会议的开端和扩展阶段

会议的开端和扩展阶段

会议日程安排好以后，接下来就应该召开会议了。

1．好的会议开端

(1) 要做到准时开始。尤其有重要人物参加时，会议的准时性更为重要。

(2) 把注意力集中在会议的目标上。

(3) 营造一种“我群感”的气氛。把大家看成我们，而不是你们。

(4) 制定会议的基本规则。比方说所有的手机放在静音状态；缺席会议需要提前请假等等。

(5)要确定个人的职责。谁是主持人、谁是空中调度、谁做时间控制、谁来记录，通常要由主持人告诉大家。

2．不好的会议开端

(1)会议延迟。

(2)知道会议的目标。

(3)缺乏指引，并不是按部就班的进行。

(4)进入内容太直接，还不知道会议的背景，就直接进入议题。

破冰手段：

必要时主持人在进入会议内容之前要做一些会议议题的背景资料介绍，以便让大家清楚在什么样的情况下讨论问题。在会议开始的时候可以使用一些破冰手段，营造积极的气氛，增加内聚力。

比方这次会议要倡导的是一种团队气氛，那么可以采取一种游戏的方式，在会场中准备一个气球，如果你认为谁对你的帮助最大，就可以把气球传给他，他也要这样把气球继续传下去，直到所有的人都传遍了为止。由此可以得到一个结论，所有参加会议的人员中没有人可以离开其他人而独立完成工作，我们需要彼此帮助。这就是一种破冰的手段，时间不长，但已经营造了一种“我群感”的气氛，大家觉得我们是一个团队，是一个大家庭，我们一起来完成这个目标。

会议的扩展—图文并述技巧

会议的扩展是指小组成员通过脑力激荡的方式及成员的不同的思维方法产生多方面的意见以供选择。

1．图文并述

扩展阶段有很多手法，一种扩展的技巧叫图文并述。这种扩展技巧的宗旨是：让小组人员提出大量的信息或观点，越多越好，所使用的工具包括海报架、马克笔或小便条。

图文并述的过程：

(1) 将所要讨论的问题写在海报纸上。比如将采用什么方式和方法来降低人员离职率。

(2) 鼓励每个人用便条写出各种见解。要求每张便条上写一个，便于后面进行归类，尽量要清楚明确地表达。用脑力激荡的方式，想想有没有愚蠢的和糟糕的见解。

(3)展示便条，把所有的便条放在白板上展示出来。

(4)整理便条并归类。

收集到的便条提出了很多方法：比方说增加人员的培训、要确定薪资政策、员工觉得发展的机会不够、一些其他的原因，比方说出国等等。把这些因素归类，把少数不同的意见都可以归为其他，这就是便条的整理。

归类时大家不要讨论哪个好，哪个不好；出现分歧的意见不要紧，在这个阶段不需要达成一致；要将同类的观点划分到某一个条目之下，也叫做合并同类项目。

这是扩展技巧的典型手法——图文并述。

2．发言的注意点

归类以后，接下来就需要讨论，会议中的发言需要注意：

(1) 不要打断别人的发言，要积极的聆听。

(2) 要经过空中调度许可才发言。

(3) 避免价值判断、好为人师。

(4) 发言时要先谈观点再解释。

会议的回收以及达成结论阶段

会议的下一个阶段是回收阶段，有多种回收的手法，其中一个技巧叫N/3技巧。N/3技巧就是采用回收的方式在多项议题中找出最后要执行的那一个。N/3技巧的宗旨是：通过回收的手法从一系列的见解当中找到最重要的、马上要执行的一个或两个，基本用具是海报、马克笔和便条。

N/3技巧的过程：

(1)在扩展阶段把所有的观点和陈述都张贴出来，接下来应该检查是否有重复的观点，将重复的观点取消掉。

(2)将所有的观点总数除以3。比方说关于降低员工离职率的方法共有11种，那么11除以3等于3.7，四舍五入，约等于4，意味着每人有投4票的机会，在这11项内容中每人选出四个最重要的。

