如何对下属做沟通、协调工作

如何对下属做沟通、协调工作

会谈沟通的准备工作

在会谈沟通前，上司应做好准备工作与前导工作： 

◆依企业组织系统，收集下属的有关资料如姓名、职位、职责说明、目标内容、评语等；

◆事先作必要的调查，充分了解下属的目标及业务；

◆发放目标卡给下属。此卡在制定目标会谈（第一次会谈）时，由上司交下属填写；

◆事先总结出修改部属所定目标的理由或说明；

◆拟定面谈的计划，再次详读部属以往的目标记录表；

◆发出通知，约定会谈日期。

会谈沟通的注意事项

上司要顺利同下属进行良好的沟通，就不能忽视下列注意事项：

◆上司平时就要与部属保持良好的沟通关系；

◆气氛轻松，态度认真；

◆任何会谈均应是一项有准备的会谈,而非临时的凑数；

◆上司对事情的看法要旗帜鲜明，处理问题则应有幽默感；

◆应该让部属多说话，而对于不善辞令的部属，则要诱导其发言；

◆保持平等立场，如果部属有自卑感，应设法消除；

◆使部属多思考；

◆产生意见分歧时，切勿意气用事，也不要争论——只有冷静下来才能产生正确的结论；

◆会谈应有书面记录；

◆会谈环境宜宁静，不受外界干扰；

◆利用会谈机会，提供情报资料，使部属扩大眼界；

◆把握要点，发掘问题；

◆培养部属有承担责任及尝试失败的勇气；

◆上司要显示完成目标的决心和协助部属克服困难的勇气。

会谈沟通的方式与程序

1．会谈沟通的方式

◆按接触方式分直接沟通（直接会谈）与间接沟通（间接会谈）

◆直接会谈是指上司与部属面对面直接商定工作目标；间接会谈则间接进行。

◆间接会谈，是在企业庞大，分支机构多，直接会谈有困难时，通过文字材料按行政程序，事先颁发总目标的有关资料，使各级人员研阅，事后把各级下属目标的调整意见发回。若能把握激励的要领，擅于诱导，同样可以制定合乎目标原则的目标。不过，由于间接会谈以文字传达为主，文义常有晦涩不明的地方，容易引起误会或不同的解释。

