会议的四个角色及其职责

会议的四个角色及其职责

成功的会议中有4个角色：

(1)会议主席(也叫会议的主持人)。

主持人的主要职责：

●会议前的准备，包括资料的准备等。

●宣布会议准时开始，他是首先发言的人。

●提出会议的议题。

●总结会议——通过这个会议达成了什么共识，哪几位去执行。

●追踪会议的结果。是否按会议中所订立的要求去完成。

主持人就像乐队的指挥一样，在会议中扮演多重角色，需要其具备多方面的素质：他首先是一个解说者，要发表演讲，阐明问题；他要扮演控制者，控制大家不要跑题；他要作为其中一员参与整个会议，扮演参与者；他还要扮演主持人自身这个角色。

主持人的素质

◇思考清晰敏锐，条理清晰 。    ◇善于言词表达，有良好的沟通能力。

◇有很好的分析能力。           ◇能对事不对人，谈行为不谈个性。

◇公正公开。                   ◇有耐心，积极聆听不同的想法。

◇能灵活应对会场中的挑刺人物。  ◇幽默。

◇沉着并自我约束。

(2)空中调度

空中调度能敏锐观察到谁先举手，谁先发言，他的主要角色是维持秩序。

空中调度的职责：

●控制整个会场的秩序，如谁先发言等。

●确定紧扣议题进行讨论，不要让一些人偏题。

●指定发言人。

●会议快结束时，总结会议的优点和缺点。

●“停车场”的职责。空中调度还需要把会场中临时出现的一些事情记录下来，把相关议题但不是这个会议要讨论的，写在停车场上，如果“机动”时间足够，就在“机动”时间中讨论，如果不够可以在下次会议中讨论。

●“意见箱”的职责。当有人提出如何把会开好的想法时，把它作为意见写在另一张白纸上。

(3)时间控制

时间控制的角色是对会议的时间进行控制：9点钟开始，几点休息，几点继续，发言超时怎么办，需要延长会议时间怎么办？

时间控制角色的责任：

●准时开始，准时结束。

●提醒发言人发言的时间。

●调整整个会议进度。

●安排休息时间，提升会议效率。

(4)会议的记录。

记录人员应该准确的把会议中的一些要点完整记录下来，这是后面行动的基础或依据。

记录人员的职责：

●准确记录会议要点，不能有差错。

●发放会议纪要，发放前，要让主持人阅读签发。

●确认执行人、完成时间，以及在哪里找到资源。

●在主持人右手落座。

在会议人数不多的情形下，会议中的4个角色可以兼任。会议主持人可以兼任时间控制和空中调度。

 会议的三个阶段/七个过程

要想使会议成功，必须清楚了解整个会议的结构、过程。

(1)完整会议的三个阶段

第一个阶段：会议的计划阶段，也就是会前准备。

第二个阶段：召开阶段，从开始到结束。

第三个阶段：会议追踪的阶段，追踪会议结果是否落实。

(2)三个阶段又可以分成七个过程

①会议的计划阶段就是会前准备的过程。

②会议召开阶段分成五个过程。

●会议的开始阶段。

●会议的扩展阶段。当议题提出，怎样把议题发散，这一阶段称为会议的扩展阶段。

●会议的回收阶段。在众多观点中找到最有效、最省成本、最有帮助的某一种或两种方法，这一阶段称为会议的回收阶段。

●达成结论阶段。回收完之后需要经过讨论达成一致意见，这一阶段称为达成结论阶段。

●会议的总结阶段。达成结论后还要对会议进行总结，这一阶段称为会议的总结阶段。

③会后追踪过程。

会前的计划

会议之前要做哪些事情？

会前计划的五个要点：

会议目标

会议参加者

会议方式会议时间、地点

会议日程安排

1.界定会议目标

开会之前首先必须清楚地界定会议目标，有一个清晰的目标开会议才是值得的。

(1)会议的目标应该符合目标的ＳＭＡＲＴ特征，也就说会议的目标是必须是明确的、可衡量的、可以达成的、实际的和有时间限制的。

(2)订立了符合ＳＭＡＲＴ特征的目标后，还要把目标书面化，并具体列出。

(3)会议目标所要标明的必须是应该实现什么，而不是应该做什么。

2.会议参加者

(1)一般邀请两种人参加会议

对于会议有帮助的人。这些人会提出很多好的想法，有利于会议达成结果。

需要执行会议决议的人，邀请需要执行会议决议的人参加会议，是为了让他们更好地领会会议决议，以便执行会议的决议。当然有时不需所有的执行人都参加会议，可以让会议执行人的代表或上司参加，如果难以分辨这个人是否值得邀请，宁可邀请而不排斥。

(2)与会人数不宜太多。人太多讨论起来不会很充分；也容易造成人浮于事；同时冲突发生的可能性也会加大；而且会占用相当长的时间。理想的与会人数是五到七人，人数过多就需要分组讨论。

(3) 挑选参会人的参考指标

▲这些人是否有与议题相关的专业知识。

▲是否有充足的不同经验。

▲级别和地位是否适合。

▲是否有行政和法律责任来审查和决定。

▲才能和职责是否与其他人重复。

▲是否因目前的工作量大导致'人在心不在'?

3．确定会议的方式

会议方式的确定主要包含4个方面：

(1)是否预先分配好各个阶段的时间：主持人开始讲多长时间、中间议题的讨论多长时间、集思广益多长时间、总结的时间。

(2)时间的分配跟议题的重要性是不是一致。

(3)确认每个阶段采取的方式：第一个阶段跟大家介绍背景资料，可能是宣读式的；第二个阶段跟大家呈现问题；第三个阶段大家讨论。必须准备好每个阶段所用的方法，才能有效发挥会议的功效。

(4)一旦某种方式不成功，是否有备用的策略。比方让大家讨论，但大家就是不愿说，这时有什么备用方法？

4．会议时间

安排会议的时间应注意：

(1)避免假期或周末前一天的下午。

(2)要照顾关键人物参加会议的时间，如果关键人物不在，宁可延迟会议。

(3)避免只有开始没有结束的时间。

5．会议地点

(1)首先考虑没有打扰/噪音和其他使人分心的因素。

(2)足够的设施/设备/暖气/灯光/茶水。

(3) 场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。

(4)令与会者方便。

6．会场座位安排

(1)如果与会者不自在，看不见对方/黑板/图像，他们将不再专心一致，而是乱写乱画。

(2)将持不同意见的两个好辩者分开坐，或不面对面的坐，将好辩者安排在沉默者旁边。

(3)有两件事非常重要：——主持人能看得见所有与会者——合理的座位安排

选择座位的学问？

□切记选择令人忽视你存在的位置。

□临近主持人而座，适时扮演顾问。

□与你的主管迎面而座，一唱一和。

□若想选择有利的位置，切记不能迟到

7．会议议程

(1)编排会议议程的两个原则：

●按照议题的轻重缓急排序。

●预估每个议题的时间并明确地标出。

(2)提前下发《日程安排》，日程的内容包括：

●会议主题。

●会议时间/地点/人员。

●会议的4个角色。

●会议目标及背景材料。

●会议内容。

管理人员大部分时间用于会议，因此工作的成效跟会议的效果紧密相关。富有成效的会议给企业带来多种好处，举行一个富有成效的会议要注意避免“不守时、不负责、议而不决、不投入、不执行”的五不倾向。

成功的会议中有4个角色：主持人、空中调度、会议记录、时间控制。完整的会议分成3个阶段；好的会议分为7个过程，包括会议的准备过程、开始过程、扩展过程、回收过程、达成一致的过程、结束的过程以及追踪的过程。