会议的三个阶段/七个过程

会议的三个阶段/七个过程

要想使会议成功，必须清楚了解整个会议的结构、过程。

(1)完整会议的三个阶段

第一个阶段：会议的计划阶段，也就是会前准备。

第二个阶段：召开阶段，从开始到结束。

第三个阶段：会议追踪的阶段，追踪会议结果是否落实。

(2)三个阶段又可以分成七个过程

①会议的计划阶段就是会前准备的过程。

②会议召开阶段分成五个过程。

●会议的开始阶段。

●会议的扩展阶段。当议题提出，怎样把议题发散，这一阶段称为会议的扩展阶段。

●会议的回收阶段。在众多观点中找到最有效、最省成本、最有帮助的某一种或两种方法，这一阶段称为会议的回收阶段。

●达成结论阶段。回收完之后需要经过讨论达成一致意见，这一阶段称为达成结论阶段。

●会议的总结阶段。达成结论后还要对会议进行总结，这一阶段称为会议的总结阶段。

③会后追踪过程。

会前的计划

1.界定会议目标

开会之前首先必须清楚地界定会议目标，有一个清晰的目标开会议才是值得的。

(1)会议的目标应该符合目标的ＳＭＡＲＴ特征，也就说会议的目标是必须是明确的、可衡量的、可以达成的、实际的和有时间限制的。

(2)订立了符合ＳＭＡＲＴ特征的目标后，还要把目标书面化，并具体列出。

(3)会议目标所要标明的必须是应该实现什么，而不是应该做什么。

2.会议参加者

(1)一般邀请两种人参加会议

对于会议有帮助的人。这些人会提出很多好的想法，有利于会议达成结果。

需要执行会议决议的人，邀请需要执行会议决议的人参加会议，是为了让他们更好地领会会议决议，以便执行会议的决议。当然有时不需所有的执行人都参加会议，可以让会议执行人的代表或上司参加，如果难以分辨这个人是否值得邀请，宁可邀请而不排斥。

(2)与会人数不宜太多。人太多讨论起来不会很充分；也容易造成人浮于事；同时冲突发生的可能性也会加大；而且会占用相当长的时间。理想的与会人数是五到七人，人数过多就需要分组讨论。

3．确定会议的方式

会议方式的确定主要包含4个方面：

(1)是否预先分配好各个阶段的时间：主持人开始讲多长时间、中间议题的讨论多长时间、集思广益多长时间、总结的时间。

(2)时间的分配跟议题的重要性是不是一致。

(3)确认每个阶段采取的方式：第一个阶段跟大家介绍背景资料，可能是宣读式的；第二个阶段跟大家呈现问题；第三个阶段大家讨论。必须准备好每个阶段所用的方法，才能有效发挥会议的功效。

(4)一旦某种方式不成功，是否有备用的策略。比方让大家讨论，但大家就是不愿说，这时有什么备用方法？

4．会议时间

安排会议的时间应注意：

(1)避免假期或周末前一天的下午。

(2)要照顾关键人物参加会议的时间，如果关键人物不在，宁可延迟会议。

(3)避免只有开始没有结束的时间。

5．会议地点

(1)首先考虑没有打扰/噪音和其他使人分心的因素。

(2)足够的设施/设备/暖气/灯光/茶水。

(3) 场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。

(4)令与会者方便。

6．会场座位安排

(1)如果与会者不自在，看不见对方/黑板/图像，他们将不再专心一致，而是乱写乱画。

(2)将持不同意见的两个好辩者分开坐，或不面对面的坐，将好辩者安排在沉默者旁边。

(3)有两件事非常重要：——主持人能看得见所有与会者——合理的座位安排

7．会议议程

(1)编排会议议程的两个原则：

●按照议题的轻重缓急排序。

●预估每个议题的时间并明确地标出。

(2)提前下发《日程安排》，日程的内容包括：

●会议主题。

●会议时间/地点/人员。

●会议的4个角色。

●会议目标及背景材料。

●会议内容。

管理人员大部分时间用于会议，因此工作的成效跟会议的效果紧密相关。富有成效的会议给企业带来多种好处，举行一个富有成效的会议要注意避免“不守时、不负责、议而不决、不投入、不执行”的五不倾向。

成功的会议中有4个角色：主持人、空中调度、会议记录、时间控制。完整的会议分成3个阶段；好的会议分为7个过程，包括会议的准备过程、开始过程、扩展过程、回收过程、达成一致的过程、结束的过程以及追踪的过程。

