人力资源简报技巧

简报技巧

什么是简报

也许你没有做过简报，但相信你一定听过别人做的简报。大多数公司在安排新进人员训练时，会安排一堂公司情况介绍课，通过对公司简洁的说明，让每位新进人员都对公司产生印象，这也是一种简报。参观电子展的时候，有些厂商在说明会上介绍新软件，介绍通讯器材的特殊用途，这些都是简报。

为了使简报更有效，简报往往会使用各种辅助的表达工具。例如讲解旅游行程时，不论怎么描述夏威夷的海滩是多么迷人，也不如播放夏威夷的幻灯片或录相来得生动，更能引起人们的兴趣。因此简报往往会使用到图表、投影片、幻灯片、电影、录相、模型或实物等，可以让你的简报更能表达你要表达的内容和目的。

公司内常做的简报有：

◆工作职责简报

◆各种状况调查的简报

◆各种问题解决方案的简报

◆主管圈发的简报

◆新产品发表的简报

◆公司简介的简报 

成功简报的综合要素

1.人

这里所指的人包括两种，一个是演讲人本身，一个是客户。做简报的人第一要想清楚你面对的对象是谁？他的关注点是什么？如何以客户为导向？在商业推广中，让客户接受你是唯一的目的，因此深刻了解你的客户，投其所好非常重要。

2.内容

只有好形式没有好内容的简报，也不能打动客户。

3.场面的控制

如果场面控制不好，乱糟糟的，必然会给客户造成不良印象，影响简报的效果。

4.口才

一个简报是否成功，做简报人的口才占了很大的比重。好的口才能够打动人，能更好地达到简报的目的。

5.辅助设备和资料

什么是成功的简报会议？会前应该知道为什么要参加会议，有哪些重要人物到会；到会场之后，要了解会议的议题，要有要点突出的材料；会后还要有大量的报道，这些都要通过辅助材料和资料来解决。

简报者的魅力

简报应该以听众和客户为中心，事先要了解听众和客户对哪些问题有疑问，同时针对有关的疑问做好辅助准备。在表述中，简报者最想让听众和客户了解的就必须重点强调，以加深听众和客户的印象。

1.注意服装仪容

不久前，中国最大的软件公司金山公司有一个大型发布会，在发布会上金山公司员工以唐装亮相，这是非常适合的，因为金山做的是民族软件，并且刚战胜微软获得政府的订单。此时以唐装亮相体现了民族的骄傲与自豪，如果以西装亮相可能倒不太合适。因此，简报者的装扮要适合简报的主题。