◆对于目标制定会谈，最好采用直接会谈。如果明显存在困难，则采用间接会谈。

◆按接触人数分个别沟通（个别会谈）与集体沟通（集体会谈）

◆个别会谈有利于开发下属能力，集体会谈可发挥集体智慧。

◆提高业绩型的目标管理，以组织为中心，大多采集体会谈方式。

2．双方沟通的程序

◆上司向部属说明本单位目标的范围与方向；

◆事前个别地与部属讨论各人的工作范围、面临的一般环境和条件及达到目标的途径和手段，指出各人承担的职责；

◆交换意见，听取下属对目标的意见和看法，讨论下属最适合的工作项目；

◆征询下属对完成目标的看法；

◆发放目标卡——此卡在制定目标会谈后，由部属填写；

◆若有必要，约期后再次会谈。

会谈沟通的技巧

◆力求会谈气氛和谐融洽，保持双方平等互助的立场，赢取部属的尊重与承诺。

◆预先通知讨论的目的、重要性及时间，使部属有所准备。时间一旦决定，即应如期举行。

◆保持会场安静不受干扰。如果不断有事插入，不仅无法专心，同时会使部属以为上司尚有重要事务待办，或认为上司不重视该讨论。

◆态度应诚恳亲切，把握下属优点，适时巧妙地赞扬。

◆诱导部属多思考、多发言。对不善辞令的部属，要引导其发言，以便训练其表达能力；在部属发言时则应注意倾听，不打断、不争辩、不露怀疑之色，必要时随声附和。

◆把握要点，发掘问题，该指点之处应明白指出，切忌含糊不清。

◆保证时间充裕，从容不迫。若草率从事，双方肯定无法充分沟通，会议效果将大受影响。

◆注意激励部属，同时利用机会提供情报资料，使部属扩大眼界。

◆若讨论的问题下属难以接受，不妨先搁下，在稍后或下次会议时再诱导，不可使用强迫手段。

◆上司要显示完成目标的决心和协助部属克服困难的勇气，以便培养部属承担责任与尝试失败的勇气。

◆对会谈结果进行书面记录，以供日后遵行、检查与考核。

如何建立目标体系图

目标体系图的重要性

目标体系图的重要作用

目标体系图是目标管理的重要工具，它把总目标同下级各单位目标的连锁关系用组织图的形式表现出来，可以起到如下作用：

◆使各单位了解彼此目标的进度，便于加强横向联系；

◆领导对部属的目标一览无余，便于对目标进行必要的调整；

◆可以加强对各目标的均衡控制；

◆员工明了各自目标对总目标的贡献，可以增进团结。

建立目标体系图的基本程序

◆制定公司的总目标；

◆往下延伸制定单位目标；

◆制定直线部门目标

◆制定职能部门目标

◆制定各阶层的共同目标

◆往下延伸制定个人目标；

◆整合全公司的总目标、单位目标、个人目标，形成上下左右目标之间的关联网络图。

通过纵向整合和横向整合构建目标体系

1．“纵向”目标体系的整合

公司整体的目标体系，首先必须由上而下，形成一个“纵向”的目标体系。

目标的体系化必须依序由上而下，即由公司目标→部门目标→单位目标→小组目标→个人目标的顺序来制定。每一个人的目标，都是为了完成上级目标。如果没有上级的目标，就无法制定个人的目标。所以，这个关系变成“企业组织目标→个人目标”、“全体目标→部分目标”、“上级目标→下属目标”。上级制定并向下属公布自己的目标，下属根据上级的目标与方针，制定各自的目标。

2．“横向”目标体系的整合

要发挥“1﹢1﹥2”的效果，就必须把企业全部资源整合成一个整体，部门之间互相支援与配合、加强沟通与协调，因此，公司的整体目标体系必须具备“横向”沟通。如销售部提出“上半年交货延迟错误不超过1次”，要实现这个目标，就要沿着“销售部→生产部→技术部”的轨迹进行横向沟通。

总之，首先由上级与下属进行上下沟通纵向修正目标，然后由相关部门进行左右沟通横向修正目标，最后建构公司目标体系图。

目标体系图中目标与方针之间的关系

各级在制定目标时必须把握“目标”与“方针”的关系。自上而下制定目标是在实践中是将上级的“方针”化为下级的“目标”。如：上级目标是“提高市场占有率3%”，实现该目标的方针是“提高甲商品的销售”。下级就应根据上级方针制定自己的目标为“提高甲商品的市场占有率5%”，实现该目标的方针是“开发西部市场”。再下一级目标制定为“在西部新开分店4家”，方针是“与当地商家合作”等，如此类推。

总之，下级承接上级目标，不是直接把上级目标具体化，而是将上级实现目标的方针具体化为自己的目标，逐级类推实现上下目标间的连接关系。

如何填制目标卡

“目标卡”又称目标管理卡，是目标的书面化、表格化形式，通过把已经制定的年度目标填写在一张纸片上，签章保存，既形成各方面的契约，又是目标实施和检查的凭证，还方便汇总和保管。因为是证据文件，所以必须严格按要求填写。

目标卡的管理

目标卡填好了，目标卡怎么进行管理呢？

目标卡一般都印制三份：

首先，本人保存一份，便于自己再记录，记录个人检查、汇报和考核；

其次，让主管保存一份，主管保存有以下一些好处：主管便于了解下属的目标是什么，目标的进度是什么，以及员工的自我考评是什么以及其他需要掌握的内容；

最后，还有一份应该送给目标管理的推行单位，即目标管理的检查部门，不过一般层次比较低的员工的目标卡没必要送往目标检查单位；

到了年终了，目标卡执行完毕了，时间1至12月份已经到期了，目标卡全交上来，放保险柜里存档，以便于以后查找，然后便于明年再制定工作，根据去年的内容做个重要的参考说明，只需要保存管理部门的那一份。

目标的执行

目标管理是一种自我管理术，目标执行主要由目标人自己来完成，但这并不是说上级在目标执行过程中完全处于旁观的地位，而是应该给下属执行目标提供协助。同时，企业还必须建立一定的制度，保证目标切实得到执行。

下属如何执行目标

◆首先要了解整体目标、部门目标和个人目标之间的关系

◆自我管理

◆要清楚自己应该做什么，自觉实施、执行设定好的目标。

◆自由裁量

◆员工有自行决定其工作方式的权利；

◆工作中发生的小偏差，由员工自行发觉并纠正；

◆自由裁量并不意味着员工可以为所欲为——员工必须定期上报工作进展。

◆权限委让

对于将完成目标所需的权力委让给下属，不同企业有不同的做法。具体怎样判断和委让，要根据下属目标的难易和能力的大小进行。

◆自我启发

对于目标执行过程中发生的意外，员工可以自行判断影响，不断增强处理意外事故的能力。