(3)个人投票。

(4)总结出得票的数量，把所有得票的数字写在海报纸上。

(5)看一看哪些得票最多，如果同时好几项得票相同，可再次回收。

达成结论的过程

1．达成结论的步骤

会议从开始到扩展到回收，接着就要进入执行阶段中的第四步——达成结论。

面对投票的结果，一旦有人不赞成，但偏偏他又是执行这个任务的人，这时就要尽量达成一些小的共识，这是最后达成结论的基础。

达成共识分成3个步骤：

(1)呈现一个主意和观点；

(2)询问大家是否理解；

(3)询问大家是否同意。

如果出现了意见分歧该怎么办？

遇到意见分歧没有关系。遇到意见分歧时应该遵循以下原则：

第一，不要回避对立。

第二，不要因为工作上的分歧，而演化成人际关系或情绪方面的对立。

第三，一旦碰到这种情形，建议利用会议中间的休息调节一下气氛，不要让这种气氛再继续。

第四，可以参考一下第三方的意见：好，Ａ和Ｂ你们都谈到自己的意见，下面不妨听听其他人的见解。

第五，可以把焦点的问题写在黑板上，客观比较一下到底谁是谁非。

2．陈述技巧

会议过程中达成共识，需要成员及会议主持人具有良好的陈述技巧。

(1) 陈述过程中，首先要做到目光接触。

(2) 讲完某个内容，要懂得用停顿的技巧。保持沉默使人们有更多的机会去思考，去加工、去理解别人的观点。

(3) 可以使用一些幽默语言来调节会议中的气氛。

(4) 注意语音、语调和语气，重要的关键点要加重语气。

(5) 克制令人分心的举止。

(6) 注意措词。

(7) 注意使用一些视听材料。

(8) 避免唱独角戏。

(9)善于用一些实例或轶事。

3．三段式意见表达法

三段式意见表达方法可以有效地表达自己的意见，以便让其他与会成员接受。

(1) 用简洁而肯定的说辞来表达意见。

(2) 提出具体而充分的理由来证明意见的正确性。

(3) 重复一下原先的观点。

4．重视活用数据

如果要增加语言的魅力，就必须重视活用数据。

(1)尽可能用数字说话。麦当劳在跟新员工介绍自己公司的时候，要告诉他们：从公司成立那一天起到目前为止，麦当劳已经制作了数以亿计的汉堡，如果把这些汉堡从地球绕着月球来回转的话，相当于从地球到月球的20个来回。

(2)要设法为枯燥的数字注入生命。过多冷漠的数字令听众觉得缺乏人情味，比方说，“通过这个活动，我们能够降低团队的预算成本约70万元”，70万，一个冷漠的数字，但如果把它变成另外一种方式，“如果把这70万都用于我们团队成员的话，相当于我们每个人的工资在原来的基础上翻三倍”。

要设法为枯燥的数据注于生命，让人家感觉到这个数字代表某种跟自己相关的内容，这样人们更容易理解，更容易记住这个数字。

5．借用名家之言

有时也要借用名家之言来开会。

比如，“这一年来员工的士气低沉和纪律松弛是有目共睹的，我认为真正的原因在于我们的薪资调整的幅度远远低于市场上的通货膨胀率，当员工的收入不足以应付日常开销的时候，那么提升士气和维护纪律都将成为一种空谈。管仲不是说过，‘衣食足而知荣辱，仓廪实而知礼节’吗？”

把古人的名言拿出来，对支持论点比较有帮助。

6．倾听的技巧

会议中，无论是团队成员，还是会议的主持人都需要运用仔细倾听的技巧。

(1) 要做到耳、眼、心、脑并用。

(2) 要静下来去听。

(3) 善用听话比讲话快的优势。

(4) 避免笔录所听到的一切。

(5) 婉拒邻座的私下交谈。

7．提问的技巧

在会议的过程中如何提问也很重要。

(1) 问法种种

▲澄清式问句            ▲探索式问句

▲含第三者意见的问句    ▲强迫选择式问

▲多重问句

 (2) 发问技巧

▲凌空式问题引发全面参与

▲瞄准式问题有潜在缺点

▲由广泛的问题移向特定问题

▲根据前一个问题内容构造问句

▲给予答复人足够的时间,不怕“冷场 

(3)应该避免的问题 

▲避免令与会者为难

▲避免代替小组思考

▲避免把讨论从中心目的引向细节

 会议的结束和追踪阶段

会议结束

1.会议结束意味着对以下的问题达成一致

(1) 会议完成了什么内容。

(2) 完成的内容跟会议目标是否有关系。

(3) 下一步该怎么做。

(4) 是否需要下一个会议。

这是会议结束阶段需要回答的几个问题，如果回答是肯定的，就表示会议已经圆满的完成了目标。

2．会议评估

会议将结束时的一个步骤就是会议评估。这是空中调度要做的工作。

(1)运用+/(符号表示优点/机会点

(2)针对机会点提出改进建议

3．会议纪要

会议以后要在两个工作日内把会议纪要整理出来，由主持人签字、确认后发放给大家。包括会议的名称、议题、日期、地点、主持人、出席者、缺席人以及会议有关的内容。会议的内容分成决议部分和待办事项部分：决议部分就是会议中已经订立下来的事情；待办事项部分指哪些需要去完成、谁、什么时间、怎样完成。

问题研讨  会议中的难题与对策

在进行团队会议的过程中总会出现一些意想不到的情形，主持人应该如何控制这些情形的发生？

(1)少数人垄断会议

▲原因：

第一， 多数人并不积极参与。

第二， 少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱。

第三， 少数人好求表现。

▲预防措施：

第一， 开会前鼓励所有与会者都要积极参与。

第二， 如已知某人可能要垄断会议，则事先与他疏通并请他节制。

第三， 报名发言或者是报名发问。

第四， 要采取轮流发言的方式。

▲补救措施：

第一， 巧妙的阻止。比如告诉垄断者：“你的宝贵意见我们都已经听懂了，而且已经充分的理解了您的意思，让我们也听听其他与会者是否有其它的看法，好不好？”

第二， 指派工作给喜欢垄断会议的人去做，以分散他的精力；

第三， 故意将视线避开垄断者，以免令他误以为主持人想听取他的意见。

(2)会议中出现了争论场面

▲原因：

第一， 对会议目标或讨论主题不清楚。

第二， 对会议过程中的某些问题具有不同的看法或感受。

第三， 发现相互间不满，借会议相互挑衅。

▲预防措施：

第一， 澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争议；

第二， 强调真正重要的是什么是对的，而不是谁是对的；

▲补救措施：

第一， 假若争论是离题的，则应立即制止，并重复会议的目标与讨论的主题；

第二， 倘若争论在主题之内，则先强调什么是对的远比谁是对的更重要，然后将注意力集中在论点本身，不再理会人物本身；征求沉默与会者的意见；主持人显示自己的观点或个人立场