也许你的着装一般，也许你的服装不是名牌，而且穿错了场合，但是有一样东西你永远可以带在身边——注视大家的目光和微笑，这是简报者登台后首先要注意的。

2.仪表要得体

简报者应面带微笑，轻松地走向简报位置，迅速地将资料安排在适当的位置，千万不要东摸西碰，显出局促不安的样子，分散听众的注意力。

简报时常犯的错误动作：

(1)双手或单手插在裤子口袋，让人有不够庄重的感觉

(2)简报时，眼睛不看听众

(3)双手交叉，不放在胸前

(4)经常不自主地搔头、调整眼镜架，还挥动指示棒

(5)身体挡着部分投影荧幕，影响部分听众观看荧幕

(6)简报时对着投影荧幕说话，长时间地背向听众

(7)影片经常前后倒置或上下播放

3.口才魅力

(1)找一种共同的语言如果你说的话让你的听众或客户听不懂，那么你再努力做简报也达不到目的。

(2)注意说话的语调和语速

①避免语调呆板，要懂得用语调强调简报的重点部分。

②简报的语速要适中，不宜过快，也不宜过慢。尤其是语言不标准的时候，应该放慢语速，重点突出，并配合肢体语言及辅助设备，使听众或客户准确理解简报的内容。

③避免习惯性的口头禅，例如讲话中加上“喔”“嗯”或是不停地询问听众“听懂了吗”，“你们知道我的意思了吗”。

简报的破冰方法

简报的破冰方法是指开始做简报时，简报者拉近听众和客户的心理距离，吸引观众的注意力，让他们进入简报主题的技巧。

经常使用的破冰方法：

(1) 采用和主题有关联的生活实例做开场白

(2)询问听众一些和主题有关的问题使他们把注意力放在主题上

(3)给听众和客户看一些和主题有关的图片、资料等

(4)说一个和主题有关的笑话

(5) 做一些游戏以拉近和听众的心理距离

例如，有10个组员参会，在一张纸上写上10个参会人的名字，再写几件事，如曾经在12点以后送你回过家的人，曾经上过电视的人，曾经用左脚踢过猫的人等等，然后让每个组员填写在自己身上是否发生过这样的事情，如果发生过就写上你的名字。这个游戏的作用就是让大家都放下架子，使彼此之间形成一种儿童般的单纯关系，在大家相互认识、相互了解之后，就可以一起探讨问题和平等交流。

简报的结论

简报的最后要提出强而有力的结论，这些结论必须合乎逻辑，必须是你简报过程中被证实的论点。这些结论对听众行为很有影响力，简报的目的要靠这些结论去达成。

做商业简报结论的注意事项：

(1)商业简报结论非常重要，简报人希望听众得到什么，要用一种比较恰当的方式向听众表述。

(2)商业社会是一个计算成本的社会。听众听简报是要计算价值的，如果简报人不能给听众价值，也许就不会有听众。商业简报要注重客户的价值意识。

(3) 商业简报的时间一般不多于两小时。人的记忆高峰和兴奋点，一般比较短，简报做完了以后，需要通过汇总来达成简报的目的。

简报的辅助工具

1.简报的环境布置

要达到最佳的简报效果，不同的简报目的需要选择不同的会场布置。

(1)课桌式的会场布置。这是常见的一种会场布置方式，它适合于一边讲一边听。

(2)圆桌式的会场布置。在召开项目组会议的时候，主要是共同商讨项目实施方案，找出一个让大家坐在圆桌旁边，了解项目进展情况，提意见，最后汇总大家意见，作出下一步的行动计划。

(3)鱼骨刺式的会场布置。这种布置适合于代理商简报会。因为简报人在做简报的同时，代理商会在下面交流。如果采用长排桌形式交流，则交流者彼此相距太远，会场秩序就会乱成一团。采用鱼骨刺式的会场布置，有利于彼此交流。

2.视听设备

(1)麦克风。在简报开始之前，应该调试好麦克风，保证其在简报中能够正常发挥功能，为简报添彩。

(2)幻灯。一张好的幻灯片最好是三到五行字，而且只有一个主题。因为人的记忆力有限，再多就会遗忘。

能用图表说明问题尽量不用文字，因为人对图形的接受能力比文字强。

3.讲义

讲义实际上是一个辅助教材，是帮助听众接受资讯和辅助简报人实现简报目标的工具。

 简报的结构

1.开场白

开场白通常包括感谢听众参加简报会议或自我介绍，或报告简报的主题及简报的顺序。开场白最重要的是吸引听众的注意，让听众关心简报的主题。

简报人的信心非常重要，简报人应该面带微笑，充满信心地走向简报位置，迅速将资料安放好，千万不要显出局促不安的样子。

简报是一种商业活动，因此简报应该以客户为导向。简报人必须明确回答客户听简报有什么好处。也就是说简报内容必须涵盖听众关心的事情，若内容不是听众关心的，这时就要考虑修正简报的内容，否则简报的目的很难达成。

2.迅速切入主题

人的兴奋点一分钟后进入高峰期，三五分钟后，人的注意力开始进入状态。简报人应快速说明目标，让听众知道要谈的主题，然后不停地激发听众的兴趣，提高听众的期望值，让听众明确听简报会给他带来什么好处，并且一直把听众的高期望值保持到简报的结束。

3.互动

互动一方面是对听众的尊重，另一方面从互动中你会发现报告中哪些地方是听众不感兴趣的，或者听众感兴趣而你却忽视了，从而适度地调整你的简报。应该不断地维持双向沟通，不断地试探听众是否能理解你的简报。

做产品简报的时候，在对产品做了一番肯定之后，让听众来帮你总结报告，复述一下他对产品的认识。这时有人担心听众提出相反的意见怎么办？这就涉及到一个互动风险问题。所以简报之前要做大量的准备工作，对可能提出的问题以及如何回答做好充分准备。

