高效的会议管理技巧（上）

高效的会议管理技巧（上）

明确会议目的 

从一开始就要明确会议的目的，如果不开会也能解决问题，就取消会议。

1.会议目的

（1）透露信息或提供意见。

（2）发布指示。

（3）提出申诉和仲裁。

（4）做出决定或贯彻决定。

（5）激发创意。

（6）提出建议，进行讨论，并作出最终决定。

（7）商务展示。 

2.会议细节

（1）会议要开多长

（2）哪几个问题需要讨论

（3）分配给每个问题的时间

（4）作决定、总结的时间

（5）休息时间

（6）恰当、权威的与会者出席

（7）定期检查例行会议的实用目的 

3.其他事项

（1）评估个人目标

（2）会议目标与个人目标是否相符

（3）也许你只参加会议的一部分

保密事宜

如果会上要讨论保密事宜，应让全体与会者在会议的开始阶段就知道，因为这会影响与会者的态度。所有保密事项需要恰当的处理并在会外也应该获得足够的重视。

 4.明确会议的目的

（1） 强调目标

（2） 明确会议目的、程序 

 明确会议的目的 

判断你是否具备会议管理的基本能力

(1)每个人都明白会议的基本目的吗？

(2)是否要求每个人都要出席整个会议？

(3)是否有比开会更好的方法来提出问题？

(4)是否漏掉了重要的人？

(5)使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？

 会议的形式 

1.非正式会议

(1)环境要求。

非正式会议对环境布置没有严格的要求，会址一般选在小会议室、休息室等气氛相对轻松的场所，甚至也可以在走廊开非正式会议。

（2）几种非正式会议的特点

① 临时会议

●不多于3-4人

●小问题/紧急问题的解决

●轻松的表情及肢体语言通过

●迅速作出决定

②小型会议

●通过讨论来解决问题，提供反馈

●讨论争议，多用大量鼓励性的目光接触，帮助你保持对会议的控制

③头脑风暴型会议

●产生新想法

●灵活的创意

●事先说明会议的目的和时间限制

●轮流发言

●避免评论或批评

● 判断新想法的可行性 

2.正式会议 

会议目的和形式相符