行政管理 质询的忌讳

行政管理 质询的忌讳

质询的礼节

质询是会议的一项重要内容，一般情况下，与会者遇到质询时总会显得比较紧张，甚至害怕。其实，质询完全是一种有理有据的行为，它的存在是为了让会议的议题更加明确，让会议更容易达成一致。只要每位与会者了解和掌握了质询的礼节，就会明白应该使用何种技巧来正确应对，质询也就不会成为可怕之事了。

1．不要同时提出两个以上的问题

质询也就意味着要提出问题，所以，质询的第一个礼节就是不要同时提出两个以上的问题。即使你目前确实有许多问题，但是一次只能提出一个问题，而且是一对一的提问。这样能让被质询者集中思路地回答你的问题，有利于解答你心中的疑问。

如果一次提出多个问题，一时之间会令对方不知所措，更不利于解决问题。一对一的提问方式既可以表现出你对对方以及问题本身的尊重，也是一种有礼貌的表现。

2．质询要在两分钟内说完

会议主席要提前做好会议各项议程的时间段的分配，要专门留出一定的时间供与会者提出质询。而且要事先明文规定，每位提问者必须让自己的提问在两分钟内完成，从而空出更多的时间让被提问者回答。

若不事先做好时间分配，质询这个环节恐怕就会被省略掉，因为过于冗长的会议会让与会者丧失提问的兴趣。而如果质询时间过长，也会拖延会议的进程。

3．避免只回答是或不是

回答问题时不能只说“是或不是，好或不好”，应简短说明因由。回答要简洁明了、有理有据。要一针见血地指出某某提案为什么好或为什么不好；另外，回答问题不要过于直截了当，尽量婉转并留有余地，不要一棍子将人打死。比如你可以说“因为我觉得这个会影响到我们公司的某一些项目，所以我个人认为我们是不是可以采用其他的方案会更好”。

4．不要重复提出同样的质询

开会时不要重复提出同样的问题。有些人为了表现自己，即使同样的问题已经有人提出，他还是会不厌其烦的再提出一次。这种行为实属多余，而且也很不明智，别人提过的问题已经失去了再问的意义，你应该构思其他的问题。而且，这种重复提问还会占据会议的时间，影响他人提问，实在是损人又不利己。

5．勿大声无理的问话或坚持己见

少数服从多数是会议规则中的一条，它强调的是一种集体的声音，压制的是个别不同的声音。所以，如果你的意见与绝大多数人的想法相左，你就要试着去接受大家的意见，而不是坚持己见。

如果你因为自己的意见不被认同而脸色难看甚至在会议中大喊大闹，那不仅于事无补，而且还会让其他与会者觉得你没有风度、气量狭小，甚至会因此而处处树敌，使自己处于孤立的境地，与其如此，还不如顺应“民意”。

司仪角色扮演

司仪是协助会议主席控制会议的人，其职责最主要是读议程和唱名，并且提醒主席会议的重点，所以只有在进行下一个议题时，才会开口，大部分时间都是由主席讲话。一个称职的司仪，不应该喧宾夺主，抢走主席的光彩，而是大家各司其职，令会议开的有声有色。一名合格的会议司仪应具备以下九大特性：

1．具有专业知识

司仪这个职位是为勇于尝试的人准备的，一个优秀的司仪很容易迈向管理阶层。司仪要具备相关的专业知识，培养自我的多元化智慧，这样才能得到公司的重视。司仪绝不单纯是一个简单的服务人员，而是会议很重要的一个组成部分，没有扎实的专业知识作后盾，就无法在会议中有理有据的辅助主席工作，也不可能当选司仪。

参与会议的主席、司仪和群众，都要好好的扮演自己的角色，大家通力合作，才能把会议开得尽善尽美。

2．要清楚自己的定位

身为一名司仪，一定要对自己的定位有一个清醒的认识，这样才能在开会时做好本职工作。司仪主要是用来协助会议主席掌控会议，所以，适当的补充和提醒主席是司仪的主要职责。但是，还要切记不可喧宾夺主。

当你发现会议主席的讲话超过了预定的时间，就要使用不落痕迹的方式，自然的提醒主席。比如，写一张小纸条，若有若无的放在主席的桌上；当主席忘记了会议的某个议题，你要用合适的语言提醒主席，比如“主席对不起，五分钟前你提到的那个议题，你要不要补充一下”？这样既尊重了主席，又提出了议题。

3．要注意着装

司仪必须要注意着装，这是对司仪的一个基本要求。除会议主席外，最能吸引大家注意力的就是司仪。得体的着装更能体现良好的气质，让人见之顿生尊重和喜爱之情；着装不得体，势必让会议的严肃性和功能的发挥大打折扣，与会者甚至会怀疑组织者的眼光和能力。所以，司仪一定要认真着装。

4．要充满活力

在会议进行中，除会议主席之外，最引人注目的焦点就是司仪。在宣读会议章程时，司仪若是面无表情、呆若木鸡，与会者的心情就会受到不良的影响，会议气氛也会随之变得死气沉沉，更会影响到会议的顺利进行。所以，司仪人员在宣布会议要点时一定要充满活力，用自己的活力感染与会者，让会议在轻松的环境中顺利进行。

5．具有应急能力并会缓和气氛

红花还要绿叶配，如果说会议主席是一朵红花，那司仪就是当之无愧的绿叶。二者是相辅相成的关系。司仪要具备较强的应急能力，当主席经验不足，临危慌乱时，司仪就要立即挺身而出、灵活应对，帮主席打好圆场；司仪还要具有很好的调节气氛的能力，当与会者与主席发生争执、僵持不下的时候，司仪要善于用一两句幽默的话语缓和会场上紧张的气氛。

6．要有适当的肢体语言

肢体语言的作用很大，比起一般的语言，它显得更为生动和有力。司仪要会适当使用肢体语言，充分调动与会者的情绪、调节会议的气氛。如果始终都只是一味地照本宣科，恐怕很难把会议开好。适当的语言搭配适当的肢体语言才能有效的协助主席将会议顺利的进行下去。