4.总结

简报做完之后可以作如下的总结：“非常感谢在座的朋友给我提出了非常好的建议，我们今后会......”，或者，“为了感谢诸位，晚上我们会有大型的PARTY。”当然这些只是小的技巧。使用这些小技巧的目的是为了拉近与客户的距离，达到简报的目的，更为重要的是要总结出结论，用这些结论去影响听众行为，简报目的主要靠这些结论去达成。

简报是一种有效的沟通方式。成功简报的必要条件：一是简报的内容要“投其所好”，能吸引听众；二是简报者的口才与魅力要能吸引听众、打动听众。完备的视听设备也是成功简报的辅助条件。

什么是情报 

1.什么是情报

任何信息都可以说是一种情报。就企业而言，情报是指存在于企业经营环境内的有关信息如文字、声音、图表、数字等形式的信息。

2.情报的种类

(1) 外部情报

外部情报反映的是企业所处外部经营环境的有关情况，如产业整体的兴衰、竞争者的状况及优缺点、消费者喜好的变动、市场的景气状况及政治、经济、法律等对企业经营影响的信息。外部情报能反映企业可能面临的机会及危机。

(2)内部情报

内部情报是反映企业内部经营的有关状况，如经营额、成长率、收益率以及生产、销售、人才、研发、财务各部门的业务报告等。内部情报能了解企业的经营状况，把握企业的问题及企业的实力点。

(3)自我管理的情报

自我管理的情报是每个人完成工作及提升个人能力所需的情报。

收集情报的五个步骤

情报收集范围非常广泛，收集情报按下列五个步骤进行：

1.确定收集什么情报

收集情报前一定要确定收集的是什么样的情报，目的是什么。

(1) 当要确定是否有问题时

有两家类似的销售店，B店业绩持续增长，S店却平平，想要了解S店业绩平平的原因提出如下咨询来确认是否有问题。

S店是否有不好的经营方针？若有的话，要具体列举。

比较B店与S店的做法有哪些不同，这些不同点是否会影响业绩。

(2) 当确定想要做决定时

(3)当要探明问题的原因时

当想找出问题的原因时，可用3W1H方法确定要收集的情报。

①WHAT——情报收集的内容。

②WHERe——情报收集的地点。

③WHEN——情报收集的时间。

④HOW MUCH——情报收集的数量。

2.事实与意见要分开收集

事实是一种情报，意见也是一种情报，必须分开处理，因为两者代表的意义是不一样的。就像我们常听到的两个推销员到非洲卖鞋的故事，一位推销员发现非洲无人买鞋，悲观表示鞋在非洲无市场，另一位推销员却乐观地表示非洲市场无限大，二位所陈述的事实（非洲无人穿鞋的事实）是一样的，但意见却南辕北辙。

3.注意“问”及“听”的技巧

第一手情报往往要从当事人处直接获得，因此要留意收集时“问”及“听”的技巧。

(1)“问”的技巧

◆询问时不要有暗示的语气

例如：“就业是否是您毕业后考虑的第一件事情？”

不如你这样问：“毕业后您考虑的第一件事情是什么？”

不如：“面临毕业，您是否彷徨？”

又如：“面临毕业您的心情如何?”

◆询问时不要有评价的语气

询问时尽量用叙述的语气，不要带有评价的字眼。例如“这么容易的事为何还会出错？”不如“什么原因造成这件事发生错误？”

◆要让被询问者说出自己的想法

尽量让被询问者以“我”开头的语句回答问题。例如：“您认为如何？”“您的想法怎样？”“您的想法是这样的吗？”

(2)“听”的技巧

◆确认你听后所理解的是对方所说的

对于你听到的话，若觉得不够准确时，需进一步确认对方所说的内容。例如“您刚才所说的意思是指……”“我们再研究一下，您的主要意思是……”

◆积极回应对方的说话

4.掌握情报的来源及对象

当你确定需要什么样的情报后，就可以着手进行收集工作。有些情报是现成的，如报刊、杂志刊载的信息，但必须经过筛选；有些情报必须亲自调查，如客户抱怨的原因调查。现成的情报来源很多，但不一定完全都适合。因此，要随时留意有用的信息并熟悉对取得信息有帮助的对象。一般而言，情报的来源有四类：