本讲首先着重介绍了会议中的一些准备内容。

课前讨论：如何控制会议中的突发事件

在进行团队会议的过程当中，总是会出现一些意想不到的情形，那么主持人应该如何来控制这种情形的发生呢？请小组围绕这个问题，从三个方面进行分析：

1：出现这些情况的原因是什么

2：如何预防这些情况的发生

3：一旦在会场上真的出现少数人垄断会议，或者出现会议成员之间争论的场面时，我们应该采取什么样的补救的措施。           

议的开端和扩展阶段

会议日程安排好以后，接下来就应该召开会议了。

1．好的会议开端

(1) 要做到准时开始。尤其有重要人物参加时，会议的准时性更为重要。

(2) 把注意力集中在会议的目标上。

(3) 营造一种“我群感”的气氛。把大家看成我们，而不是你们。

(4) 制定会议的基本规则。比方说所有的手机放在静音状态；缺席会议需要提前请假等等。

(5)要确定个人的职责。谁是主持人、谁是空中调度、谁做时间控制、谁来记录，通常要由主持人告诉大家。

2．不好的会议开端

(1)会议延迟。

(2)知道会议的目标。

(3)缺乏指引，并不是按部就班的进行。

(4)进入内容太直接，还不知道会议的背景，就直接进入议题。

会议的扩展—图文并述技巧

会议的扩展是指小组成员通过脑力激荡的方式及成员的不同的思维方法产生多方面的意见以供选择。

1．图文并述

扩展阶段有很多手法，一种扩展的技巧叫图文并述。这种扩展技巧的宗旨是：让小组人员提出大量的信息或观点，越多越好，所使用的工具包括海报架、马克笔或小便条。

图文并述的过程：

(1) 将所要讨论的问题写在海报纸上。比如将采用什么方式和方法来降低人员离职率。

(2) 鼓励每个人用便条写出各种见解。要求每张便条上写一个，便于后面进行归类，尽量要清楚明确地表达。用脑力激荡的方式，想想有没有愚蠢的和糟糕的见解。

(3)展示便条，把所有的便条放在白板上展示出来。

(4)整理便条并归类。

2．发言的注意点

归类以后，接下来就需要讨论，会议中的发言需要注意：

(1) 不要打断别人的发言，要积极的聆听。

(2) 要经过空中调度许可才发言。

(3) 避免价值判断、好为人师。

(4) 发言时要先谈观点再解释。

会议的回收以及达成结论阶段

会议的下一个阶段是回收阶段，有多种回收的手法，其中一个技巧叫N/3技巧。N/3技巧就是采用回收的方式在多项议题中找出最后要执行的那一个。N/3技巧的宗旨是：通过回收的手法从一系列的见解当中找到最重要的、马上要执行的一个或两个，基本用具是海报、马克笔和便条。

N/3技巧的过程：

(1)在扩展阶段把所有的观点和陈述都张贴出来，接下来应该检查是否有重复的观点，将重复的观点取消掉。

(2)将所有的观点总数除以3。比方说关于降低员工离职率的方法共有11种，那么11除以3等于3.7，四舍五入，约等于4，意味着每人有投4票的机会，在这11项内容中每人选出四个最重要的。

(3)个人投票。

(4)总结出得票的数量，把所有得票的数字写在海报纸上。

(5)看一看哪些得票最多，如果同时好几项得票相同，可再次回收。

达成结论的过程

1．达成结论的步骤

会议从开始到扩展到回收，接着就要进入执行阶段中的第四步——达成结论。

面对投票的结果，一旦有人不赞成，但偏偏他又是执行这个任务的人，这时就要尽量达成一些小的共识，这是最后达成结论的基础。

达成共识分成3个步骤：

(1)呈现一个主意和观点；

(2)询问大家是否理解；

(3)询问大家是否同意。

2．陈述技巧

会议过程中达成共识，需要成员及会议主持人具有良好的陈述技巧。

(1) 陈述过程中，首先要做到目光接触。

(2) 讲完某个内容，要懂得用停顿的技巧。保持沉默使人们有更多的机会去思考，去加工、去理解别人的观点。

(3) 可以使用一些幽默语言来调节会议中的气氛。

(4) 注意语音、语调和语气，重要的关键点要加重语气。

(5) 克制令人分心的举止。

(6) 注意措词。

(7) 注意使用一些视听材料。

(8) 避免唱独角戏。

(9)善于用一些实例或轶事。

3．三段式意见表达法

三段式意见表达方法可以有效地表达自己的意见，以便让其他与会成员接受。

(1) 用简洁而肯定的说辞来表达意见。

(2) 提出具体而充分的理由来证明意见的正确性。

(3) 重复一下原先的观点。

4．重视活用数据

如果要增加语言的魅力，就必须重视活用数据。

(1)尽可能用数字说话。麦当劳在跟新员工介绍自己公司的时候，要告诉他们：从公司成立那一天起到目前为止，麦当劳已经制作了数以亿计的汉堡，如果把这些汉堡从地球绕着月球来回转的话，相当于从地球到月球的20个来回。

(2)要设法为枯燥的数字注入生命。过多冷漠的数字令听众觉得缺乏人情味，比方说，“通过这个活动，我们能够降低团队的预算成本约70万元”，70万，一个冷漠的数字，但如果把它变成另外一种方式，“如果把这70万都用于我们团队成员的话，相当于我们每个人的工资在原来的基础上翻三倍”。

要设法为枯燥的数据注于生命，让人家感觉到这个数字代表某种跟自己相关的内容，这样人们更容易理解，更容易记住这个数字。

5．借用名家之言

有时也要借用名家之言来开会。

比如，“这一年来员工的士气低沉和纪律松弛是有目共睹的，我认为真正的原因在于我们的薪资调整的幅度远远低于市场上的通货膨胀率，当员工的收入不足以应付日常开销的时候，那么提升士气和维护纪律都将成为一种空谈。管仲不是说过，‘衣食足而知荣辱，仓廪实而知礼节’吗？”

把古人的名言拿出来，对支持论点比较有帮助。

6．倾听的技巧

会议中，无论是团队成员，还是会议的主持人都需要运用仔细倾听的技巧。

(1) 要做到耳、眼、心、脑并用。

(2) 要静下来去听。

(3) 善用听话比讲话快的优势。

(4) 避免笔录所听到的一切。

(5) 婉拒邻座的私下交谈。

7．提问的技巧

在会议的过程中如何提问也很重要。

(1) 问法种种

 (2) 发问技巧

 (3)应该避免的问题