人力资源什么是职位描述

人力资源什么是职位描述

职位描述又叫职位界定，其成果叫工作说明书(job description)，或工作规范。工作规范是job specification的音译，还不完全一样。日文中工作描述就是给工作画像，是把工作所具有的一些特征用白描的手法写下来。

工作说明书的主要内容

主要包括工作名称、工作职责、任职条件、工作所要求的技能，工作对个性的要求也可以写在工作说明书中。

工作说明书描述的对象是工作本身，而与从事这项工作的人无关。

为什么要写工作说明书

1.人员管理

便于员工理解职位所要求的能力、工作职责、衡量的标准，让员工有一个可遵循的原则。

便于上级对员工进行考核。工作说明书就是衡量标准。

2.绩效考核

工作说明书使绩效考核有章可循。

3.招聘

比如要招一个部门主管，首先就要了解这个职位需具备哪些条件，要写一个招聘申请表，给人力资源部来安排，这些职位的要求都可以参照工作说明书来做。

4.培训

在做培训需求调查或培训课程设计中，易于理解这个职位做哪些工作以及职位之间的差异。

5.人力资源规划

人力资源经理和一线经理在进行交流的时候，或在做人力资源规划的时候，也要用到职位说明书。所以说职位说明书是人力资源管理的基石。

谁来制订职位说明书

职位说明书应该由一线经理制订，或者由各个部门的主管来制订。

因为一线主管最了解他的下属，比人事经理更清楚他们部门的职责，人力资源部门在这个过程当中只是起一个辅助作用。

谁负责保存职位说明书

职位说明书应该有三份，一份放在用人部门的主管那里，这样能够在平时的工作中给下属做一些指导；一份交给员工自己，在平时的工作中有一个参照依据；一份在人力资源部门备份。

职位说明书的内容（一）

职位描述的组合要素

1.职位名称

是指公司内的工作岗位的头衔，主要反映岗位的功能。比如销售工程师、销售经理、人事主管或人事经理等等。

2.部门名称

该职位是属于哪个大的部门。比如说公司里有人力资源部、财务部、行政部、市场部、销售部、生产部，还有研发部等等。有一级部门、二级部门、分支部门、分部门。

3.直接主管

担任这个职位的上级的头衔是什么。

在职位说明书上要给直接主管留下一个签字的地方，还要有任职人的签字，职位说明书要经过任职人和上级主管双方确认，签字就是庄严的承诺。

4.任职时间

就是职位说明书开始生效的时间，这个时间可以和劳动合同的时间一致，也可以从职位说明书实际编制的时间算起。

5.任职条件

承担这个职位所具备的一些基本的条件，比如说学历、专业技能、工作经验等。

6.专业资格

一些特殊的工种要求专业资格认证，像会计师、锅炉工等。

7.下属人数

一个好的职位说明书应该把下属写上，或附有一个组织结构图，把这个职位的上下职位关系交代清楚。有直接下属和间接下属之分，间接下属常涉及交叉汇报关系，在人数计算上，常常折半计算。

8.沟通关系及频率

这个职位要与哪些部门、哪一类人员打交道。包括对内、对外两部分，与对方打交道的频率也应该写清楚。

9.职位设置的目的

就是这个职位存在的理由，或者说为什么要设置这样一个职位，通常的格式是：是什么，做什么。

10.行政权限

一种是财务权限，一种是签字权。

工作内容和职责通常是一个职位说明书的核心部分。一般来说，在制定职位说明书时，职责不能多于10项，不能少于3项。还要概括地说明这个职位主要的工作内容，衡量的标准是什么，职责是负全责、部分负责还是协助完成。

职位说明书的内容（二）

职位能力的分级

现在比较提倡以能力为核心的人力资源管理，所以对职位能力要求的分级也需要做些规定。

所谓分级就是对每一项能力都有一个定义。比如什么叫沟通能力要善于倾听有效的反馈，还要乐于把自己的计划、看法、思想、意图传达给别人，争取他人的支持与理解；要能够有效地谢绝他人，同时和别人保持一种良好的关系；能够运用技巧化解同事或者与客户之间的矛盾和抱怨；能够运用一些技巧达到说服和影响他人的目的……这是对沟通能力所做的一些定义和列举。

