企业行政协调的方法
企业行政协调的方法
企业行政协调的基本方法包括两大类，即企业行政协调的工作方法和企业行政协调的技术方法，其中企业行政协调的工作方法又包括组织体制协调法和共关系协调法
1.企业行政协调的工作方法
（1）组织体制协调法它涉及职权等级协调系统和部门间协调系统。
1）职权等级协调系统。企业行政协调的起点是在企业内建立一个职权等级，规定企业各级职务、责任和上下关系，旨在指导行政人员的活动和交往，从而又反过来构成一种协调来实现企业的目标。企业行政对企业职权等级的设计提出三个准则，即命令链、命令统一、垂直职权渠道，每个准则都各有优点和局限，应该结合运用。
命令链。在一组从上到下的、互相联系的、不间断的命令链条和报告关系中，每一级都要对一位上级负责，通过报告关系可确定下级对哪位上级负责通过命令链可检查每个人的行动是否违反上级期看。这样做的结果是让所有层次都知晓企业情况，达到信息共享和各级企业行政部门的协调。命令链虽给人以一种协调组织行动的感觉，但因其排除了不同部门人员直接接触，无需求助于共同上级来解决他们面临的共同矛盾和问题，结果造成企业行政刻板、单调和效率低下。为避免这种情况出现，可以略往那些不相关的环节，设立信息从个层次传递到下一个相关层次的联结点来解决命令链存在的问题。没有命令链对企业行为的调节，企业行政组织将失往稳定性，从而引起企业行政系统的不协调
命令统一。这是指每个下级只对一个上级负责，以维护上下级的整体性。下级按统一命令行事，既不轻易发生冲突，又无法逃避责任。上级由于知道下级在按其命令行事，也不会对下级失往信心和支持。统一命令在一个稳定简单和可猜测的行政组织环境中完但在用多重标准来衡量单一行动的环境中，这个准则就不完全适用。现在，企业中一位下属不止服从一位上司是常有的事，如一位员工要服从部门经理的领导，还要服从企业总经理的领导，很有可能还要接受与其业务有关的其他部门主管的领导。这就有可能使他接到相互冲突的要求和指令，他就不可能令人满足地完成这些任务，而且还会感到关系的紧张。既然在复杂的企业行政环境里，给工作人员的指示常来自多头，就必须注重两点：①这种情形不能过量，必须加以限制。某行政组织越是趋向于统一命令，给下属的指示就越明确，企业行为也就越协调；②当下级接到多头指示时，假如是彼此冲突时，他就无所适从，协调者必须及时解决冲突。
垂直职权渠道。在企业职权系统内，假如部门间矛盾难以解决，通常可以带着争议循命令链而上，找到一位有权作决定的共同上级往解决。但这种方法也有缺点：①费时；②轻易使矛盾双方陷进新的紧张关系之中；③这种事要是经常发生，上级也会感到不快，会以为工作人员不称职，才把棘手的事推给上司
在职权等级协调系统中最为常见的是领导者抉择法。它类似于上面所述的第一个准则，即命令链
领导者抉择法是由领导者全权负责协调企业组织的各项行为活动。这一方法的特点是以领导者为中心，领导者的抉择高于一切，而制定各项计划的各个企业职能部门都要尽对地、无条件地服从领导者的抉择，执行领导者所确定的协调方案。这是一种新型的治理方式。
领导者抉择法的程序：①各职能部门根据企业组织目标制定各项计划在这一阶段，由于企业各职能部门都有自己独立的任务、目标，而企业组织目标只是对企业未来发展作了一般性规定，因而各部门制定的计划存在许多不协调的方面；②各职能部门制定出计划后，将计划上交领导者，成为领导者进行挟择的“基础材料”；③领导者审阅上交的各项计划后，加以比较，发现各计划的不协调之处；④领导者对各项计划进行综合平衡，修改计划，使计划达到协调：⑤领导者将修正后的（已协调的）计划下达给各职能部门：⑥各部门执行下达的计划
领导者抉择法把协调计划的权力全部上交给领导者，使权力集中，企业各部门之间不互相修改计划，只通过领导者发生联系，因而避免了协调计划时的扯皮现象。这一方法中间环节少，因而是一种简便、快速的方法。但这一方法的弊端也是明显的，能否发现各项计划的不协调之处，能杏找到合适的协调方案，取决于领导者个人的知识才能。同时，领导者集中权力于一身，轻易形成领导者独断专行，将个人意志凌駕于组织之上
2）部门间协调系统。它可通过部门间协调企业规程、联席会议、领导者与智囊团抉择和计划部门抉择来进行
①企业规程。企业规程用于指导企业员工的行为，其协调作用表现在第一，保证企业行政工作按规律进行，避免主看蛮干；第二，保证企业行政工作按合法程序、有条不紊地进行，避免杂乱无章的现象；第三，规定企业行政人员的协调责任或合作义务。企业规程是否完备，以及人们对企业规程的服从情况体现企业行政组织的协调程度
