销售情况，洋洋洒洒，念了五个小时，听得人直犯困，一点用处没有。其实，数字不需要报告，拿在手上，人人都可以看得到，不需要报告。开会时，所有历史性的资料不应该报告，应该在开会的前几天，把资料送给所有要参加会议的领导层，每一个人都要看，而且要写下批注，看有什么问题。开会就是大家一起来解决问题，而不是来报告的。报告式的会议，自然没有效果。

4．会议怎么开才有效

◆目的。即要有明显的目的性，是为解决某一个问题而开的。

◆目标：会议是为了达到某一目标而开的，不是为开会而开会。

◆“时、地、人、事、物”管理的五大要素缺一不可。即要有明确的开会时间、开会地点，参加的人，是为什么事情，要准备的东西是什么。

◆讲方法——历史性资料应该提前准备，并发放给参加人员，节省冗长报告时间。

——直接进入探讨问题与陈述计划。

◆主持会议者的结论，甚至决策

会议快结论时，主持人要做总结，不能是会开完了，大家讨论了半天，最后不知道这个会议是解决了什么问题，要解决什么问题，决策是什么。即使是一些悬而未决的事情也要说清楚，这样下次会议时就有明确的议题。

（三）出差管理

企业里还有一个重要的问题，叫出差管理计划，即差旅管理。

1．计划

出差计划是最重要的一块，计划必须写好时、地、人、事、物，要求下属写清楚。首先要有一个时间表，因为时间就是金钱。写下时间表之后，就不要轻易改变时间，除非有特殊情况发生。

计划包括这次出差的目的是什么？

不去，会怎么样？

去，要做哪些事？

约好什么时间，什么时间到什么地方？

拜访哪一个人，准备跟他谈什么事情，你知道了吗？他知道了吗？都通知对方了吗？

有没有事先做心理的“角色扮演”？

这次的旅差费用需要多少，具体的名目有哪些？旅差费用的预算要形成制度。

2．准备

定好计划之后，接下来就开始着手准备，这个准备包括计划的制定、报批、准备出发等。另外，如果当地有本公司的业务人员，你去，准备跟他谈什么，他知道吗？

对方事先需要准备什么？

你去之前，自己要准备什么？

你跟你的上司是否讨论过出差计划？

如果你对上述的事情没有具体的答案，建议你不要出差，因为你除了花钱假装做事，其他的没用。

3．报告

出差回来之后，要及时向上司报告“战果”。

另外，整理一下，看你自己没有向客户承诺什么，接着要做什么事？

这次出差，你有什么收获，要写一份出差报告。

出差报告最重要的一件事情是：如果一个员工或经理、主管出差超过两天，必须要求他每天晚上把当天工作的情形，写报告、传真或发E-mail到你的电脑上，这样你就会知道他今天做了什么，他就不可能混水摸鱼，就不会跟经销商去唱歌，喝酒，你就能够完全监控他，出差的费用就能够降低，出差的效率能够抬到最高。