每一个职位要求的沟通能力是不一样的。销售人员就要求一种高层次的沟通能力，而电话接线员的沟通能力只需满足日常信息传递即可。可见虽然都要求沟通能力，但沟通能力的定义和分级是不一样的，这些在职位说明书当中应该体现。有的公司的职位说明书做得比较好，就是有了明确的分级；如果公司规模不大，只要把这些能力列出来就可以了。

 职位说明书的注意点

忌流水账，语言要有概括性

要把具有相同特征的工作合并为一项工作

避免使用独特的名词，尽量使用通用的语言

多用动宾结构的词组

如：销售的职责是在计划的费用内领导控制销售活动以取得预期的销售额。

在薪酬方面，人事经理的工作内容是制订薪酬和福利政策，审核每月的工资和税务报表。人事助理是计算工资额，发放工资单，然后编制税务报表，并向政府部门提供统计资料。

制作职位说明书应该是基于现有状况，考虑工作的合理性，并有所提升的一个过程，要求状况要有合理性。

还有，对产品知识、行业知识的要求也可以写在职位说明书中。这些内容的取舍由公司根据自己的情况来决定。所以，职位说明书可以写得比较详细，也可以写得比较简略。那最简略的是什么呢？只有职责部分，这也算是一个职位说明书。

详细型和简略型的职位说明书各有好处，假如公司规模不大，人与人之间彼此都很了解，劳动环境差异也不大,就可以用一种比较简略的工作说明书。如果公司规模很大，几千人甚至几万人，职位说明书就要求精确、复杂、全面一些，除了对能力、职责、任职条件、工作目的有要求外，还要列上工作环境要求，甚至具体的工作方法、工作程序，当然，职位说明书没有定规，要适合企业的实际状况。

 职位说明书中职责的衡量标准

职位描述的过程中，每一项职责的衡量标准比较难以把握。因为这一点也是和目标管理和绩效考核相联系的，工作说明书可以为这些工作提供依据。

所以，完整的职位说明书应该包含着衡量标准，一般情况下衡量可以从两方面来考虑：

一个是数量：如利润率、产量、收入、市场占有率等；

一个是质量：如准确率、误差率、次品率等。

还有一些反馈性的指标，比如说投诉、别人的称赞、客户的称赞、客户的满意程度，还有员工的流失率、员工的满意度等等。

还有一些是成本、财务方面的指标，比如说单位成本、预算与实际的比率、人工成本与销售额的比率，都能为描述这个职位的工作职责与相关衡量标准方面提供参考。

尽管工作的内容和职位设置有变化，如果没有职位说明书，只会加重员工的忧虑感或者盲从感。这种情况下，职位说明书不必写得很详细，只要把工作的核心部分用相对简练、精确的语言写出来，就可以达到同样的效果。如果一个企业连工作规范也没有，人们容易认为它没有前途。

 制作职位说明书的步骤

1.宣传

公司应该做好宣传工作，这些工作主要是由人力资源部来做。主要向员工宣传制作职位说明书的目的、作用，特别给一线经理讲清职位说明书的意义。

2.格式

接下来，要设计一个比较适合本企业的格式。可以写几个例子让一线经理参考。

3.转化

因为职位说明只是工作分析的一个结果，工作分析是一个前提，所以要制作好职位说明书，就要设计好工作分析的问卷，让任职者和任职者的上级进行填写，然后转换成职位说明书。

4.审核

各部门写完之后，人事部门还要帮助其他部门来审核工作说明书写得是不是完善，有没有遗漏。要遵循“事事有人干，人人有事干”的准则。事事有人干，就是避免出现有活儿没人做的情况；人人有事干，主要是考虑工作的饱满程度。

5.颁布

有些公司把职位说明书装订成册，当成公司的规范文件来执行，这非常好。这项工作本身就很重要。

很多人有过亲身体验：通过做职位分析和职位描述，又把企业的组织结构理了一下，对人员配置做了深入的思考，理顺的过程比写的过程还要好。职位分析和职位描述，我们看到的结果不过是一页一页的纸，但是最重要的是，在这个过程当中我们理清了思想：这个部门究竟该配多少人，每一个人的职责是什么？如何来考核他？思路一下子清晰起来，所以这个过程比结果还重要。