行政管理会议的六大功能

行政管理会议的六大功能

1．传达公司经营理念并使公司目标协调一致

召开会议最主要是为了传达公司的经营理念，统一上下员工的步调，改进公司的缺失，让公司能够更好。同时通过会议，集思广益，把大家的意见统一起来使之成为公司即将遵循的一个方向，这样才能众志成城，又快又好的将目标变为现实。

2．传达决策者信念

决策者的信念也要通过会议来传达。比如，公司今年开始要派发一些红利给所有的员工，而且要根据每位员工完成各项指标的多少而有所不同，这是领导者的一种激励策略，这样的信念就需要利用会议来隆重推出，充分吸引员工，激发员工的工作热情。

3．集思广益共同解决问题与危机

集思广益、共同解决问题与危机是会议的又一个重要功能。当公司突然陷入困境，下面的人没有对策，领导一时之间也拿不出合理的方案时，就需要大家坐在一起召开会议，贡献自己的想法，设法解决公司所面临的危机。所以，开会可以化危机为转机，这也就是它存在的一个重要原因。

4．脑力激荡，寻求创意，突破经营盲点

会议功能的第四点是脑力激荡，开发富有创意的经营理念。一个拥有良好的生产线、人员配备和产品的公司，如果没有足够的创新意识，依然不能称之为是一个好公司。会议就是产生创意的一个良好场所，通过有效的会议，可以进行头脑风暴，不断激发出良好的创意。

5．检讨、改进缺失

会议功能的第五点是全面检讨和改进公司的缺失。如果你的公司今年的业绩一路下滑，你就要马上召开会议，大家讨论一下所以下滑的可能原因，比如：是不是产品不够好，还是管销费用没有有效控制，或者人员的配备有问题。通过会议，可以将所有可能的原因列举出来，然后再编列成册，一一做出分析，通过分析结果来检讨和改进公司的有关缺失。

6．达成告知功能

达成告知也是会议的一大功能。比如，今年你的公司的业绩目标是要达到一亿的营业额，通过会议，你可以将这个目标清晰准确地传达给各个相关部门，号召大家加快生产脚步，争取按时完成任务。这样传达信息要比在布告栏上公布的效果好得多，而且也显得更为郑重。

  会议进行前的注意要点

1．是否一定要开会

一般来说，一定要召开的会议至少应该符合下列条件中的一个：

Æ需要进行信息交换

若要令部门内部和部门之间在工作上配合默契，就需要召开会议来进行信息的交换；有时为了客观全面的了解情况，得出合乎实际的结论，也需要让多个部门或许多人员在一起交换多方面搜集的信息，这时也应当开会；另外，如果需要激发出具有创造性和批评性的意见，从而寻找、分析、解决问题和做出决策时，也同样需要开会。

Æ需要整合不同意见

作为包含着许多个体的团队，要成为一个整体，就需要整合内部不同的意见，如，让众人接受一个决定、计划和构想；或者重新整合众人混乱的观念，确保所有人都对一个问题有一致的理解，这时，就需要开会。另外，如果需要使某个问题尽快获得各方的反应，或是需要全面推动、加快已经被延迟了的工作，往往也需要开会。

Æ涉及多方面的工作安排

如果决策实施时涉及多个部门、多个人员时，当然也需要召开会议。比如说，为了让大家明确目前所面临的问题；处理涉及到不同部门的人事问题；处理不知道什么人对此应负责，或是需要多人、多部门对此负责的问题；安排涉及多个部门人员的工作，以上这些情况均需要召开会议以取得最好效果。

2．会议议程不可太过冗长

Æ安排会议议程

会议的议程如同轨道，可以令会议在预定的方向上有步骤、有计划的进行。一般来说，会议的议程是有一定模式的，大多数的会议议程都需要包括主席的开场白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、整合意见、得出结论和会议结束等几个部分。

以上就是会议议程一般所要包括的内容，除此之外，还可以根据实际需要对会议的议程进行添加或删减，比如，有的会议结束时可能需要领导发言，有的会议的议题情况由主席代为介绍等。这些，都要视当时具体的情况而定。

Æ各种会议的长度

议程确定之后，一定要根据会议的类型把握好会议的长度，一般来说日常的例会需要30～90分钟；临时性会议中的短期会议长度为30分钟以内、中期会议长度为30～120分钟、长期会议长度为1天以上。

3．开会地点的安排

开会地点的选择要切合会议的内容以及形式，还要注意会议的预算、会议的规模及室温、灯光、噪声等各种因素，而且需要确保与会者的舒适度。一个让与会者感到不适的地方不会给会议带来良好的效果。

公司内部的会议一般都在公司内举行，但不同类型的会议，举行的地点也有所不同。公司的例会，需要有一个固定的会议场所，最好是一间独立、宽敞、明亮的房间，里面有必要的布置和设备；公司的高层在主办会议时可以使用公司内部的场地；公司间的会议根据会议举行的目的而选择不同的地点；大型会议，特别是比较正式的会议，其场所要求比其他会议要高一些，但是仍有不少地点可供选择，比如会议中心、公共建筑和高校会堂等。

4．确定合适的开会时间

日常的例会最好选择在周二至周四8：00～11：00或14：00～16：00举行；临时例会则要选择与会者都感到方便的时间。还有，如果你将会议安排在11：00召开，就要特别注意严格控制好会议时间，这样才不会影响与会者的正常安排。

另外，紧急会议召开时间的选择，一般遵守“越快越好”的原则。会议召开时间的安排要根据与会者的情况来进行，要求一切以与会者为本。

5．邀请适合参与会议的对象

适合参与会议的人员应该符合如下条件：

Æ有利于议题的讨论

与会议的议题有关，应当是与会者的首要条件；与会者还包括跟讨论题目有直接关联的人、可以提供专业或独家信息的人、能使讨论更有效率的人。

Æ有利于会议的顺利进行

与会者还包括有利于会议顺利进行的人，比如，对会议的协调作用不可或缺的人、代表着某个团体或群体利益的人等。

Æ有利于召集者的意愿

召集者的意愿是会议召开的一个决定性因素，于是，那些有利于召集者意愿的人当然也是与会者的理想人选。

以上三个标准是确定与会者名单的一般标准，当然，有时在一些特别场合下还有其他的标准，但是这三个标准是基础标准，应当在确定名单时首先被执行。

6．辅助器材的搭配

公司的会议室由于需要长期使用，所以应配有常用的辅助器材，它们主要是一些电子设备：

首先是照明设备，无论采光效果如何，电灯的照明度都不应低于办公室的照明度；其次是扩音设备，一般有三四个即可，均匀分布在会议室内，扩音器的功率要和会议室的大小相适应，扩音设备不但可以提高发言者传递信息的效率，也同样可以帮助主席或发言者在场面混乱的时候控制局势；再者是投影设备，一般包括电脑、投影器、投影幕以及相关的传导线等，投影器多为可移动型，可在投影幕前2～4米处安装；还包括视听设备，虽然现在投影设备一般都可以替代视听设备，但如果条件允许，还是应当有一套视听设备，包括电视机、ＤＶＤ影碟机、功放机、音箱等。