②联席会议法。这是最为常用的协调方式。协调会之所以必要，其原因是：第一，企业行政业务日趋复杂，对复杂业务的处理非依靠于有关人员共同研讨不可：第二，分工日趋精细，随着专业化程度的提高，很多工作需要专家处理，但他们往往受专业和局部情况影响。如何综合其意见，使各方面工作密切配合，顺利达到企业目标，依靠于会议商讨：第三，现代企业行政组织机构庞大，一项决策的执行，一个问题的处理，常会涉及到很多部门，如何取得相互理解与合作，加强协调，最好的方式为举行会议。通过会议，说明有关情况，请其他部门提供建议，尽可能采纳其他部门的建议，这样作出的决定就轻易得到支持。
联席会议法是通过有关企业职能部门举行会议来协调计划的方法。这种方法可采取两种形式：一是成立跨职能的机构，由各有关职能部门的负责人组成；二是临时召开联席会议，联合办公。联席会议的特点在于每一职能部门都有权力提出协调计划的方案，每一部门都能对另一部门的计划提出修正意见。领导者通常是联席会议的主持人，并拥有回纳意见后最后执择的权力。
联席会议法通常有以下几个步骤：第一，各职能部门根据组织目标制订计划；第二，企业各部门在联席会议上提交计划：第三，各部门根据已有的计划发现互不协调之处；第四，各部门提出对其他计划的修正意见、建议和对本部门计划的修改方案，反复磋商；第五，由领导者在各部门磋商基础上回纳意见最后抉择；第六，各部门根据领导者的最后抉择修正加以实施
联席会议法凭借企业各部门意见的横向交流获取协调计划的方案，因而有助于克服片面性，有助于周密细致地协调计划，它使组织能够集思广益，克服领导者知识上的不足和缺陷，有效地避免了长官意志、独断专行的作风。但是这一方法往往需要多次磋商、反复平衡才能协调各项计划。因为协调的权力分散，各部门有可能为了本部门的利益而拒尽接受其他部门对本部门计划提出的理建议，这样易形成扯皮现象，延误时间
③领导者与智囊团抉择法。领导者与智囊团抉择法是较前几种更为有利的方法。它是由企业领导者及附属于企业领导者的智囊团来进行协调，而企业各部门没有协调计划的权力。领导者与智囊团抉择法的程序和领导者抉择法的程序相同，只是协调计划不再由领导者单独进行。首先，此方法克服了领导者抉择法的弊端。在情况经常发生变化的现代社会中，协调计划需要多方面的知识、素质和能力，而领导者往往难以做到十全十美。当有了智囊团为领导出谋划策后，就能形成知识、素质和能力的互补，使领导者能够取众家之长补己之短，使计划的协调能够做到比较周密、细致和完善；其次，领导者与智囊团块择法克服了联席会议法的弊端。智囊团只是向领导者负责的独立机构，因而领导者与智囊团在协调计划时就避免了扯皮现象。当然，协助领导进行计划协调工作的人员不应在企业其他部门兼职，这样才能使他们能从企业全局出发考虑问题，而不是从本部门的利益出发来考虑问题；此外，现在国内外许多企业注重从企业外聘请人员充当企业领导者的参谋和顾问，如从高等院校、科研院所聘请研究人员，从政府聘请政策顾问，从客户中聘请销售顾问等。这些外聘顾司往往是企业内部不具备的人才，或能经常得到企业难以得到的信息。聘请这些人进进智囊团弥补了企业在知识、技术、经验、素质等方面的先天不足。
（2）公共关系协调法它包括内部协调和外部协调。企业公关部是承担协调职能的机构，其主要任务是通过提供服务，反馈信息，消除矛盾，融合企业内部与外部、企业与员工、企业与群体的关系。
企业行政公关的协调职能主要分为内部协调和外部协调两个方面。对内协调主要是正确处理企业内部上下级、部门、工作人员之间的矛盾，实现内部信息交流，创造一个团结协作、暖和和谐的内部人事环境。对外协调主要是借助有效的沟通手段协调企业与政府的关系，企业与其他企、事业单位的关系，企业与社区、团体的关系，协调好企业整体利益和不同公众对象各自利益的关系缓和矛盾，争取互相理解，为企业创造良好的外部环境企业行政公关的沟通协调方式（这里指企业与各有关方面、有关人员对共同任务和问题获得共识的协调方式，也是交流思想感情的过程）有下行沟通、上行沟通、横向沟通、前后沟通和内外沟通
2.企业行政协调的技术方法
在企业行政协调的方法体系中，除了工作方法以外，还包括协调的技木方法。要做好企业行政协调工作，不仅需要选择合适的工作方法，而且需要选择适宜的技术方法。前者是企业行政协调的组织保证，后者是企业行政协调的技术保证。企业行政协调的技术方法种类繁多，有系统分析法、线性规划法和计划评审技术等
