生产记录与归纳问题的法宝

生产记录与归纳问题的法宝

——3Ｕ改善备忘录

3Ｕ ＭＥＭＯ（改善备忘录）

为什么需要记录问题

在实施了5Ｓ的企业中，在正常事情的规划中很容易找到异常的事情。但是问题发现后，由于没有进行必要的记录和归纳，从而使问题零零碎碎，难以进行系统的解决处理，或过一段时间后的问题即被遗忘。这样，同样的问题就又可能重复出现。

对于一名部门的主管来说，他有发现并及时解决问题的职责。但是往往由于他当时忙于处理某件事务，而忽视或遗忘了当时生产现场所出现的问题。例如，如果企业的老板要求主管去现场催货，当部门主管来到现场，发现很多原料堆放在合格品区，或成品堆放在过道上，成品的质量是否存在差别也没有标识。在主管急于处理订单事务的情况下，如果不及时地加以记录，那么当时现场出现的这种定位定置的异常问题很可能就容易被遗忘。

在企业的生产现场，还经常可以看到这样的情形：在生产线的一端，一大堆技术人员非常紧张地进行工作；而生产线的另一端，却有很多人员无所事事。因为正在处理的事务需要一定的技术，而很多工作人员不具备这样的技能，所以在一旁无法帮忙。显然，这样的生产线的效率肯定是不高的。暴露出来的问题就是人力资源配备得不合理。

因此，企业需要具备随时记录生产现场出现问题的良好习惯，及时将发现的不合理的事情记录下来。针对记录的问题，组织有关人员详细分析问题产生的原因，从而为有效地解决这些问题打下坚实的基础。

记录问题的法宝：3Ｕ ＭＥＭＯ（改善备忘录）

1.什么是备忘录

备忘录是指将日常性工作中突然想到的方案、概念甚至灵感都及时地记录下来，从而为更好地帮助进一步深入开展下一阶段的管理工作打下坚实的基础。例如，在日常工作中，按照事情的紧急程度，可以将事情分为必须立刻处理和稍后处理的事务。管理人员可以使用红色和黄色两种标签将这两类事务进行清晰的分类，从而指导今后自己处理事务的紧急和可暂缓的先后次序。

2.3Ｕ ＭＥＭＯ（改善备忘录）的具体内容

3Ｕ ＭＥＭＯ（改善备忘录）的概念出现，正是为了帮助管理人员在发现生产现场的异常现象时，及时、有效地将问题记录下来进行分析、处理。3ＵＭＥＭＯ改善备忘录需要记录的异常问题包括以下三大类：

◆不合理的现象

例如，将检验完毕的产品封装在包装盒中送到仓库。为了察看包装盒中的产品是否封装正确，又将封装打开。这显然是不合理的，需要记录下来进行改进。实际上，只需对部门产品包装进行抽样检查就行了。

◆不均匀的地方

例如，在生产线中往往有很多人过于繁忙，而有的人却闲得无事可做；有些设备非常紧张，而另有些设备却长期闲置。这些是属于资源分配不均匀的地方，需要及时地记录这些问题，寻找调试均匀的方法。

◆不节省的环节

例如，目前的运作方式下固定的产生废料。材料送去冲料时，只有一个冲孔，但是预留的位置却很大，这部分材料应该加以充分利用。使用备忘录记录这些问题，请模具设计部门适时修改模具，就能节省下很多贵重的原材料。

观察3Ｕ  ＭＥＭＯ的技巧

1.5Ｗ1Ｈ方法

企业的管理人员在使用改善备忘录记录异常时，必须要有技巧才能容易发现问题点。立足于客观的角度，抛开管理人员的主观意识，通过不间断地观察需要改善的作业流程，才能真正记录到最客观的现实。

异常情况记录下来后，就要立即或尽快地逐项考查，从中找出问题和产生问题的原因，寻找改善的方法。通常采用5Ｗ1Ｈ法对记录的内容进行分析研究。5Ｗ1Ｈ法是对每一项作业都从“目的（Ｗｈｙ）、对象（Ｗｈａｔ）、地点（Ｗｈｅｒｅ）、时间（Ｗｈｅｎ）、人员（Ｗｈｏ）、方法（Ｈｏｗ）”等六个方面提出问题并进行考查。

实际运用时，可按“5Ｗ1Ｈ分析表”进行，见表5－1。第一次分析，从六个方面分析现实的状况；第二次分析，从六个方面进一步问一个为什么；第三次分析，从六个方面考虑能否有更好的方案，能否有替代的办法。通过这样的分析，就可以找到进一步深入改进的方向，这样才能有针对性地解决问题。

2.3Ｕ ＭＥＭＯ的优先关注点

由于生产现场的特点存在着差异，可能出现问题的概率也有所不同。越容易出现问题的地方，3Ｕ ＭＥＭＯ越要引起足够的重视。一般来说，3ＵＭＥＭＯ应优先关注的地方包括：人多的地方、人员闲置严重的地方，以及人机配合的地方等。

改善备忘录的应用及范例

改善备忘录的填写

任何人都可以根据自己喜欢的风格来制订改善备忘录的格式，所使用的备忘录只需符合实际工作的需要即可。这里仅仅介绍改善备忘录的一般格式，如图5－2。在实际的使用中，管理人员可以结合现场的实际情况，在内容和格式上做出相应的调整。

这种格式的改善备忘录包含了17项主要的内容。这些内容主要包括了文件编号、现场名称、发现问题点的时间、问题点的简要描述以及简单的改善方案和所需资金等情况。

改善备忘录的后续工作：知识管理

公司在持续改善过程中，备忘记录越来越多，获得的改善建议也越来越丰富，这时公司就需要及时加强知识管理。改造方案的推行过程，就是经验的累积过程。长期从事改善的管理人员，能成功的凭借直觉逐步找出问题点，并迅速拟定出合理的改善方案，为排除异常、解决问题打下坚实的基础。

企业长期积累的改善经验需要得到归纳系统化，上升到管理科学的高度。企业建立了良好的知识管理制度，就可以使解决问题的过程步骤化、标准化。这样，企业的持续改善将不仅仅只依赖管理人员的个人经验的丰富程度，新来的管理人员，即使没有经验，也可以在参考企业原有知识积累的基础上，进一步提出新的改善想法。

因此，改善备忘录除了进行持续改善的追踪之外，还在进行着企业的知识管理。它能将整个公司积累的产品改善和流程改善的经验逐渐汇总，并标准化、程序化和系统化，从而使得改善的效率也相应地越来越高。改善备忘录能使企业的持续改善落实到生产过程的每一个层面中。

5Ｓ工具的作用是通过规划正常的事情，以便清晰地从中发现异常的地方。当发现异常时，应及时把问题按轻重缓急的次序记载下来，然后才能更进一步对问题进行分析。改善备忘录正是用来帮助管理人员及时记录问题的强有力的工具。它记录的异常问题包括三类：不合理的现象、不均匀的地方和不节省的环节。

正确填写和使用改善备忘录，记录异常问题，持续地推进和跟踪问题的解决情况，逐步积累产品和流程的改善经验，使之系统化、标准化和步骤化，成为公司持续改善的宝贵知识财富。