(1) 大众传播媒体

电视、广播、报纸、杂志是最具代表性的传播媒体。

(2)参加小团体活动

参加同学会、读书会、研习会、工商会等各种社团活动也能获取许多情报。

(3)政府机构

政府有关机构如外贸协会、投资咨询处、中小企业处、中央图书馆等，都有许多情报供您参考。

(4)市场调查公司

有的情报可委托市场调查公司进行调查。

(5)其他

包括各种文献、年鉴、调查报告等。

5.情报的记录方法

情报的记录方法有：

(1) 利用笔记本记载获得的情报。

(2)利用备忘录记载情报。

(3)剪下有情报价值的报刊杂志。

(4)将阅读中的重要内容做眉批或摘录。

(5)录音录像。

如何整理情报

整理情报可按分类、目录、索引、主题词或交叉引用等方法进行。这些方法你可以花时间去参考比较，选择一种比较适合自己的方法，试着去做。在试行的过程中，依据自己的需求调整，修正出最适合自己的方法。

只要是适合自己的情报整理方法就是最好的方法。期望你在情报整理的过程中发展出最适合自己的“自我流”方法。

 情报的运用和传播

活用情报

利用情报前首先要确认情报的可靠性。

1.检查情报可靠性的方法

(1)检查从个人处得到的情报

◆确认这个人是如何得到这份情报的

◆情报有无掺杂他个人意见

◆这个情报对他个人有无利害关系

◆ 这个情报是何时取得的

◆ 他为何要提供这个情报

◆确认这个情报是否建立在某些前提下

◆ 确认这个情报有无遗漏之处是否仅为整体中的一部分

(2)检查统计资料

◆统计资料的作者是谁或是哪个机构

◆ 是采用什么调查方法取得的

◆资料是否能代表全体或只能代表一个特定对象或阶层

◆统计的数字和陈述的结论是否一致

◆调查的事项采用此种调查方法是否适当

◆是否隐藏逻辑不符的推论

2.活用情报

(1)将情报用于意思决定流程

人们在作决定的时候，通常遵循获得情报、周密思考、作出决定这样的途径。若利用收集、整理、活用情报帮助你进行思考、判断，那么，你作决定后的风险将降至最低。

(2) 活用在预测上

未来的征兆存在于现在。日本三菱综合研究所每年都会针对经济、产业、经营、技术、政治、地域等领域，广泛收集各种情报、资讯、文献，以做出他们对未来趋势的预测。他们的预测资料被企业的经营者及企业的从业人员当作透视未来的重要资讯。

企业的经营除了考虑现状外，还需要考虑将来。

“将来企业凭借什么优势在业界占有一席之地？”要回答这些问题，企业一定要有足够的情报。

(3)活用在问题的原因探讨上

问题的原因探讨过程，实际上是一连串情报的收集及判断过程。图(38-2)是利用情报探究不良品原因的步骤，它告诉你如何活用情报，探究问题的原因。

整体产业需求、竞争状况情报，新产品开发、新产品特点的市场报告，客户满意度调查等情报都是企业情报利用的例子。

另外通过情报的组合、分离可以激发新的创意，创造发明出新产品和新观点，这些都是充分活用情报的结果。

情报的传达

情报一定要妥善处理，让接受情报的人能够清楚地把握情报所要表达的意思。情报的表达一定要主题明确，要有前因后果，要善用图表。图表是传达情报最有效的方式。

(2) 柱状图

(3)对称柱形图

(4)甘特图 

(5)饼图

情报管理的准则

(1)收集情报前首先问自己收集的目的是什么

(2)经常保持好奇心与问题意识

(3) 养成检查情报真实性的习惯

(4) 相关领域的情报也要关心

(5)选定某个领域成为公司第一，也成为业内第一

(6)不要把情报只当成推理的手段，让它扮演激发你创造力的媒介

情报管理是你一生的事业，不管在事业上还是在兴趣上，要想出类拔萃，掌握情报是成功的关键。在知识爆炸的时代里，更应该重视情报管理。希望你注意收集和整理你的情报，需要时能够迅速找到情报，并且通过灵活运用你的情报作出正确的决策。